7 σημάδια ότι το εστιατόριό σου ξεπέρασε το τρέχον POS

Το POS σας μπορεί να ήταν η σωστή επιλογή όταν ανοίξατε. Το ερώτημα είναι αν εξακολουθεί να καλύπτει τον τρόπο που λειτουργεί σήμερα το εστιατόριο.

Στην αρχή, οι βασικές ανάγκες είναι παραγγελίες, πληρωμές και αποδείξεις. Αργότερα μπορεί να προστεθούν διανομή, δεύτερο κατάστημα, ιδιωτικά δείπνα, δωροκάρτες ή εκδηλώσεις. Κάθε νέα υπηρεσία φέρνει και νέες εργασίες για την ομάδα.

Οι δυσκολίες συχνά εμφανίζονται σταδιακά: μια δεύτερη καταχώριση, μια αναφορά που χρειάζεται διόρθωση ή μια διαδικασία που μόνο ένας εργαζόμενος ξέρει να ολοκληρώσει. Μεμονωμένα φαίνονται μικρά προβλήματα, αλλά ο χρόνος που απαιτούν αθροίζεται.

Τα παρακάτω επτά σημεία βοηθούν να εντοπίσετε τι χρειάζεται να βελτιωθεί.

1. Πληρώνεις integrations που δουλεύουν με το ζόρι

Το POS μπορεί να συνδέεται με το σύστημα κρατήσεων, το CRM και το εργαλείο μάρκετινγκ. Κάθε σύνδεση χρειάζεται συγκεκριμένη ευθύνη υποστήριξης και σαφή περιγραφή των στοιχείων που μεταφέρει.

Αν μια ενημέρωση αποτύχει, η ομάδα πρέπει να γνωρίζει πού θα το δει και πώς θα διορθωθεί. Οι επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες μεταφορές παραγγελιών ή στοιχείων πελατών είναι ένδειξη ότι η σύνδεση χρειάζεται επανεξέταση.

Συγκρίνετε το κόστος επισκευής και συντήρησης των συνδέσεων με τη συγκέντρωση περισσότερων εργασιών στην ίδια πλατφόρμα. Το όφελος πρέπει να φαίνεται στις καταχωρίσεις και στους ελέγχους που πράγματι καταργούνται.

2. Δεν βλέπεις ολοκληρωμένη εικόνα πελατών

Ένας τακτικός πελάτης δειπνεί συχνά στο εστιατόριο, εξαργυρώνει δωροκάρτα σε δεύτερο κατάστημα και κλείνει ιδιωτικό δείπνο για τα γενέθλιά του. Αν αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται σε τρία ασύνδετα αρχεία, το προσωπικό βλέπει μόνο μέρος του ιστορικού του.

Η υποδοχή μπορεί να ζητά ξανά στοιχεία που έχουν ήδη δοθεί ή το μάρκετινγκ να στέλνει προτάσεις χωρίς να λαμβάνει υπόψη πρόσφατες κρατήσεις. Ένα κοινό προφίλ βοηθά την ομάδα να εξυπηρετεί τον πελάτη με τις σχετικές πληροφορίες διαθέσιμες.

Ελέγξτε πώς αναγνωρίζεται ο ίδιος πελάτης σε διαφορετικούς χώρους και πώς αντιμετωπίζονται οι διπλές εγγραφές. Ορίστε επίσης ποιο ιστορικό χρειάζεται να βλέπει κάθε ρόλος.

3. Το reporting πολλών σημείων θέλει μέρες αντί για λεπτά

Αν το εβδομαδιαίο αποτέλεσμα προκύπτει από εξαγωγές κάθε καταστήματος και συγχώνευση σε υπολογιστικό φύλλο, καταγράψτε τα βήματα. Ξεχωρίστε τη συγκέντρωση στοιχείων από τους ελέγχους και τις λογιστικές προσαρμογές που παραμένουν απαραίτητες.

Η καθυστέρηση της αναφοράς σημαίνει ότι οι πρόσφατες αλλαγές δεν είναι ακόμη ορατές στη διοίκηση. Η ομάδα χρειάζεται να γνωρίζει ποια περίοδο καλύπτουν τα στοιχεία πριν αποφασίσει για βάρδιες, μενού ή προσφορές.

Δοκιμάστε αν μπορείτε να συγκρίνετε τα καταστήματα από κοινές αναφορές, με τους ίδιους ορισμούς για πωλήσεις, επιστροφές και καθαρά έσοδα. Αυτό περιορίζει τις διορθώσεις που επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα.

4. Δωροκάρτες και loyalty δουλεύουν μόνο σε ένα σημείο

Ένας πελάτης αγοράζει δωροκάρτα σε ένα κατάστημα και προσπαθεί να τη χρησιμοποιήσει σε άλλο. Αν οι όροι το επιτρέπουν αλλά το σύστημα δεν το υποστηρίζει, το προσωπικό χρειάζεται να βρει χειροκίνητη λύση την ώρα της πληρωμής.

Το ίδιο μπορεί να συμβεί με πόντους επιβράβευσης ή προνόμια συνδρομής. Ελέγξτε αν ο περιορισμός προέρχεται από τις ρυθμίσεις του προγράμματος, τη σύνδεση των καταστημάτων ή τη δυνατότητα του συστήματος.

