OfficeRnD विकल्प: जब ठीक-ठाक वर्कस्पेस सॉफ़्टवेयर अब पर्याप्त नहीं रहता

OfficeRnD साझा कार्यालयों, फ्लेक्स स्पेस और हाइब्रिड कार्यस्थलों के प्रबंधन के लिए बना है। इसके उत्पादों में सदस्यता, कमरे की बुकिंग, बिलिंग, फ्लोर प्लान और सदस्य पोर्टल जैसी सुविधाएं मिलती हैं। आपकी जरूरत के लिए कौन-सा उत्पाद और प्लान उपयुक्त है, यह तुलना की शुरुआत में स्पष्ट करें।

जब उसी व्यवसाय में कैफे, इवेंट या वेलनेस सेवाएं जुड़ती हैं, तो सॉफ्टवेयर से अपेक्षाएं भी बदलती हैं। तब देखना होता है कि मौजूदा सुविधाएं और इंटीग्रेशन नए कामों को कितना संभाल सकते हैं।

सीमा गुणवत्ता और दायरे में है

विकल्प देखने की वजह व्यवसाय के काम में बदलाव भी हो सकती है। डेस्क और मीटिंग रूम संभालने वाला सेटअप नए विभागों की सभी जरूरतें पूरी करे, यह जरूरी नहीं।

मसलन, साझा कार्यालय में कैफे खुलने पर बिक्री और स्टॉक का हिसाब चाहिए। इवेंट शुरू हों तो टिकट, मेहमानों की सूची और चेक-इन संभालने पड़ते हैं। कई शाखाओं वाली सदस्यता में यह तय करना पड़ता है कि कौन-सा लाभ कहां लागू होगा। इन कामों की सूची बनाकर सॉफ्टवेयर की तुलना करें।

OfficeRnD का मुख्य ध्यान वर्कस्पेस प्रबंधन पर है। उसकी उपलब्ध सुविधाएं, अतिरिक्त मॉड्यूल और इंटीग्रेशन देखें। फिर तय करें कि आपके दूसरे काम उसी सेटअप में चलेंगे या उनके लिए अलग सिस्टम रखना पड़ेगा।

घर्षण आम तौर पर कहाँ शुरू होता है

समस्या अक्सर किसी छोटे काम में सामने आती है: एक ही जानकारी दो बार भरना या रिपोर्ट के लिए रिकॉर्ड हाथ से जोड़ना।

वित्त टीम को डेस्क, कैफे और इवेंट की आय साथ देखनी हो सकती है। रिसेप्शन को बुकिंग के साथ प्रवेश की अनुमति और भुगतान की स्थिति चाहिए। ऐसे उदाहरणों से पता चलता है कि किस विभाग को कौन-सी जानकारी चाहिए और अभी वह कहां मिलती है।

OfficeRnD में इंटीग्रेशन और अतिरिक्त सुविधाओं के विकल्प हैं। हर जरूरी काम के लिए जांचें कि वह मूल उत्पाद में शामिल है, अतिरिक्त मॉड्यूल से मिलता है या दूसरे सिस्टम पर निर्भर है। इससे खर्च और सहायता की जिम्मेदारी स्पष्ट होगी।

OfficeRnD में काम करना अक्सर दिखने से मुश्किल क्यों है

सुविधाओं की सूची पढ़ने के बाद अपनी टीम के साथ रोज के काम डेमो में करके देखें।

सदस्यता के नियम, बिलिंग की तारीखें और बुकिंग की शर्तें सेट करने में समय लगता है। प्रस्ताव में डेटा स्थानांतरण, सेटअप, प्रशिक्षण और सहायता का दायरा लिखवाएं। प्रशिक्षण उपलब्ध होना अपने आप में कठिन इस्तेमाल का प्रमाण नहीं है।

अगर आप प्रवेश नियंत्रण या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर जोड़ेंगे, तो अपने इस्तेमाल का पूरा उदाहरण जांचें। सदस्यता बदलने पर प्रवेश की अनुमति कब बदलती है? बिल या भुगतान का रिकॉर्ड अकाउंटिंग सिस्टम तक कैसे पहुंचता है? डेटा न पहुंचने पर टीम को क्या करना होगा?

नई टीम के किसी सदस्य से बुकिंग बदलवाएं, सदस्य का रिकॉर्ड खुलवाएं और बिल की स्थिति ढूंढने को कहें। जहां उसे मदद चाहिए, उसे दर्ज करें। इससे प्रशिक्षण की जरूरत और रोज के काम में लगने वाले समय का अंदाजा मिलेगा।

ब्रांडिंग की समस्या

OfficeRnD में सदस्य पोर्टल और ऐप को अपने ब्रांड के अनुसार तैयार करने के विकल्प हैं। अपने प्लान में उपलब्ध विकल्प जांचें: लोगो, रंग, डोमेन, बुकिंग स्क्रीन और ग्राहक को भेजे जाने वाले संदेश।

ब्रांडिंग की तुलना स्क्रीनशॉट से आगे जाकर करें। सदस्य के रूप में साइन इन करें, कमरा बुक करें और भुगतान तक जाएं। देखें कि प्रक्रिया कहां दूसरे पेज पर जाती है और वहां क्या बदला जा सकता है।

Tiquo में भी यही प्रक्रिया अपने लोगो, सेवाओं और नियमों के साथ जांचें। बुकिंग, सदस्यता और भुगतान के दौरान ग्राहक को मिलने वाले संदेशों को साथ पढ़ें।

