Alternativer til OfficeRnD: når ordentlig workspace-software ikke længere er nok

Når I sammenligner OfficeRnD med andre systemer til fælles arbejdspladser, bør I begynde med de daglige opgaver: medlemskaber, mødelokaler, fakturering, adgang og medlemmernes selvbetjening. Bed om at få vist hele forløbet fra en ny henvendelse til den første betalte faktura.

Har I også café, arrangementer, wellness eller overnatning, skal sammenligningen omfatte disse aktiviteter. Afklar, hvad hvert system håndterer direkte, og hvad der kræver en forbindelse til andre værktøjer.

Begrænsningen er kvalitet og omfang

Et nyt behov kan være en anledning til at gennemgå systemerne. Beskriv først, hvad der har ændret sig, og hvilke konkrete opgaver den nuværende opsætning gør besværlige.

Et kontorfællesskab kan tilføje arrangementer eller en café. En medlemsklub kan have brug for både lokaleudlejning, kasse og billetter. En virksomhed med flere steder kan få behov for medlemsfordele på tværs, fælles kundedata og rapporter for flere juridiske enheder.

Lav en oversigt over de aktiviteter, I driver nu, og dem I planlægger. Få leverandørerne til at markere, hvilke funktioner der indgår i tilbuddet, hvilke der er tilkøb, og hvilke der løses gennem integrationer.

Hvor friktionen typisk starter

Små, gentagne opgaver kan vise, hvor systemerne ikke hænger godt nok sammen. Noter eksempelvis, når en medarbejder kopierer kundeoplysninger eller retter samme ændring flere steder.

Gennemgå opgaver med reception, økonomi og markedsføring. Kan de finde de oplysninger, de skal bruge? Kan de følge en booking gennem adgang, fakturering og betaling? Hvem tager over, hvis en overførsel mellem systemer fejler?

Integrationer kan være en god løsning, når ansvar og dataflow er tydelige. Bed om at se, hvilke oplysninger der udveksles, hvor ofte det sker, og hvordan fejl vises. Medregn arbejdet med at vedligeholde forbindelserne.

Hvorfor det ofte er sværere at arbejde i OfficeRnD, end det ser ud

En funktionsliste viser ikke, hvor let en opgave er at udføre. Lad medarbejderne prøve løsningen med eksempler fra jeres egen virksomhed.

Opret en medlemsplan, book et mødelokale, ret en faktura, og ændr et medlems adgang. Noter, hvilke indstillinger teamet selv kan styre, og hvilke der kræver leverandørhjælp. Få et skriftligt tilbud på opsætning og oplæring.

Afprøv medlemsportalen på de telefoner og computere, medlemmerne bruger. Hvis I har adgangskontrol eller en regnskabsintegration, skal I også teste en ændring, en fejl og en efterfølgende rettelse i hele forløbet.

Lad en ny medarbejder udføre et par almindelige opgaver med den vejledning, der følger med løsningen. Det giver jer et bedre grundlag for at planlægge oplæring og support end en generel påstand om, at systemet er let at bruge.

Brandingproblemet

Åbn medlemsportalen og bookingforløbet på mobil og computer. Se på navn, logo, farver, sprog og formularer. Bed om at få vist, hvilke dele I selv kan tilpasse.

Test også mails, fakturaer, adgangskort og betaling. Medlemmerne møder virksomheden flere steder end i portalen, og de skal kunne forstå, hvem der sender oplysningerne, og hvad de skal gøre.

Tiquo tilbyder tilpasning af bookingforløb, medlemsportal og betalingsforløb til virksomhedens navn og design. Gennemgå de konkrete muligheder i den opsætning, I overvejer.

Tegn på, at det kan være tid til at se på alternativer

Det kan være relevant at undersøge alternativer, hvis nye aktiviteter kræver gentagen indtastning, hvis en afdeling mangler nødvendige kundeoplysninger, eller hvis fejl i integrationer kræver meget opfølgning. Beskriv omfanget med eksempler.

Se også på oplæring, løbende administration og udgifter til ekstra moduler. Sammenlign en forbedring af den nuværende opsætning med et skift, herunder flytning af data og det arbejde, medarbejderne skal udføre under overgangen.

Hvordan Tiquo sammenlignes

Tiquo samler produkter, tjenester, bookinger, formularer, kontrakter, medlemskaber, betalinger og kundedata. Bed om at få vist, hvordan de relevante funktioner dækker jeres medlems- og driftsforløb.

En kundeprofil kan samle arbejdspladsbookinger, restaurantkøb, behandlinger, billetter og hotelophold. Analyseværktøjer viser historik og estimater for kundeværdi og næste ordre; estimaterne er usikre og kræver vurdering. Social Graph viser registrerede relationer mellem medlemmer, grupper og virksomheder.

For konfigurerede forbundne konti kan en betaling fordeles mellem flere betalingsdestinationer, mens fordelingerne forbliver knyttet til ordren. Tiquo understøtter også forudbetalt saldo til tilladte produkter og tjenester. Gruppebetalinger kan deles efter varer, beløb, procent eller ligeligt i de understøttede forløb.

Medlems- og loyalitetsfordele kan gælde på tværs af de aktiviteter, I vælger. Indstil regler for optjening, indløsning og adgang, og kontroller dem med konkrete køb og bookinger. I bestemmer også, hvilke brands og delområder der accepterer gavekort.

Tiquo omfatter kasse, hoteldrift, spa- og wellnessbookinger, arrangementer og billetter. Det gør det muligt at knytte besøg i caféen, mødelokalet og træningsområdet til samme profil. Medarbejdernes adgang følger deres rettigheder.

Test Tiquo på de enheder, I planlægger at bruge, herunder web, telefoner, tablets og kasseudstyr. Gennemgå understøttelsen af de nødvendige funktioner på hver enhed, og aftal opsætning og oplæring ud fra medarbejdernes opgaver.

Rapporter kan samle omsætning og kundeaktivitet på tværs af lokationer og delområder. Kontroller perioder, filtre og adgang, og afstem et eksempel mod ordrene og betalingerne. Vurder eventuelle estimater sammen med den historik, de bygger på.

At træffe beslutningen

For et kontorfællesskab kan medlemskaber, lokaleudlejning, fakturering og adgang være de vigtigste krav. Brug disse opgaver til at vurdere både den nuværende løsning og alternativerne.

Hvis I driver flere aktiviteter, skal prøven også omfatte en kundes forløb på tværs: fra henvendelse og booking til ankomst, køb og afregning. Kontroller, hvem der kan se oplysningerne, og hvordan de indgår i rapporterne.

Bed om et samlet tilbud på funktioner, integrationer, dataflytning, oplæring og support. Vælg ud fra det, I har fået demonstreret, og planlæg overgangen i den rækkefølge, driften kan håndtere.