Εναλλακτικές OfficeRnD: Όταν ένα αξιοπρεπές λογισμικό workspace δεν φτάνει πια

Το OfficeRnD είναι λειτουργικό προϊόν για συγκεκριμένο σκοπό. Σχεδιάστηκε για coworking, flex space και υβριδικούς χειριστές χώρου εργασίας, και σε αυτή τη λωρίδα κάνει ό,τι λέει: μέλη, κρατήσεις αιθουσών, χρέωση, κάτοψη δαπέδου, portals μελών και ροές πρόσβασης χωρίς να ράβεις τα πάντα από το μηδέν. Για ομάδες με απλή λειτουργία coworking ή serviced office, μπορεί να αντικαταστήσει ένα κουβάρι ασύνδετων εργαλείων.

Το catch είναι ότι το OfficeRnD σχεδιάστηκε για συγκεκριμένη κατηγορία επιχείρησης και μένει εκεί ακόμη κι όταν η επιχείρηση γύρω του μεγαλώνει. Μόλις ο operator ξεπεράσει γραφεία, αίθουσες συναντήσεων και συμβόλαια workspace, η πλατφόρμα σταματά να τεντώνει μαζί του.

Ο περιορισμός είναι ποιότητα και εύρος

Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν ψάχνουν εναλλακτικές OfficeRnD επειδή αποτυγχάνει πλήρως στη διαχείριση workspace. Ψάχνουν επειδή αλλάζει σχήμα η λειτουργία.

Ένας operator coworking μπορεί να προσθέσει προγραμματισμό εκδηλώσεων, F&B, ιδιωτικές ενοικιάσεις, wellness, μέλη με προνόμια σε πολλούς χώρους, λιανική ή φιλοξενικές διαδρομές επισκέπτη. Ένα μέλη club μπορεί να χρειάζεται κράτηση χώρου αλλά και POS, αιτήματα, ticketing, check-in, CRM και ροές πληρωμής σε πολλές εμπορικές δραστηριότητες. Ένας ιδιοκτήτης ή flex brand μπορεί να θέλει ευρύτερη εμπορική αναφορά, πλουσιότερα προφίλ πελατών ή ροές που δεν σταματούν σε συμβόλαια και κρατήσεις αιθουσών.

Τα ίδια τα υλικά του OfficeRnD δείχνουν πού είναι πιο δυνατό: coworking, flex spaces, serviced offices, ιδιοκτήτες και υβριδική διαχείριση χώρου εργασίας. Αυτή η σαφήνεια είναι χρήσιμη, γιατί δείχνει και το φυσικό όριο του προϊόντος. Μόλις η επιχείρηση βγει από αυτή τη λωρίδα, το OfficeRnD συχνά γίνεται ένα σύστημα σε ευρύτερο stack αντί το σύστημα που τρέχει όλη την επιχείρηση.

Πού συνήθως αρχίζει η τριβή

Το πρώτο πρόβλημα σπάνια είναι δραματικό. Συνήθως φαίνεται μικρό.

Μια ομάδα θέλει καλύτερη συμπεριφορά CRM από βάση μελών συν ιστορικό κρατήσεων. Τα οικονομικά θέλουν καθαρότερη αναφορά σε περισσότερους τύπους εσόδων. Οι λειτουργίες θέλουν κρατήσεις, πρόσβαση, χρέωση, επισκέπτες και επικοινωνία πελάτη να νιώθουν μία ροή αντί για γειτονικά εργαλεία. Τα εμπορικά θέλουν ιστότοπο, portal μελών, αιτήματα, συμβόλαια, πληρωμές και upsell να λειτουργούν περισσότερο ως μηχανή εσόδων και λιγότερο ως σειρά handoffs.