Ορίστε καθαρά πού ισχύουν οι δωροκάρτες και τα προνόμια και δοκιμάστε την εξαργύρωση σε κάθε συμμετέχον σημείο. Οι επιλογές του συστήματος πρέπει να συμφωνούν με τους όρους που έχετε δώσει στους πελάτες.

5. Το προσωπικό περνάει περισσότερο χρόνο πολεμώντας το σύστημα παρά το χρησιμοποιώντας

Στη μέση μιας γεμάτης βάρδιας, μια καθυστέρηση στο ταμείο γίνεται γρήγορα αισθητή. Παρατηρήστε τη μεταφορά ανοιχτού λογαριασμού, τον επιμερισμό πληρωμής και τη διόρθωση παραγγελίας. Σημειώστε πού η ομάδα περιμένει ή επαναλαμβάνει βήματα.

Μετρήστε πόσο συχνά συμβαίνουν αυτά τα περιστατικά. Έτσι θα ξεχωρίσετε μια περιστασιακή δυσκολία από μια διαδικασία που καθυστερεί συστηματικά την εξυπηρέτηση.

Το προσωπικό χρειάζεται να παραδίδει ανοιχτές παραγγελίες στην επόμενη βάρδια και να επιμερίζει λογαριασμούς με τους υποστηριζόμενους τρόπους πληρωμής. Οι εκπτώσεις και οι επιστροφές πρέπει να ακολουθούν τα δικαιώματα έγκρισης που έχετε ορίσει. Δοκιμάστε αυτές τις εργασίες στις συσκευές που χρησιμοποιεί κάθε ρόλος.

6. Δεν μπορείς να πουλήσεις πέρα από το εστιατόριο

Αν θέλετε να πουλάτε εισιτήρια, συνδρομές ή να εισπράττετε προκαταβολές για ιδιωτικά δείπνα, ελέγξτε πώς συνδέονται αυτές οι πωλήσεις με τις κρατήσεις και το ιστορικό πελάτη.

Ένα επιπλέον εργαλείο μπορεί να καλύψει την ανάγκη, αλλά χρειάζεται να υπολογίσετε τη συνδρομή, τη σύνδεση και τον χρόνο διαχείρισής του. Εξετάστε αν η ομάδα θα πρέπει να καταχωρίζει τις ίδιες πληροφορίες δύο φορές.

Μια κοινή πλατφόρμα μπορεί να συνδέει την αγορά εισιτηρίου με μια κράτηση δείπνου ή τη συνδρομή με τις αγορές του μέλους. Οι σχετικές προτάσεις χρειάζεται να λαμβάνουν υπόψη τη διαθεσιμότητα, τους όρους της υπηρεσίας και τις προτιμήσεις επικοινωνίας του πελάτη.

Αξιολογήστε τη διαδικασία από την αγορά μέχρι την άφιξη και την εξόφληση. Έτσι θα φανεί αν χρειάζεστε μια πρόσθετη λειτουργία ή ευρύτερη αλλαγή συστήματος.

7. Οι πληρωμές δημιουργούν περισσότερη δουλειά, όχι λιγότερη

Αν το οικονομικό τμήμα συγκεντρώνει πληρωμές από διαφορετικές πηγές, η αντιστοίχιση με παραγγελίες και καταβολές μπορεί να απαιτεί χρόνο. Με πολλές νομικές οντότητες, χρειάζεται επίσης σαφής κατανομή των ποσών και των αντίστοιχων παραστατικών.

Ζητήστε να δείτε πώς καταγράφονται πληρωμές, επιστροφές και κατανομές σε κάθε οντότητα. Η αυτοματοποίηση εξαρτάται από τη ρύθμιση των λογαριασμών και τους υποστηριζόμενους τρόπους πληρωμής. Το Tiquo προσφέρει επίσης πιστωτικό υπόλοιπο για επιλέξιμες αγορές, σύμφωνα με τους όρους που έχετε ορίσει.

Το ζητούμενο είναι να μπορεί η ομάδα να ακολουθήσει μια συναλλαγή από την παραγγελία μέχρι την εξόφληση και την αναφορά. Δοκιμάστε και τις εξαιρέσεις, όπως μερική επιστροφή ή αποτυχημένη πληρωμή.

Τι έπεται

Πριν αποφασίσετε να αλλάξετε POS, συζητήστε τα συγκεκριμένα προβλήματα με τον πάροχό σας. Μια ρύθμιση, εκπαίδευση ή πρόσθετη λειτουργία μπορεί να αρκεί. Συγκρίνετε το κόστος και το αποτέλεσμα αυτών των επιλογών με μια μετάβαση.

Το Tiquo συγκεντρώνει POS, κρατήσεις, συνδρομές, CRM, πληρωμές, υποδοχή, εκδηλώσεις και αναφορές. Οι λειτουργίες που ενεργοποιούνται χρησιμοποιούν κοινά στοιχεία πελατών και συναλλαγών.

Επιλέξτε με βάση τις εργασίες που πρέπει να βελτιωθούν σήμερα και τις υπηρεσίες που σκοπεύετε να προσθέσετε. Μια δοκιμή με την πραγματική ομάδα και το μενού σας θα δώσει πιο χρήσιμη εικόνα από μια γενική λίστα δυνατοτήτων.