Vinyl Space Soho, kurumsal etkinlik rezervasyonlarında dönüşümü en üst düzeye çıkarmak için Tiquo’yu nasıl kullanıyor
Soho’nun kalbinde, markaların, ajansların ve şirketlerin rezerve ettiği iki salon ve 6.000 fit karelik alan. Web sitesinden gelen her talep artık ilk yanıtta fiyat teklifi verebilmek için gereken bilgilerle Tiquo’ya düşüyor.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho, Marshall Street’te yer alan bir etkinlik mekânı; Oxford Circus, Tottenham Court Road ve Piccadilly Circus’a beş dakikalık yürüme mesafesinde. Mekânda iki salon bulunuyor: 5.000 fit kareden biraz küçük, 260 misafire kadar ağırlayabilen beyaz bir alan olan Gallery ve 1.250 fit kareden biraz büyük, tuğla duvarlı Studio. İki salon birlikte 320 kişi alıyor.
Mekân sergilere, sunumlara, ticari fuarlara ve defilelere, basın günlerine ve lansman partilerine ev sahipliği yapıyor. Özel partiler kabul edilmediği için rezervasyonlar etkinlik planlayan markalardan, ajanslardan ve şirketlerden geliyor.
Kurumsal etkinlik planlayıcıları genellikle aynı anda birkaç mekânı kısa listeye alır. Müsaitlik bilgisi ve net bir fiyat teklifiyle ilk yanıt veren mekânın rezervasyonu kazanma şansı en yüksektir. Vinyl Space Soho bu ilk yanıtı hızlandırmak, her talebi onaylanmış bir etkinliğe kadar takip etmek ve sözleşmeden kapıdaki misafir girişine kadar etkinliğin kendisini de yürütmek için Tiquo’yu kullanıyor.
Zorluk: Boş E-postalarla Başlayan Talepler
Mekân sayfasındaki “Enquire” butonları eskiden mekân kiralama gelen kutusuna yeni bir e-posta açıyordu. Gelen bilgiler tamamen gönderenin ne yazmayı seçtiğine bağlıydı.
Gönderen etkinlik tarihini, misafir sayısını, şirket adını ve telefon numarasını eklemeyi akıl etmediyse ekip, müsaitliği kontrol etmeden ya da kiralama ücretini bildirmeden önce sorularla yanıt vermek zorunda kalıyordu. Her ek e-posta turu, planlayıcıya başka bir yeri rezerve etmek için daha fazla zaman tanıyordu.
Talepler ayrıca e-postada kalıyordu. Kaç talep geldiğini, her birini kimin takip ettiğini ve kaçının rezervasyona dönüştüğünü görmek zordu.
Çözüm: Doğrudan Tiquo’ya Bağlı Bir Talep Formu
İki “Enquire” butonu da artık doğrudan mekân sayfasında, The Vinyl Factory web sitesinin tasarımına uygun bir form açıyor. Form, Tiquo’nun web siteleri için sunduğu JavaScript SDK olan Tiquo DOM Package ile oluşturuldu; böylece planlayıcı sayfadan hiç ayrılmıyor.
Form ad, e-posta, telefon, şirket, etkinlik tarihi, misafir sayısı ve etkinliğin açıklamasını istiyor. Altta yer alan küçük bir bağlantı sayesinde e-postayı tercih eden herkes mekân kiralama ekibine yine doğrudan yazabiliyor.
Tiquo, web sitesinden gelen talepleri spam açısından tarıyor ve tekrarlanan gönderimleri sınırlıyor. Gizli bir alan da her alanı dolduran botları yakalıyor. Böylece ekibe yalnızca gerçek talepler ulaşıyor.
Her gönderim, Tiquo’da kaynağı web sitesi olarak işaretlenmiş bir talebe dönüşüyor. Tiquo müşterinin profilini e-posta adresinden buluyor ya da yeni bir profil oluşturuyor; böylece tekrar gelen bir marka veya ajans bir sonraki iletişiminde tanınıyor.
Teklif İçin Gereken Her Bilgi İlk Mesajda
Form, ekibin eskiden e-postayla sorduğu sorular etrafında tasarlandı. Etkinlik tarihi bugünden başlayan bir takvimden seçiliyor. Misafir sayısı alanı, mekânın 320 kişilik kapasitesinde duruyor.
Telefon alanında Tiquo’nun ülke seçicisi kullanılıyor; böylece uluslararası markalar ve ajanslar numaralarını alıştıkları biçimde girebiliyor. Tiquo numarayı doğruluyor ve ekibin geri araması için tam uluslararası biçimde kaydediyor.
Şirket, tarih ve misafir sayısı Tiquo’daki talebin en üstünde görünüyor; ardından planlayıcının etkinliği kendi sözleriyle anlattığı açıklama geliyor.
Mekân kiralama ekibi, bir soru listesiyle başlamak yerine ilk yanıtında müsaitlik ve ücret bilgisini verebiliyor.