Το OfficeRnD καλύπτει μέρη αυτού, και το οικοσύστημά του επεκτείνει το προϊόν με ενσωματώσεις και add-ons. Αλλά αυτό είναι και το νόημα: πολύ από το εύρος λειτουργίας έρχεται από σύνδεση άλλων συστημάτων, επί πληρωμή modules ή επίπεδα υλοποίησης αντί για ένα εγγενές λειτουργικό μοντέλο. Πόσο από την επιχείρησή σου τρέχεις πραγματικά μέσα σε ένα προϊόν και πόσο συντονίζεις μια συλλογή συνδεδεμένων προϊόντων;

Γιατί η δουλειά στο OfficeRnD είναι συχνά δυσκολότερη απ’ ό,τι φαίνεται

Εδώ η πραγματική εμπειρία συχνά αποκλίνει από τη σελίδα χαρακτηριστικών.

Το OfficeRnD μπορεί αρκετά στο χαρτί. Στην πράξη, να το κάνεις να το κάνει είναι άλλη ιστορία. Η πλατφόρμα έχει φήμη ότι απαιτεί σημαντικό βάρος setup πριν συμπεριφερθεί όπως περιμένουν οι operators. Η σελίδα τιμών προσφέρει onboarding και εκπαίδευση πελατών συμπεριλαμβανομένης εξειδικευμένης συμβουλής για χρέωση, μέλη και κρατήσεις, συν προσαρμοσμένα μαθήματα. Αυτό σηματοδοτεί καμπύλη υλοποίησης πιο απαιτητική από απλό plug-and-play.

Τα σχόλια χρηστών ζωγραφίζουν συνεπή εικόνα. Λείποντα χαρακτηριστικά, κακή χρηστικότητα, περιορισμένη προσαρμογή και θέματα ενσωμάτωσης επαναλαμβάνονται. Μπερδεμένα layouts χρήστη και μελών, δυσκολία σε one-time event booking, σφάλματα και εκνευρισμός με επί πληρωμή υποστήριξη είναι κοινά θέματα. Η mobile εμπειρία συχνά χαρακτηρίζεται αδύναμη. Ενσωματώσεις, ιδίως γύρω από access control όπως Salto και λογιστικό λογισμικό όπως Xero, μπορεί να σπάνε ή να συγχρονίζονται ασυνεπώς.

Οι operators που το έχουν χρησιμοποιήσει σπάνια ενθουσιάζονται. Η γενική αίσθηση είναι ότι με το ζόρι κάνει ό,τι λέει, και το να το φέρεις στα μέτρα σου απαιτεί πολλά άλματα. Ρυθμίσεις που θα έπρεπε να είναι απλές συχνά θέλουν workarounds, tickets υποστήριξης ή επιπλέον επί πληρωμή υπηρεσίες. Νέες ομάδες μπορεί να χρειάζονται πολύ χρόνο να γίνουν παραγωγικές, σε φιλοξενία και coworking, όπου η turnover προσωπικού είναι υψηλή και ο χρόνος πεπερασμένος, αυτό έχει πραγματικό κόστος.

Το πρόβλημα branding

Ένα στοιχείο που αναφέρεται για operators premium brand: οι εμπειρίες προς πελάτη του OfficeRnD φέρουν την εμφάνιση της πλατφόρμας αντί του operator. Το portal μελών και οι διεπαφές κράτησης είναι OfficeRnD. Μπορείς να τα προσαρμόσεις σε βαθμό, αλλά δουλεύεις μέσα στους περιορισμούς design του OfficeRnD αντί για πλήρως branded εμπειρία.

Για operator coworking που θέλει τα μέλη να νιώθουν brand σε κάθε σημείο επαφής, αυτό είναι περιορισμός. Το portal σηματοδοτεί OfficeRnD, όχι τον χώρο που εγγράφηκαν. Το χάσμα μεταξύ του brand που χτίζεις και της τεχνολογικής εμπειρίας είναι δύσκολο να κλείσει στην τρέχουσα αρχιτεκτονική.