संकेत जो बताते हैं कि विकल्प देखने का समय हो सकता है

अगर कैफे, वेलनेस या इवेंट जोड़ने के बाद टीम को जरूरी रिकॉर्ड नहीं मिल रहे, तो उन कामों की सूची बनाएं। डेटा दोबारा भरना पड़ता है या इंटीग्रेशन में बार-बार समस्या आती है, तो उसकी आवृत्ति और असर दर्ज करें।

इन समस्याओं को मौजूदा सेटअप, प्रशिक्षण या इंटीग्रेशन में बदलाव से हल किया जा सकता है या नहीं, यह पहले जांचें। फिर दूसरे प्लेटफॉर्म पर जाने का खर्च, डेटा स्थानांतरण और टीम को सीखने में लगने वाला समय जोड़कर तुलना करें।

Tiquo की तुलना

Tiquo में सेवा व्यवसायों के लिए बुकिंग, बिक्री, फॉर्म, अनुबंध, सदस्यता और भुगतान के काम एक साथ संभाले जाते हैं। OfficeRnD से तुलना करते समय उन कामों पर ध्यान दें जो आपके वर्कस्पेस और दूसरी सेवाओं को जोड़ते हैं।

पूरे व्यवसाय के लिए एक ग्राहक प्रोफ़ाइल। Tiquo में डेस्क बुकिंग, रेस्तरां की खरीद, स्पा और इवेंट जैसे रिकॉर्ड ग्राहक से जोड़े जा सकते हैं। CRM पिछली गतिविधि के साथ संभावित मूल्य और अगले ऑर्डर के समय का अनुमान दिखाता है। Social Graph दर्ज ग्राहक संबंध दिखाता है। पहचान के मिलान, अनुमतियों और अनुमानों की उपयोगिता को अपने उदाहरणों से जांचें।

जटिल व्यवसाय संरचनाओं में काम करने वाले भुगतान। उचित रूप से सेट किए गए जुड़े खातों के लिए Tiquo भुगतान को अलग-अलग गंतव्यों में बांट सकता है और हर हिस्से को ऑर्डर से जोड़ सकता है। Tiquo पात्र उत्पादों और सेवाओं के लिए जमा क्रेडिट भी देता है। समूहों में बराबर हिस्सा, वस्तु के अनुसार हिस्सा, प्रतिशत या चुनी हुई राशि से भुगतान बांटने के विकल्प हैं।

हर वर्टिकल में मेंबरशिप और लॉयल्टी। तय करें कि सदस्यता के कौन-से लाभ डेस्क, क्लास, रेस्तरां या होटल में लागू होंगे। Tiquo में संबंधित नियम सेट करें और हर सेवा में लाभ इस्तेमाल करने की प्रक्रिया जांचें। गिफ्ट कार्ड कहां और किन चीजों पर इस्तेमाल होगा, यह भी स्पष्ट करें।

F&B, होटल, spa, इवेंट और बाकी बिल्ट-इन। Tiquo में POS, होटल, स्पा, क्लास और इवेंट की सुविधाएं हैं। अपने डेमो में एक सदस्य की पूरी यात्रा जांचें—रिसेप्शन पर आने से लेकर कॉफी खरीदने, मीटिंग रूम इस्तेमाल करने और भुगतान तक।

हर डिवाइस पर सहज, पहले दिन से। इस्तेमाल की आसानी जांचने के लिए अपनी टीम के असली उपकरणों पर जरूरी काम करके देखें। वेब, फोन, टैबलेट और POS हार्डवेयर पर किन सुविधाओं की जरूरत है, यह लिखें और उनकी उपलब्धता की पुष्टि करें। प्रशिक्षण की योजना भी इसी परीक्षण से बनाएं।

पूरे पोर्टफ़ोलियो की लाइव रिपोर्टिंग। अलग-अलग शाखाओं और विभागों की आय व ग्राहक गतिविधि साथ देखकर तुलना की जा सकती है। ग्राहक के संभावित मूल्य और अगले ऑर्डर के समय जैसे अनुमान पिछले रिकॉर्ड से अलग समझें और निर्णय लेने से पहले उनकी समीक्षा करें।

फ़ैसला करना

अगर आपका मुख्य काम डेस्क, कार्यालय और मीटिंग रूम का प्रबंधन है, तो OfficeRnD की बुकिंग, बिलिंग और सदस्य सुविधाओं को उसी जरूरत के आधार पर जांचें। अपने चुने हुए उत्पाद और प्लान में प्रवेश नियंत्रण तथा अन्य इंटीग्रेशन भी देखें।

कई सेवाओं वाले व्यवसाय के लिए एक ऐसा उदाहरण चुनें जिसमें पूछताछ, बुकिंग, आगमन, खरीद और भुगतान शामिल हों। देखें कि ग्राहक और स्टाफ को हर चरण में क्या करना पड़ता है और रिपोर्ट में वह काम कैसे दिखाई देता है।

Tiquo और OfficeRnD की तुलना इसी उदाहरण, कुल खर्च और सहायता की जिम्मेदारी के आधार पर करें। वह विकल्प चुनें जिसे आपकी टीम रोज के काम में इस्तेमाल कर सके और जिसकी आगे की जरूरतों के लिए स्पष्ट योजना हो।