होटल पोर्टफोलियो में लेगेसी PMS चलाने की छिपी कीमत

PMS का लाइसेंस शुल्क इनवॉइस में साफ दिखता है। उसे चलाने में टीम का कितना समय लगता है, यह जानने के लिए अलग हिसाब करना पड़ता है।

भुगतान का मिलान, कई सिस्टम से रिपोर्ट बनाना और ग्राहक की जानकारी ढूंढना—इन कामों का खर्च भी कुल लागत में आता है। कुछ काम जरूरी हैं; कुछ बेहतर सेटअप से कम किए जा सकते हैं।

कई होटल चलाते हैं तो हर प्रॉपर्टी में यही काम दोहराया जा सकता है। पहले उसका समय और खर्च मापें, ताकि सुधार या प्लेटफ़ॉर्म बदलने का फैसला अनुमान पर न हो।

रिकंसाइल का "टैक्स"

महीने का हिसाब बंद करते समय आपकी टीम किन स्रोतों से डेटा लेती है? कमरे, रेस्तरां, स्पा और इवेंट की बिक्री की सूची बनाएं। देखें कि कौन-से रिकॉर्ड अपने आप जुड़ते हैं और कौन-से हाथ से मिलाने पड़ते हैं।

हर होटल के लिए इस काम में लगने वाले घंटे दर्ज करें। साझा काम और दोहराए जाने वाले काम को अलग रखें। रिपोर्ट में किसी रकम की जांच करनी हो तो उसके मूल लेनदेन तक पहुंचने में लगने वाला समय भी देखें।

देरी की लागत भी है। अगर समूह की रिपोर्ट दो हफ्ते बाद तैयार होती है, तो कीमत या खर्च में बदलाव के फैसले पुरानी जानकारी पर हो सकते हैं। तय करें कि किन आंकड़ों की जरूरत रोज है और कौन-से महीने के अंत में पर्याप्त हैं।

Tiquo बुकिंग, ऑर्डर, भुगतान, मेंबरशिप और लॉयल्टी के रिकॉर्ड जोड़ता है। इससे अलग सिस्टम के डेटा का मिलान कम हो सकता है। कॉन्फ़िगर किए गए जुड़े खातों में बांटे गए भुगतान का हर हिस्सा अपने ऑर्डर से जुड़ा रहता है। फिर भी अपवादों और वित्तीय समीक्षा की प्रक्रिया जांचें।

इंटीग्रेशन मेंटेनेंस का ओवरहेड

अपने PMS से जुड़े सभी उपकरण लिखें, जैसे चैनल मैनेजर, POS, CRM, भुगतान, अकाउंटिंग और हाउसकीपिंग सेवाएं। हर कनेक्शन का शुल्क और उसे संभालने की जिम्मेदारी भी दर्ज करें।

इंटीग्रेशन में अपडेट देर से पहुंचे या रिकॉर्ड छूट जाए तो टीम कैसे पता लगाती है? त्रुटि की सूचना, दोबारा भेजने की प्रक्रिया और सपोर्ट का संपर्क स्पष्ट होना चाहिए। पिछले मामलों से समाधान में लगा समय देखें।

कई होटलों में कुछ कनेक्शन साझा होते हैं और कुछ अलग। उनकी संख्या भर गिनने के बजाय असली रखरखाव, निगरानी और सहायता का खर्च जोड़ें। इससे उपयोगी कनेक्शन हटाए बिना महंगे दोहराव पहचान सकते हैं।

एक प्लेटफ़ॉर्म में POS, बुकिंग, CRM और भुगतान मिलने से कुछ कनेक्शन कम हो सकते हैं। लेकिन इससे त्रुटि या रखरखाव की जरूरत खत्म नहीं होती। देखें कि कौन-से काम साथ संभलेंगे और कौन-सी बाहरी सेवाएं फिर भी जरूरी रहेंगी।

कस्टमर इंटेलिजेंस का अंतराल

मान लें, कोई मेहमान आपके लंदन होटल में कई बार रुक चुका है और अब एडिनबरा में कमरा बुक करता है। क्या वहां की टीम उसकी पिछली पसंद देख सकती है, या उसे सब दोबारा बताना पड़ेगा?

अपने PMS और CRM में ग्राहक रिकॉर्ड साझा करने की सुविधा जांचें। अलग प्रॉपर्टी के रिकॉर्ड कैसे जुड़ते हैं, अपडेट कब दिखते हैं और किन भूमिकाओं को जानकारी मिलती है, यह समझें।

साझा प्रोफ़ाइल से लौटने वाले मेहमान की पसंद समझने में मदद मिल सकती है। इसे सुविधा और सेवा के संदर्भ में परखें; संभावित बिक्री को निश्चित आय न गिनें। पहचान मिलाने और गलत रिकॉर्ड सुधारने की प्रक्रिया भी जरूरी है।

समूह बुकिंग, रेफ़रल और कॉर्पोरेट खाते के संबंध उपयोगी संदर्भ दे सकते हैं। ऐसा विश्लेषण चाहिए तो देखें कि उपलब्ध डेटा से क्या पता चलता है और किन बातों का केवल अनुमान लगाया जा रहा है।