Η Tiquo χτίζεται γύρω από το αντίθετο. Κάθε σημείο επαφής προς πελάτη, από κράτηση μέχρι portal μέλους, loyalty και πληρωμή, φέρει το brand του operator. Η τεχνολογία είναι αόρατη. Το brand όχι.

Σημάδια ότι ίσως είναι ώρα για εναλλακτικές

Η επιχείρησή σου έχει επεκταθεί πέρα από γραφεία, offices και αίθουσες σε F&B, wellness, εκδηλώσεις ή φιλοξενία. Χρειάζεσαι βαθύτερο CRM από εγγραφή workspace και ιστορικό κράτησης. Τρέχεις τρία ή περισσότερα συστήματα δίπλα στο OfficeRnD. Οι ενσωματώσεις με εξωτερικά εργαλεία σπάνε ή δεν συγχρονίζονται αξιόπιστα.

Νέο προσωπικό αργεί να γίνει παραγωγικό λόγω πολυπλοκότητας setup. Η εμπειρία προς πελάτη μοιάζει OfficeRnD, όχι το brand σου. Θέλεις λιγότερες ενσωματώσεις, όχι περισσότερες. Η εμπειρία πελάτη φαίνεται ραμμένη σε σημεία επαφής αντί συνεκτική. Προσθέτεις επιχειρησιακή πολυπλοκότητα ταχύτερα απ’ ό,τι το λογισμικό φαίνεται να απορροφά.

Πώς συγκρίνεται η Tiquo

Η Tiquo ξεκινά από διαφορετικό σημείο. Το OfficeRnD είναι γύρω από flex space και χώρο εργασίας. Η Tiquo είναι ευρύτερο λειτουργικό σύστημα για επιχειρήσεις υπηρεσιών και mixed-use χώρους, όπου προϊόντα, υπηρεσίες, κρατήσεις, φόρμες, συμβόλαια, μέλη, πληρωμές και δεδομένα πελατών ζουν σε ένα προσαρμόσιμο σύστημα αντί γύρω από πυρήνα workspace.

Ένα προφίλ πελάτη για ολόκληρη την επιχείρηση. Το OfficeRnD διατηρεί αρχείο μέλους που συνδέεται κυρίως με τη χρήση χώρου εργασίας, τις κρατήσεις και τη χρέωση. Το Tiquo δημιουργεί ενιαίο προφίλ πελάτη από αλληλεπιδράσεις σε όλη τη λειτουργία, είτε πρόκειται για κράτηση γραφείου, επίσκεψη σε εστιατόριο, θεραπεία spa, εισιτήριο εκδήλωσης ή διαμονή σε ξενοδοχείο. Το CRM συνδυάζει την ιστορική δραστηριότητα με προβλεπόμενη διαχρονική αξία πελάτη και αναμενόμενα διαστήματα επόμενης παραγγελίας. Το Social Graph χαρτογραφεί τις σχέσεις μεταξύ μελών, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο για φορείς που θέλουν να κατανοήσουν πώς οι εταιρικοί λογαριασμοί και τα κοινωνικά δίκτυα χρησιμοποιούν τον χώρο.

Πληρωμές που λειτουργούν σε σύνθετες επιχειρηματικές δομές. Για διαμορφωμένους συνδεδεμένους λογαριασμούς, το Tiquo μπορεί να κατανείμει μια πληρωμή σε πολλαπλούς προορισμούς και να διατηρήσει τις κατανομές συνδεδεμένες με την παραγγελία. Το Club Pay παρέχει πιστωτικό υπόλοιπο για επιλέξιμα προϊόντα και υπηρεσίες, ενώ οι διαχωρισμένες πληρωμές υποστηρίζουν ίση, ανά είδος, ποσοστιαία ή προσαρμοσμένη κατανομή.

