Wie Vinyl Space Soho mit Tiquo die Buchungsquote für Firmenveranstaltungen maximiert

Die Herausforderung: Anfragen, die als leere E-Mails begannen

Die „Enquire“-Buttons auf der Seite des Veranstaltungsorts öffneten bisher eine neue E-Mail an das Postfach für Raumvermietungen. Was dort ankam, hing ganz davon ab, was die Absender schreiben wollten.

Wer nicht von sich aus Veranstaltungsdatum, Gästezahl, Firmennamen und Telefonnummer angab, bekam vom Team zunächst Rückfragen, bevor es die Verfügbarkeit prüfen oder Mietpreise nennen konnte. Jede weitere E-Mail-Runde verschaffte der anfragenden Seite mehr Zeit, anderswo zu buchen.

Außerdem lagen die Anfragen nur im E-Mail-Postfach. Es war schwer zu erkennen, wie viele eingegangen waren, wer welche nachverfolgte und wie viele zu Buchungen wurden.

Die Lösung: Ein Anfrageformular mit direkter Anbindung an Tiquo

Beide „Enquire“-Buttons öffnen jetzt ein Formular direkt auf der Seite des Veranstaltungsorts, gestaltet passend zur Website von The Vinyl Factory. Es basiert auf dem Tiquo DOM Package, dem JavaScript SDK von Tiquo für Websites, sodass niemand die Seite verlassen muss.

Das Formular fragt Name, E-Mail, Telefon, Firma, Veranstaltungsdatum, Gästezahl und eine Beschreibung der Veranstaltung ab. Wer lieber eine E-Mail schreibt, kann sich über einen kleinen Link am Ende weiterhin direkt an das Vermietungsteam wenden.

Tiquo prüft Website-Anfragen auf Spam und begrenzt wiederholte Einsendungen, und ein verborgenes Feld fängt Bots ab, die jedes Eingabefeld ausfüllen. Nur echte Anfragen erreichen das Team.

Alle Angaben für ein Angebot, schon in der ersten Nachricht

Das Formular orientiert sich an den Fragen, die das Team früher per E-Mail stellte. Das Veranstaltungsdatum wird aus einem Kalender gewählt, der beim heutigen Tag beginnt. Das Feld für die Gästezahl reicht bis zur Kapazität des Veranstaltungsorts von 320 Personen.

Das Telefonfeld nutzt die Länderauswahl von Tiquo, sodass internationale Marken und Agenturen ihre Nummer im gewohnten Format eingeben können. Tiquo prüft die Nummer und speichert sie im vollständigen internationalen Format, damit das Team direkt zurückrufen kann.

Firma, Datum und Gästezahl stehen in Tiquo ganz oben in der Anfrage, darunter folgt die Beschreibung der Veranstaltung in den eigenen Worten der Anfragenden.

Eine Pipeline von der Anfrage bis zur Buchung

In Tiquo Enquiries durchläuft jede Anfrage klare Phasen: neu, in Bearbeitung, wartet auf Kundenrückmeldung, dann gewonnen oder verloren. Teammitglieder können sich Anfragen gegenseitig zuweisen, Prioritäten setzen und nach Quelle oder Datum filtern. Die Kanban-Ansicht zeigt auf einen Blick, wo jeder Lead steht.

Da Anfragen als gewonnen oder verloren abgeschlossen werden, kann Vinyl Space Soho messen, wie viele Anfragen zu Buchungen werden, und erkennen, wo Gespräche ins Stocken geraten.

Anpassbare Function Sheets für jede Veranstaltung

Sobald eine Buchung bestätigt ist, müssen die Details noch bei allen ankommen, die die Veranstaltung aufbauen und durchführen.

Dafür nutzt Vinyl Space Soho die anpassbaren Function Sheets von Tiquo. Zu jeder Anfrage gibt es ein übersichtliches, druckbares Blatt mit Ansprechperson und Unternehmen, den Veranstaltungsdetails, zugehörigen Bestellungen sowie offenen internen Notizen oder Aufgaben. Mitarbeitende öffnen es direkt aus der Anfrage und können dann einen Direktlink kopieren, es herunterladen oder für das Team vor Ort ausdrucken.

Vom Vertrag bis zum Check-in, alles in Tiquo

Alle Dokumente einer Veranstaltung liegen in Tiquo bei der zugehörigen Anfrage. Das Team erstellt Verträge, Vereinbarungen und Bestätigungen aus Vorlagen und sendet sie den Kunden über einen sicheren Link zur Unterschrift. Zu jedem Dokument gibt es einen vollständigen Prüfpfad und einen Versionsverlauf.

Auch die Gästelisten werden in Tiquo verwaltet. Gäste werden per E-Mail über einen sicheren Link eingeladen, und das Team sieht, wenn eine Einladung nicht ankommt, und kann sie erneut senden. Die Tickets werden an derselben Stelle ausgestellt, mit QR-Codes, die Gäste in der Wallet ihres Telefons speichern können.

Am Veranstaltungstag checken Mitarbeitende die Gäste mit der Tiquo-App ein, scannen die Tickets am Eingang und verfolgen die Ankünfte in Echtzeit.

Sichtbar machen, was Anfragen bringt

Auf der Website von The Vinyl Factory läuft die First-Party-Webanalyse von Tiquo. Sie erfasst Seitenaufrufe, Sitzungen und Kampagnen-Tags ohne Cookies.

Jede Anfrage für den Veranstaltungsort wird zusätzlich als Ereignis erfasst. So sieht das Team, welche Seiten, Kampagnen und verweisenden Websites zu Anfragen führen, und kann das Marketing gezielt auf die Kanäle ausrichten, über die Planerinnen und Planer von Veranstaltungen kommen.

Das Ergebnis: Schnellere Antworten und eine messbare Pipeline

Anfragen kommen jetzt vollständig an, an einem Ort und mit verknüpftem Kundenprofil. Das Team kann schon in der ersten Antwort ein Angebot machen, jeden Lead bis zur Entscheidung verfolgen, jede bestätigte Veranstaltung per Function Sheet an das Team vor Ort übergeben und sehen, welches Marketing die Veranstaltungen bringt, die tatsächlich gebucht werden. Verträge, Unterschriften, Gästelisten, Tickets und Check-in laufen alle über dasselbe System.

Die Seite des Veranstaltungsorts selbst wird in Tiquo CMS verwaltet. So kann das Team Texte und Fotos für neue Saisons oder jüngste Veranstaltungen aktualisieren, ohne auf die Entwicklung warten zu müssen.

Warum das für Veranstaltungsorte wichtig ist

Firmenbuchungen gewinnt oft der Veranstaltungsort, der am schnellsten mit den richtigen Informationen antwortet. Vinyl Space Soho zeigt, wie ein Veranstaltungsort vollständige Anfragen auf der eigenen Website erfassen, in einer Pipeline verwalten, jede Veranstaltung über eine gemeinsame Function Sheet abwickeln und die Buchungsquote von der ersten Nachricht bis zur bestätigten Veranstaltung messen kann.