Hvad et moderne hotel-PMS reelt bør kunne i 2026

Et hotelsystem skal hjælpe receptionen med de opgaver, der fylder dagen: bookinger, ankomster, ændringer, værelsesstatus og afregning. Når I vælger et PMS, så begynd med at beskrive, hvor den nuværende løsning fungerer, og hvor medarbejderne har brug for noget andet.

Har hotellet også restaurant, wellness, arrangementer, arbejdspladser, medlemskaber eller butik, skal disse aktiviteter med i vurderingen. Det afgørende er, hvordan gæstens oplysninger og køb hænger sammen gennem besøget.

Brug denne gennemgang til at udforme jeres krav og de opgaver, leverandørerne skal demonstrere.

Det bør være et operativsystem, ikke en punktløsning

Skriv ned, hvilke systemer der styrer værelser, priser, reservationer, restaurantkasse, spabookinger, medlemskaber og betalinger. Noter, hvilke oplysninger de skal dele.

Test eksempelvis, om receptionen kan finde en restaurantregning, og om spaen kan se en relevant hotelbooking. Afklar, hvor oplysningerne opdateres, og hvem der undersøger fejl i overførslen.

Følg et ophold fra booking til afrejse. Tilføj restaurant, spa og minibar, og kontroller, hvordan købene lægges på regningen. Afprøv både ændringer og tilbagebetalinger, uanset om funktionerne ligger i samme system eller er forbundet gennem integrationer.

Det bør vide, hvem jeres gæster reelt er

En gæsteprofil bør indeholde de oplysninger, medarbejderne har brug for til deres opgaver. Afklar, hvordan systemet finder tilbagevendende gæster og håndterer dubletter eller ændrede kontaktoplysninger.

Ud over værelsesbookinger kan relevante restaurantbesøg, behandlinger, medlemsfordele og gavekort være nyttige. Bestem, hvilke oplysninger der skal deles mellem afdelinger, og hvem der må se og ændre dem.

Receptionen kan eksempelvis have brug for at kende tidligere ophold og en gæsts registrerede ønsker. Test, om medarbejderen kan finde oplysningerne under indtjekning, uden at profilen bliver fyldt med data, rollen ikke har brug for.

For grupper og virksomhedskunder kan det være nyttigt at se, hvem der booker eller betaler sammen. Undersøg, hvordan sådanne relationer registreres, og hvordan fejl kan rettes. Brug relationerne med respekt for de valgte adgangs- og databeskyttelsesregler.

Tiquo kan supplere historikken med estimater for kundens værdi over tid og tidspunktet for næste ordre. De vises som usikre intervaller og skal vurderes sammen med aktuelle oplysninger om gæsten.

Det bør håndtere multi-entity-økonomi automatisk

Værelser, restaurant og spa kan tilhøre forskellige selskaber. Hvis gæsten skal betale samlet, må økonomiafdelingen afklare, hvordan beløb, fakturaer og betalingsdestinationer skal fordeles.

Bed om at få vist fordelingen med et eksempel fra jeres virksomhed. Medtag rabatter, drikkepenge og en delvis tilbagebetaling, og kontroller dokumentationen for hver juridisk enhed.

For konfigurerede forbundne konti kan Tiquo fordele en betaling mellem betalingsdestinationer og knytte fordelingerne til ordren. Gennemgå opsætningen med økonomiafdelingen, og aftal kontroller og afstemning, før I tager den i brug.

Det bør lade gæsterne klare ting selv

Nogle gæster vil gerne ordne registrering eller betaling på telefonen. Andre har brug for hjælp fra receptionen. Vurder, hvilke opgaver selvbetjeningen skal omfatte, og hvordan medarbejderne overtager, når det er nødvendigt.

Test login, indtjekning, visning af regningen, betaling og booking af ekstra tjenester på de understøttede enheder. Afklar, hvilke funktioner der er tilgængelige, og hvilke der afhænger af jeres opsætning.

Tiquo giver kunder og virksomheder en forudbetalt saldo til de produkter, tjenester og bookinger, I tillader. Indbetalinger, brug, justeringer og tilbagebetalinger knyttes til kundeprofilen og rapporterne.

Digitale medlemskort kan gemmes i Apple Wallet og Google Wallet. Hvis I også vil bruge digitale værelsesnøgler, skal I særskilt afklare låsesystem, enheder, integration og aftalt understøttelse.

Det bør fungere på alle enheder uden kompromis

Lav en liste over computere, tablets, telefoner, betalingsterminaler og printere. Bed om at få bekræftet, hvilke funktioner og forbindelser der understøttes på hvert stykke udstyr.

Receptionen kan arbejde ved en fast computer, mens restaurantchefen bruger en tablet og rengøringsteamet opdaterer værelsesstatus på telefonen. Afprøv de konkrete opgaver på det udstyr, der passer til rollen.

Kontroller også login, adgangsrettigheder og håndtering af afbrydelser. Medarbejderen skal kunne udføre sine opgaver på den valgte enhed og vide, hvad der skal ske, hvis forbindelsen svigter.

Det bør forbinde hele gæsterejsen

En gæst kan have besøgt restauranten eller en udstilling, før vedkommende booker et værelse. Hvis historikken er relevant for hotellet, skal I undersøge, hvordan den knyttes til samme profil.

Afprøv et forløb med flere besøg og aktiviteter. Kontroller, hvilke registreringer teamet kan se, og hvordan en person med flere mailadresser eller bookinger bliver identificeret.

De fælles oplysninger kan bruges til relevante tilbud, eksempelvis en spabehandling under et ophold. Afklar tilgængelighed, priser og kommunikationspræferencer, og test, hvordan tilbuddet bliver til en booking.

Det bør tilpasse sig jer – ikke omvendt

Et boutiquehotel med 30 værelser har andre arbejdsgange end et konferencehotel med 500. En ejendom med hotel, restaurant og spa kan have yderligere behov for delte oplysninger og betalinger.

Gennemgå jeres indtjekning, prissætning, rengøringsopgaver og rapporter med leverandøren. Få vist, hvilke indstillinger I selv kan ændre, og hvilke der kræver hjælp eller udvikling.

Medtag dokumenter, formularer og digitale underskrifter, hvis I bruger dem til registrering eller arrangementer. Test, hvor svar og aftaler gemmes, hvem der har adgang, og hvordan medarbejderne følger op.

Hvor Tiquo passer ind

Tiquo samler hoteldrift med kasse, bookinger, billetter, medlemskaber, kundedata, arrangementer, indtjekning, betalinger og analyse. Brug en demonstration til at kontrollere de funktioner, hotellet skal bruge.

På en ejendom med flere aktiviteter kan fælles profiler og ordreoplysninger mindske behovet for gentagen indtastning. Gennemgå stadig de systemer, I vil beholde, og hvilke forbindelser der skal sættes op.

Tiquos omfang aftales efter virksomhedens behov. Forbindelser til andre hotelsystemer, fordeling af betalinger, gæstevendte apps og hjælp til udrulning afhænger af konfiguration og aftale. Få disse forhold beskrevet i tilbuddet sammen med dataflytning, oplæring og support.