Den skjulte pris ved at køre et ældre PMS på tværs af en hotelportefølje

Licensen er én del af prisen på et hotelsystem. For at vurdere den samlede udgift skal I også kende arbejdet med at sætte det op, vedligeholde forbindelser og kontrollere data.

Spørg økonomi, reception, drift og markedsføring, hvilke opgaver de udfører omkring systemet. Det kan være at samle rapporter, kopiere oplysninger, undersøge fejl eller oplære nye medarbejdere. Registrer tiden, så vurderingen bygger på jeres arbejde.

Har I flere hoteller, skal I skelne mellem fælles opgaver og dem, der gentages på hvert sted. Det viser, hvilke omkostninger der ændrer sig, når porteføljen vokser.

Afstemningsskatten

Kortlæg månedsafslutningen. Hvor kommer oplysninger om værelser, restaurant, spa og arrangementer fra? Hvilke udtræk samles, og hvilke rettelser skal økonomiafdelingen foretage, før rapporterne er klar?

Mål tidsforbruget for et repræsentativt hotel og for den fælles rapportering. Noter også, hvordan beløb kan spores tilbage til ordrer og betalinger, så en anden medarbejder kan kontrollere resultatet.

Se på både arbejdstid og ventetid. Hvis det eksempelvis tager to uger at samle tallene, så undersøg, hvilke beslutninger der venter på rapporten, og om tidligere adgang til bestemte oplysninger ville hjælpe.

Tiquo knytter bookinger, ordrer og betalinger til fælles registreringer. For konfigurerede forbundne konti er betalingsfordelingerne også knyttet til ordren. Det giver underlag til kontrol og afstemning; gennemgå stadig økonomiafdelingens nødvendige kontroller.

Omkostningen ved at holde integrationer kørende

Lav en liste over forbindelser til blandt andet bookingkanaler, prisstyring, kasse, spa, kundedata, markedsføring, betalinger, regnskab og rengøring. Brug den faktiske opsætning på hvert hotel.

Noter pris, ansvarlig leverandør og tid brugt på opsætning, overvågning og fejlretning. Undersøg også, hvad der sker med manglende eller dobbelte registreringer efter en afbrudt overførsel.

Tæl, hvor mange forbindelser der skal vedligeholdes samlet. Ti forbindelser på hvert af tyve hoteller giver to hundrede forbindelser at holde styr på, men arbejdet afhænger af, hvor meget der kan administreres fælles. Mål den faktiske indsats frem for at bruge antallet alene.

En platform med flere indbyggede funktioner kan reducere antallet af eksterne forbindelser. Undersøg, hvilke integrationer der kan undværes, hvilke der stadig er nødvendige, og hvordan den samlede løsning overvåges og vedligeholdes.

Hullet i kundedata

Forestil jer en gæst, der har boet tre gange på hotellet i London og et halvt år senere booker i Edinburgh. Kan receptionen finde relevante tidligere ophold og registrerede ønsker, hvis gæsten forventer, at gruppen kender vedkommende?

Test forløbet i jeres nuværende opsætning. Afklar, om profiler deles, hvordan personer matches, og hvilke adgangsrettigheder og aftaler der gælder mellem hotellerne.

Manglende oplysninger kan gøre det sværere at hjælpe gæsten. Registrer konkrete eksempler, og undgå at regne et tænkt mersalg som en sikker besparelse. Prioriter de oplysninger, medarbejderne faktisk har brug for.

Registrerede relationer mellem gæster og virksomheder kan også være nyttige ved gruppeophold eller firmakonti. Undersøg, hvilke relationer I vil bruge, og hvordan de vedligeholdes og beskyttes.

Tiquo kan supplere fælles kundeprofiler med estimater for værdi over tid og næste ordre. Intervallerne er usikre og skal ses sammen med historik og aktuelle oplysninger, når teamet planlægger opfølgning.

Krydssalgsindtægten I aldrig fanger

Hotel, spa, restaurant og arrangementer giver mulighed for flere køb under samme besøg. Gennemgå, hvordan gæsterne finder tilbuddene, og hvordan tilgængelighed og betaling håndteres.

Se eksempelvis, om receptionen kan finde en ledig behandling og booke den for gæsten, eller om medarbejderen først skal kontakte spaen. Mål de ekstra trin og den tid, de tager.

Hvis I bruger automatiske tilbud under booking eller i gæsteportalen, så kontroller målgruppe, tilgængelighed og kommunikationspræferencer. Følg, hvor mange tilbud der vises, og hvor mange der bliver til køb.

Vurder effekten ud fra registrerede resultater og omkostninger ved at levere tjenesten. En mulig stigning i ekstra køb er en antagelse i budgettet, indtil I har data, der understøtter den.

Tabt produktivitet blandt medarbejdere

Følg nogle almindelige opgaver fra start til slut. Hvor ofte skal en medarbejder gå til en bestemt computer, finde oplysninger i et andet system eller få en kollega til at hjælpe?

Eksempler kan være ankomstkontrol i lobbyen, restaurantoversigt på en tablet, en arrangementsforespørgsel på telefonen eller sammenligning af hoteller fra en anden arbejdsplads.

Test opgaverne på det udstyr, medarbejderne bruger. Hvis en funktion mangler eller kræver ekstra trin, så registrer hyppighed og tidsforbrug. Medtag også oplæring og tilbagevendende hjælp.

En anden løsning kan gøre nogle opgaver tilgængelige på mere passende enheder. Bekræft understøttelsen af hver nødvendig funktion, og sammenlign den afprøvede arbejdsgang med den nuværende.

Prisen for stive arbejdsgange

Et byhotel, et resort og et konferencehotel kan have forskellige behov. Gennemgå, hvilke arbejdsgange der bør være fælles, og hvilke der skal kunne tilpasses lokalt.

Undersøg eksempelvis indtjekning, rengøringsopgaver og beskeder til gæster. Noter, hvor lokale forskelle kræver ekstra administration eller gør fælles rapportering vanskelig.

Bed leverandørerne demonstrere lokale indstillinger sammen med fælles rapporter. Kontroller, at ens begreber og perioder stadig kan bruges til at sammenligne hotellerne.

Når I lægger det sammen

Lav en opgørelse med licenser, tilkøb, integrationer, udstyr, support og medarbejdertid. Hold dokumenterede udgifter adskilt fra mulige gevinster ved bedre oplysninger eller flere køb.

Sammenlign både et enkelt hotel og hele porteføljen. Medtag den tid og de engangsudgifter, et skift kræver, og vis, hvordan beregningen ændrer sig, hvis udrulningen tager længere tid end planlagt.

Tiquo samler hoteldrift, kasse, bookinger, kundedata, medlemskaber, arrangementer, betalinger og analyse. Hvis I overvejer platformen, så test de opgaver, der fylder mest i jeres opgørelse, og få pris og omfang beskrevet skriftligt.

Brug opgørelsen til at vælge mellem at forbedre den nuværende opsætning og at skifte. Aftal, hvilke resultater I vil følge efter ændringen, så I kan se, om det forventede tidsforbrug og de forventede udgifter holder.