Μέλη και loyalty σε κάθε κάθετο. Το OfficeRnD διαχειρίζεται μέλη workspace στη δική του λωρίδα· επέκταση σε εστιατόριο, γυμναστήριο, ξενοδοχείο ή λιανική θέλει εξωτερικά εργαλεία. Το ενοποιημένο loyalty και membership commerce της Tiquo λειτουργεί εγγενώς σε κάθε μέρος. Τα μέλη κερδίζουν και εξαργυρώνουν είτε στο γραφείο, yoga, μπαρ ή check-in ξενοδοχείου. Δωροκάρτες εξαργυρώνονται σε όλα τα brands και υπο-τοποθεσίες με πλήρη έλεγχο κανόνων.

F&B, ξενοδοχείο, spa, εκδηλώσεις και άλλα ενσωματωμένα. Για operators που ξεπέρασαν το workspace, το OfficeRnD αφήνει κενά που γεμίζουν με ξεχωριστά συστήματα. Στην Tiquo native POS, PMS ξενοδοχείου, κρατήσεις spa και wellness, ιδιωτικές εκδηλώσεις και ticketing εκθέσεων τρέχουν στην ίδια πλατφόρμα. Ένα μέλος από ρεσεψιόν σε καφέ, αίθουσα, fitness και δείπνο είναι στο ίδιο σύστημα και κάθε αλληλεπίδραση πλουτίζει το ίδιο προφίλ.

Διαισθητικό σε κάθε συσκευή από την πρώτη μέρα. Η Tiquo σχεδιάστηκε για γρήγορο setup και διαισθητική χρήση χωρίς εκτεταμένη εκπαίδευση. Λειτουργεί πλήρως και συνεπώς στο web, iPhone, iPad, Android και dedicated POS hardware, το προσωπικό δεν περιορίζεται σε σταθερό τερματικό ή αποψιλωμένη mobile όψη. Νέα μέλη γίνονται παραγωγικά γρήγορα, κρίσιμο όπου η turnover είναι υψηλή.

Αναφορές χαρτοφυλακίου σε πραγματικό χρόνο. Οι πληροφορίες του Tiquo σε επίπεδο χαρτοφυλακίου δίνουν στους φορείς μια ενιαία εικόνα εσόδων, δραστηριότητας πελατών και απόδοσης σε όλες τις τοποθεσίες και τους επιμέρους χώρους. Οι αναλύσεις πελατών προσθέτουν προβλεπόμενη διαχρονική αξία και αναμενόμενα διαστήματα επόμενης παραγγελίας στις ιστορικές αναφορές.

Παίρνοντας την απόφαση

Το OfficeRnD έχει νόημα για operators που η επιχείρηση ταιριάζει ακόμη στις κατηγορίες για τις οποίες σχεδιάστηκε: παραδοσιακό coworking, serviced offices και υβριδικοί χώροι. Εκεί οι κρατήσεις, χρέωση, portal, κάτοψη, επισκέπτες και πρόσβαση κάνουν τη δουλειά.

Όταν η επιχείρηση γίνεται πιο mixed-use, πιο customer-centric ή πιο φιλοξενία-led, αλλάζουν τα κριτήρια. Το ερώτημα παύει να είναι αν τα μέλη κλείνουν αίθουσα ή συγχρονίζονται τιμολόγια. Γίνεται αν η ίδια πλατφόρμα μπορεί να καλύψει όλο το εμπορικό ταξίδι, από αίτημα και κράτηση μέχρι άφιξη, δαπάνη, upsell, loyalty, πληρωμή και αναφορά, χωρίς να περνάει ο πελάτης και η ομάδα ανάμεσα σε ξεχωριστά συστήματα που branding δεν ταιριάζει στην πόρτα.

Για operators που η ανάπτυξή τους πάει προς εκεί, η Tiquo προσφέρει μία πλατφόρμα για τέτοια πολυπλοκότητα αντί για εργαλείο workspace που τεντώνεται προς τα εκεί.