Tiquo साझा ग्राहक रिकॉर्ड में जीवनकाल मूल्य और अगले ऑर्डर की अवधि के अनुमान दिखाता है। टीम इन्हें पिछली गतिविधि के साथ देखकर योजना बना सकती है। इन अनुमानों को सुनिश्चित भविष्य की बिक्री न मानें।

वो क्रॉस-सेल रेवेन्यू जो कभी नहीं पकड़ते

होटल में स्पा, रेस्तरां या इवेंट हैं तो मेहमान को संबंधित सेवाएं बताने के मौके मिलते हैं। देखें कि बुकिंग और चेक-इन के दौरान ये विकल्प कैसे दिखते हैं और उपलब्धता कहां से आती है।

मसलन, कमरे की बुकिंग पूरी होने पर उपलब्ध स्पा स्लॉट दिखाना मददगार हो सकता है। हर मेहमान की रुचि एक जैसी मानने के बजाय चुनी हुई सेवाओं और बताई प्राथमिकताओं का इस्तेमाल करें।

सुझाव अपने आप दिखाने वाला उपकरण है तो उसके नियम जांचें। कौन-सा ऑफ़र कब दिखेगा, कीमत और उपलब्धता कैसे अपडेट होगी, और ग्राहक उसे आसानी से छोड़ सकेगा या नहीं?

अतिरिक्त बिक्री का असर अपने आंकड़ों से मापें। ऑफ़र देखने वालों में कितनों ने बुक किया, कितनी अतिरिक्त आय आई और छूट या सेवा का खर्च कितना था—इन सबको साथ देखें।

स्टाफ़ प्रोडक्टिविटी का रिसाव

कुछ काम डेस्क पर आसानी से होते हैं, जबकि हाउसकीपिंग या अतिथि सेवा की टीम को चलते-फिरते जानकारी चाहिए। पता करें कि आपके उपकरण इन भूमिकाओं की जरूरत पूरी करते हैं या नहीं।

फ्रंट ऑफिस मैनेजर को लॉबी में आने वाले मेहमानों की सूची चाहिए हो सकती है। हाउसकीपिंग टीम कमरे से ही स्थिति बदलना चाहती होगी और इवेंट टीम को ग्राहक से मिलते समय बुकिंग देखनी होगी। इन्हीं उदाहरणों से जांच शुरू करें।

जहां कर्मचारी को केवल रिकॉर्ड देखने या अपडेट करने के लिए दूसरे टर्मिनल तक जाना पड़ता है, उस काम का समय नोट करें। फिर देखें कि समर्थित मोबाइल सुविधा से वह सच में कम होगा या नहीं।

फोन, टैबलेट, ब्राउज़र और POS पर हर सुविधा एक जैसी होने का अनुमान न लगाएं। हर भूमिका का जरूरी काम उसके उपकरण पर जांचें, साथ ही नेटवर्क और अनुमतियों की जरूरत भी देखें।

सख्त वर्कफ्लो की कीमत

बुटीक होटल, रिसॉर्ट और कॉन्फ्रेंस होटल की प्रक्रियाएं अलग हो सकती हैं। समूह की रिपोर्ट बनाते समय फिर भी बिक्री और खर्च की परिभाषाएं साझा होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, अलग प्रॉपर्टी में चेक-इन के चरण बदल सकते हैं। देखें कि सिस्टम इन्हें कितना बदलने देता है और साझा रिपोर्ट पर उसका क्या असर पड़ता है।

स्थानीय सेटिंग और समूह के साझा नियम अलग रखना उपयोगी है। डेमो में दो अलग प्रॉपर्टी के उदाहरण बनवाएं और फिर उनकी संयुक्त रिपोर्ट देखें।

सब जोड़ो

कुल लागत में लाइसेंस, अतिरिक्त सेवाएं, इंटीग्रेशन, प्रशिक्षण, रिपोर्टिंग और हिसाब मिलाने का समय जोड़ें। जहां विश्वसनीय आंकड़े नहीं हैं, वहां अनुमान को स्पष्ट रखें। छूटी हुई बिक्री को बिना प्रमाण निश्चित नुकसान न मानें।

यही गणना पूरे होटल समूह के लिए करें। साझा लागत को हर प्रॉपर्टी पर दोबारा न जोड़ें और नई शाखा आने पर बदलने वाले खर्च अलग दिखाएं।

Tiquo कई संचालन और ग्राहक रिकॉर्ड एक जगह लाकर कुछ दोहराव कम कर सकता है। अपने प्रस्ताव में होटल सुविधाएं, भुगतान, रिपोर्टिंग और आवश्यक कनेक्शन जांचें। बदलाव का खर्च, प्रशिक्षण और डेटा स्थानांतरण भी तुलना में शामिल करें।

आपके मौजूदा PMS की कुल लागत कितनी है, और किस बदलाव से मापने योग्य फायदा मिलेगा? टीम के समय और वास्तविक खर्च के रिकॉर्ड से इस सवाल का जवाब निकालें।