Talepten Rezervasyona Tek Pipeline
Tiquo Enquiries üzerinde her talep net aşamalardan geçiyor: yeni, devam ediyor, müşteri bekleniyor ve son olarak kazanıldı ya da kaybedildi. Ekip üyeleri talepleri birbirine atayabiliyor, öncelik belirleyebiliyor ve kaynağa ya da tarihe göre filtreleyebiliyor. Kanban görünümü, her potansiyel müşterinin hangi aşamada olduğunu bir bakışta gösteriyor.
Talepler kazanıldı veya kaybedildi olarak kapatıldığı için Vinyl Space Soho kaç talebin rezervasyona dönüştüğünü ölçebiliyor ve görüşmelerin nerede tıkandığını görebiliyor.
Dönüşüm, ortak bir gelen kutusundan derlenen bir tahmin olmaktan çıkıp ekibin takip edip iyileştirebileceği bir sayıya dönüşüyor.
Her Etkinlik İçin Özelleştirilebilir Function Sheet’ler
Rezervasyon onaylandıktan sonra da ayrıntıların etkinliği kuran ve yürüten kişilere ulaşması gerekiyor.
Vinyl Space Soho bunun için Tiquo’nun özelleştirilebilir Function Sheet’lerini kullanıyor. Her talebin; müşteriyi ve şirketini, etkinlik ayrıntılarını, ilgili siparişleri ve bekleyen tüm dahili notları ya da görevleri gösteren sade, yazdırılabilir bir sayfası var. Personel bu sayfayı talepten açıyor; ardından doğrudan bağlantısını kopyalayabiliyor, indirebiliyor ya da mekân ekibi için yazdırabiliyor.
Herkes Tiquo’da tutulan aynı etkinlik bilgileriyle çalışıyor; böylece hiçbir bilginin e-posta yazışmalarından ayrı bir belgeye aktarılması gerekmiyor.
Sözleşmeden Girişe, Her Şey Tiquo’da
Her etkinliğin belgeleri Tiquo’da o etkinliğin talep kaydında tutuluyor. Ekip sözleşmeleri, anlaşmaları ve onay belgelerini şablonlardan oluşturuyor ve imzalaması için müşteriye güvenli bir bağlantıyla gönderiyor. Her belgenin eksiksiz bir denetim izi ve sürüm geçmişi bulunuyor.
Misafir listeleri de Tiquo’da yönetiliyor. Misafirler güvenli bir bağlantı içeren e-postayla davet ediliyor; ekip bir davetin ulaşmadığını görebiliyor ve daveti yeniden gönderebiliyor. Biletler de aynı yerden, misafirlerin telefonlarındaki dijital cüzdana ekleyebileceği QR kodlarıyla oluşturuluyor.
Etkinlik günü personel, Tiquo uygulamasıyla misafirlerin girişini yapıyor; kapıda biletleri tarıyor ve gelişleri anlık olarak takip ediyor.
Sözleşme, misafir listesi, biletler ve katılım kaydı e-postaya, ayrı imza araçlarına ve tablolara dağılmak yerine Tiquo’da, ilk talebin hemen yanında duruyor.
Talepleri Neyin Getirdiğini Görmek
The Vinyl Factory web sitesinde Tiquo’nun birinci taraf web sitesi analitiği çalışıyor. Bu analitik, sayfa görüntülemelerini, oturumları ve kampanya etiketlerini çerez kullanmadan kaydediyor.
Her mekân talebi ayrıca bir analitik olayı olarak kaydediliyor. Ekip hangi sayfaların, kampanyaların ve yönlendiren kaynakların insanları talep göndermeye yönelttiğini görebiliyor ve pazarlama çalışmalarını etkinlik planlayıcılarını getiren kanallara yoğunlaştırabiliyor.
Sonuç: Daha Hızlı Yanıtlar ve Ölçülebilir Bir Pipeline
Talepler artık eksiksiz, tek bir yerde ve bağlı bir müşteri profiliyle geliyor. Ekip ilk yanıtta teklif verebiliyor, her potansiyel müşteriyi bir karara varana kadar takip edebiliyor, onaylanan her etkinliği bir Function Sheet ile mekân ekibine devredebiliyor ve hangi pazarlama çalışmalarının rezervasyona dönüşen etkinlikleri getirdiğini görebiliyor. Sözleşmeler, imzalar, misafir listeleri, biletler ve girişler de aynı sistem üzerinden yürüyor.
Mekân sayfasının kendisi de Tiquo CMS üzerinden yönetiliyor; böylece ekip yeni sezonlar veya son etkinlikler için metinleri ve fotoğrafları bir geliştiriciyi beklemeden güncelleyebiliyor.
Bunun Etkinlik Mekânları İçin Önemi
Kurumsal rezervasyonları çoğu zaman doğru bilgiyle en hızlı yanıt veren mekân kazanır. Vinyl Space Soho, bir mekânın kendi web sitesinde eksiksiz talepler toplayabileceğini, bunları tek bir pipeline’da yönetebileceğini, her etkinliği ortak bir Function Sheet üzerinden yürütebileceğini ve dönüşümü ilk mesajdan onaylanmış etkinliğe kadar ölçebileceğini gösteriyor.
Başarı hikayenizi yazmaya hazır mısınız?
Tiquo’nun işletmenizin günlük işlerini nasıl destekleyebileceğini inceleyin.