Sådan konsoliderer I hospitality-drift uden en smertefuld migration

At samle flere driftsopgaver i samme platform kan mindske gentagen indtastning og gøre oplysninger lettere at finde. Men selve overgangen kræver tid fra de medarbejdere, der også skal holde den daglige drift i gang.

Bookinger, åbne ordrer og medlemsaftaler skal fortsat kunne findes og behandles. Derfor skal planen beskrive både flytningen af data og medarbejdernes arbejde før, under og efter skiftet.

Begynd med de konkrete problemer, I vil løse. Noter, hvilke oplysninger der kopieres, hvilke rapporter der kræver manuel samling, og hvilke forbindelser der ofte skal undersøges.

Se derefter på tidspunktet. Planlagte udvidelser, kontraktudløb og travle perioder kan påvirke både omfang og rækkefølge. En realistisk plan tager højde for de ressourcer, I kan afsætte.

En overgang kan ikke garanteres problemfri. I kan dog begrænse usikkerheden med prøveimport, afprøvning, oplæring og klare kriterier for, hvornår hver del er klar.

Hvor de fleste migrationer går galt

En dato for ibrugtagning er først brugbar, når I ved, hvad der skal være færdigt inden. Beskriv data, opsætning, test og medarbejdernes oplæring, og udpeg ansvarlige for hver del.

Gennemgå især følgende områder, før I fastlægger den endelige overgang.

Medarbejdernes opgaver: Lad teamet prøve almindelige forløb og undtagelser. De skal kunne finde oplysninger, rette fejl og vide, hvor de får hjælp. Afsæt tid til dette ved siden af den daglige drift.

Data: Afklar eksportmuligheder, formater og felter i hvert gammelt system. Gennemgå dubletter og identifikatorer, og kontroller en prøveimport med både historik, aktive aftaler, bookinger og relevante saldi.

Rækkefølge: Reception, restaurant og arrangementsteam kan have forskellige behov og travle perioder. Vælg en udrulning, der tager hensyn til afhængigheder og teamets mulighed for at øve sig.

En bedre tilgang: trinvis konsolidering

I kan indføre en ny platform på ét sted eller til én funktion ad gangen. Hver fase skal have et tydeligt omfang, en ansvarlig og aftalte kontroller, før næste del går i gang.

En trinvis overgang giver mulighed for at bruge erfaringer fra den første fase. Den kræver også styr på, hvordan gamle og nye systemer arbejder sammen i mellemtiden. Aftal, hvor data opdateres, og hvordan ændringer overføres.

Start med et overblik over data og beslut, hvad der skal flyttes, arkiveres eller beholdes i et andet system. Prøveimporter de aftalte data, afklar dubletter og kontroller antal, beløb og forbindelser mellem poster.

Vælg derefter et afgrænset område til den første prøve. Det kan være en kasse eller en lokation, hvis afhængigheder, udstyr og bemanding gør det egnet. Test ordrer, betalinger, rettelser og rapporter, før I udvider.

Planlæg de øvrige faser efter driftsbehov: indtjekning, bookinger, arrangementer, medlemskaber og hotel. Fælles data kan bruges gennem udrulningen, men hver funktion skal stadig kontrolleres i den konkrete opsætning.

Hvad I skal kigge efter i en konsolideringspartner

Et fælles produktnavn fortæller ikke, hvordan funktioner og data hænger sammen. Bed leverandøren vise de forløb, der går mellem afdelinger, og beskrive eventuelle forbindelser og begrænsninger.

Få følgende forhold med i aftalen og prøveforløbet.

Data og funktioner: Hvilke oplysninger deles, hvor vedligeholdes de, og hvordan håndteres dubletter og fejl? Kontroller forløb mellem kasse, kundedata, bookinger og hoteldrift.

Juridiske enheder: Hvis flere selskaber indgår, skal økonomiafdelingen gennemgå fakturaer, betalinger, fordeling og afstemning. Bekræft, hvilke konti og indstillinger løsningen kræver.

Udstyr: Test de nødvendige funktioner på jeres computere, telefoner, tablets, kasser, terminaler og printere. Aftal, hvad der kan genbruges, og hvad der skal udskiftes.

Arbejdsgange: Afklar, hvad der kan tilpasses, og hvilke opgaver medarbejderne skal udføre på en ny måde. Medtag ændringerne i oplæringen og vejledningerne.

Sådan håndterer Tiquo konsolidering

Tiquo samler kasse, bookinger, billetter, medlemskaber, indtjekning, kundedata, arrangementsforespørgsler, hoteldrift, betalinger og rapportering. Omfang og rækkefølge aftales efter virksomhedens behov.

Dataarbejdet begynder med at undersøge, hvad de eksisterende systemer kan levere. Kunderegistreringer, ordrehistorik og transaktioner kan indgå i den aftalte import. Formater, dubletter og profilmatch skal gennemgås og kontrolleres med teamet.

Driftsfunktionerne kan derefter indføres i aftalte faser. Indstil roller og adgang efter opgaverne, så restaurant, reception og arrangementsteam får de relevante værktøjer og oplysninger. Test hver afdelings arbejde før ibrugtagning.

Kontroller Tiquos understøttelse af jeres eksisterende udstyr og de ønskede funktioner. Genbrug de enheder, der opfylder kravene, og planlæg indkøb og opsætning af det øvrige udstyr.

For konfigurerede forbundne konti kan Tiquo fordele betalinger mellem betalingsdestinationer og knytte fordelingerne til ordren. Gennemgå fakturaer, tilbagebetalinger og rapporter med økonomiafdelingen, og aftal den løbende kontrol og afstemning.

Den reelle pris ved at vente

Sammenlign arbejdet ved et skift med udgifterne og tidsforbruget i den nuværende opsætning. Brug registrerede opgaver og fejl som grundlag; hold forventede forbedringer adskilt fra dokumenterede besparelser.

Mere data eller flere lokationer kan øge omfanget af en senere overgang, men en travl periode kan også gøre et hurtigt skift uhensigtsmæssigt. Vurder begge forhold, når I lægger planen.

Beslut, hvilke problemer I vil løse først, og hvad der skal være kontrolleret, før I tager næste skridt. Aftal også en reserveplan, hvis en fase ikke er klar til den planlagte dato.