7 tegn på, at jeres restaurant er vokset fra jeres nuværende POS

Et kassesystem kan passe godt ved åbningen og senere kræve en anden opsætning. Gennemgå det igen, når menuen, antallet af steder eller de tjenester, I tilbyder, ændrer sig.

Måske tilføjer I levering, åbner en restaurant mere eller begynder at sælge medlemskaber, gavekort og arrangementer. Hver ændring giver nye opgaver, som medarbejderne skal kunne håndtere.

Problemer viser sig ofte som gentagen indtastning, manuelle rettelser eller oplysninger, der er svære at finde. Saml eksempler, og undersøg årsagen, før I vælger en løsning.

Her er syv områder, der kan give anledning til at ændre opsætningen eller undersøge et andet system.

1. I betaler for integrationer, der næsten ikke virker

Kortlæg forbindelserne mellem kasse, booking, kundedata og markedsføring. Noter pris, ansvarlig leverandør og de oplysninger, der skal overføres.

Hvis overførsler fejler, så registrer konsekvensen og den tid, teamet bruger på at rette den. Kontroller, om fejlene bliver synlige, og om data kan sendes igen uden dubletter.

Undersøg først, om forbindelsen eller opsætningen kan forbedres. Sammenlign derefter med en platform, der samler flere af funktionerne, og test, hvilke eksterne forbindelser der stadig vil være nødvendige.

2. I kan ikke se kunderne samlet

En stamgæst kan spise på ét sted, bruge et gavekort på et andet og bestille en privat middag. Test, om de relevante medarbejdere kan finde disse oplysninger uden at søge i flere separate profiler.

Manglende historik kan gøre det sværere at hjælpe gæsten eller vælge en relevant målgruppe til en kampagne. Beskriv, hvilke oplysninger teamet mangler, og hvad de skal bruges til.

Afklar, hvordan profiler matches, og hvem der må se og ændre data på tværs af steder. En samlet profil er nyttig, når den giver medarbejderen de nødvendige oplysninger til opgaven.

3. Rapportering på tværs af steder tager dage i stedet for minutter

Hvis en ugentlig rapport samles fra flere kasser, så skriv processen ned. Medtag eksport, sammenlægning, justeringer og kontrol af beløb.

Mål både tidsforbruget og tiden, før rapporten er klar. Undersøg, hvilke oplysninger ledelsen har brug for tidligere, og hvilke kontroller økonomiafdelingen fortsat skal udføre.

Bed leverandøren vise en rapport på tværs af steder og indtægtskilder. Kontroller filtre, perioder og definitioner, og følg et tal tilbage til ordrer og betalinger.

4. Gavekort og loyalitet virker kun ét sted

Hvis I vil lade gæster bruge et gavekort eller point flere steder, skal systemet understøtte de aftalte regler. Test køb, indløsning, delvis brug og tilbagebetaling.

Gør begrænsningerne tydelige for både gæster og medarbejdere. Afklar især, hvad der gælder, når stederne tilhører forskellige brands eller juridiske enheder.

Bed om at få vist, hvordan tilladte steder, produkter og medlemsfordele sættes op. Kontroller også rapporteringen og den økonomiske håndtering på tværs af de involverede enheder.

5. Personalet bruger mere tid på at kæmpe mod systemet end at bruge det

Lad teamet prøve at flytte en åben ordre, dele en regning og give en tilladt rabat. Noter, hvor systemet forsinker opgaven, og hvor godkendelse fra en leder er et bevidst krav.

Mål de opgaver, der gentages under en vagt. Det gør det lettere at skelne mellem et mindre irritationsmoment og en arbejdsgang, der tager meget tid samlet.

Afprøv overtagelse af ordrer, forskellige måder at dele betalinger på og brugen af jeres terminaler, tablets og telefoner. Tilpas rettigheder og oplæring til rollerne, og bevar de kontroller, virksomheden har brug for.

6. I kan ikke sælge ud over restauranten

Måske vil I sælge billetter, oprette medlemskaber, tage forudbetaling til private middage eller tilbyde afhentning. Beskriv hvert forløb fra bestilling til afregning.

Afklar, hvilke funktioner den nuværende løsning dækker, og hvad der kræver et tilkøb eller et andet værktøj. Medregn arbejdet med kundeoplysninger, ændringer og rapporter.

Hvis flere aktiviteter skal hænge sammen, så test et konkret eksempel: En gæst køber en billet og bestiller derefter bord. Kan personalet finde begge bookinger, og kan gæsten ændre dem uden uklarhed om vilkår og betaling?

Sammenlign løsningerne på dette samlede forløb og på den administration, der følger med.

7. Betalinger skaber mere arbejde, ikke mindre

Bed økonomiafdelingen vise et eksempel på afstemningen. Hvor findes ordren, betalingsreferencen, gebyrerne og udbetalingen? Hvilke oplysninger mangler eller skal matches manuelt?

Har I flere juridiske enheder, så test fordeling, fakturaer og tilbagebetalinger. Tiquo kan fordele betalinger for konfigurerede forbundne konti med reference til ordren. Tiquo understøtter også forudbetalt saldo til tilladte køb. Begge dele kræver opsætning og løbende kontrol.

Brug afstemningseksemplet til at vurdere, om en ændring giver økonomiafdelingen et bedre underlag. Undgå at regne med, at et nyt system fjerner alle kontroller.

Hvad så nu

Prioriter de problemer, der påvirker driften mest. Bed den nuværende leverandør beskrive mulige forbedringer og deres pris. Sammenlign med alternativer på de samme opgaver, inklusive dataflytning, oplæring og support.

Tiquo samler kasse, bookinger, medlemskaber, kundedata, betalinger, indtjekning, arrangementer og rapporter. Hvis I overvejer platformen, så brug jeres eksempler til at kontrollere funktioner, adgang og sammenhæng mellem afdelinger.

Beslut, hvad der skal ændres, hvem der har ansvaret, og hvordan I vil måle resultatet. Et skift bør bygge på dokumenterede behov og et prøveforløb, som medarbejderne har deltaget i.