Otel portföyünde eski bir PMS kullanmanın görünmeyen maliyeti

PMS lisans ücreti bütçede açıkça görünür. Sistemi kullanmak ve bağlı araçları yönetmek için harcanan zaman ise farklı ekiplerin iş yüküne dağılır.

Finansın kayıt eşleştirmesi, teknik ekibin bağlantıları kontrol etmesi ve yöneticilerin rapor hazırlaması toplam maliyetin bir parçasıdır. Bunları ölçmeden yalnızca abonelik fiyatlarını karşılaştırmak eksik bir tablo verir.

Birden fazla otelde aynı işler tekrarlanıyorsa maliyeti hem otel hem grup düzeyinde hesaplayın. Böylece ortak bir çözümün nerede fayda sağlayabileceğini görebilirsiniz.

Mutabakat vergisi

Ay sonunda konaklama geliri PMS’ten, restoran satışı POS’tan, spa ve etkinlik kayıtları başka araçlardan alınıyor olabilir. Finans ekibinin bu kayıtları nasıl birleştirdiğini ve şirketlere göre nasıl ayırdığını izleyin.

Bu işlere ayrılan süreyi tahmin etmek yerine birkaç kapanış döneminde ölçün. Otel sayısı kadar işlem hacmi, veri kalitesi ve mevcut bağlantılar da iş yükünü etkiler. Kontrollerin ve düzeltmelerin izlenebilir olmasına dikkat edin.

Raporun hazırlanma süresi de önemlidir. Grup raporu iki hafta sonra tamamlanıyorsa hangi kararların bu yüzden beklediğini belirleyin. Daha erken ulaşılabilen verilerin doğruluk ve kapsamını da kontrol edin.

Tiquo’da siparişler, ödemeler ve ilgili müşteri kayıtları arasında bağlantı kurulması eşleştirmeyi kolaylaştırabilir. Yapılandırılmış bağlantılı hesaplarda ödeme dağılımları siparişle ilişkili tutulur. İadeler, kesintiler ve banka hareketleri için finans kontrolleri yine gereklidir.

Entegrasyon bakım yükü

Önce PMS’e bağlı araçların listesini çıkarın. Kanal yöneticisi, POS, muhasebe, CRM, ödeme altyapısı ve misafir iletişimi gibi bağlantılar için ücretleri ve sorumluları kaydedin.

Her bağlantının hangi verileri aktardığını, ne sıklıkta çalıştığını ve hataları nasıl bildirdiğini öğrenin. Sağlayıcı güncellemelerinden sonra testleri kimin yaptığını ve sorunlarda hangi destek ekibine başvurulacağını belirleyin.

Aynı bağlantı farklı otellerde ayrı ayrı yönetiliyorsa bakım işini de buna göre hesaplayın. Yalnızca bağlantı sayısını risk ölçüsü olarak kullanmayın; merkezi yönetim ve izleme imkânlarını da değerlendirin.

Bazı işleri tek platformda toplamak bağlantı sayısını azaltabilir. Ancak yeni platformun da ödeme, muhasebe veya otel sistemleriyle bağlantılara ihtiyacı olabilir. Kalan bağlantıları ve platformun kendi bakım gereksinimlerini hesaba katın.

Müşteri zekâsı boşluğu

Örneğin Londra’daki otelinizde daha önce konaklayan bir misafir Edinburgh’daki otelinize gelebilir. Yetkili ekipler önceki ziyaretleri görebiliyorsa misafirin bilinen tercihlerini teyit ederek daha hazırlıklı karşılayabilir.

Bunun mümkün olup olmadığını mevcut kurulumda kontrol edin. Oteller aynı PMS’i kullansa bile ortak profil ayarları veya CRM bağlantısı gerekebilir. Kayıtların nasıl eşleştirildiğini öğrenin.

Ortak profilin faydası, personelin ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşabilmesidir. Tüm bilgileri herkese açmak yerine erişimi görevlerle sınırlandırın; yanlış veya eski bilgilerin düzeltilebilmesini sağlayın.

Birlikte yapılan rezervasyonlar ve şirket bağlantıları grup hizmetlerini planlamaya yardımcı olabilir. Bu ilişkilerin nasıl kaydedildiğini ve doğrulandığını inceleyin. Eksik kayıtlardan kesin sonuçlar çıkarmayın.

Tiquo müşteri analizlerinde tahmini yaşam boyu değer ve beklenen sonraki sipariş aralıkları sunar. Bunları geçmiş işlemlerle birlikte değerlendirin; gelecekteki harcamanın garantisi olarak kullanmayın.

Hiç yakalayamadığınız çapraz satış geliri

Spa, restoran ve etkinlik hizmetleri bulunan bir otelde misafire uygun ek seçenekler sunulabilir. Bu seçeneklerin rezervasyon ve konaklama sırasında nerede gösterildiğini inceleyin.

Resepsiyonun spa saatlerini veya restoran müsaitliğini görmek için başka bir ekibi araması gerekiyorsa bu adımı kaydedin. Ortak erişimin hem personele hem misafire ne kazandıracağını değerlendirin.

Otomatik öneriler kullanıyorsanız hangi verilere ve kurallara dayandığını öğrenin. Müsait olmayan veya misafirin tercihlerine uymayan tekliflerin nasıl engellendiğini kontrol edin.

Ek hizmet önerilerinin etkisini ölçmek için teklif görüntüleme, rezervasyon ve iptal sonuçlarını birlikte izleyin. Gelir artışını önceden varsaymak yerine kendi işletmenizdeki sonuçlarla değerlendirin.

Personel verimliliği sızıntısı

Personelin hangi işlemler için sabit bir terminale dönmesi gerektiğini belirleyin. Her görev için mobil kullanım gerekli olmayabilir; sahada yapılan işlere öncelik verin.

Ön büro müdürü lobide varışları, restoran yöneticisi tablette kapasiteyi, etkinlik koordinatörü telefonda bir talebi kontrol etmek isteyebilir. Bu görevleri kullanılan cihazlarda deneyin.

İşlem cihazda tamamlanamıyorsa personelin izlediği ek adımları ölçün. Sorunun ekran tasarımı, yetki, bağlantı veya işlev eksikliğiyle ilgili olup olmadığını ayırın.

Yeni platformda web ve mobil desteği ayrı ayrı doğrulayın. Gerekli işlevlerin yanında ödeme donanımı, yazıcı, çevrimdışı kullanım ve cihaz yönetimini de değerlendirin.

Katı iş akışlarının bedeli

Şehir oteli, tatil tesisi ve uzun konaklamaya yönelik bir işletme farklı süreçler kullanabilir. Grup genelinde hangi ayarların ortak olacağını ve hangilerinin otellere bırakılacağını belirleyin.

Giriş işlemi buna iyi bir örnektir. Otellerin farklı ihtiyaçları varsa bunları mevcut sistemde uygulayın; personelin ek işlem yapmak zorunda kaldığı noktaları kaydedin.

Yerel ayarlar değişse de grup raporlarının aynı tanımları kullanması gerekir. Örneğin gelir kategorilerinin ve doluluk hesaplarının oteller arasında karşılaştırılabilir olduğunu kontrol edin.

Toplamı çıkarmak

Toplam maliyete lisans, ek uygulama, bağlantı, destek ve eğitim ücretlerini ekleyin. Mutabakat, raporlama ve hata düzeltme için harcanan personel zamanını da ölçün. Olası gelir fırsatlarını gerçekleşmiş tasarruflarla karıştırmayın.

Mevcut kurulumu yeni bir platformla karşılaştırırken veri aktarımı, geçiş dönemi ve yeniden eğitim giderlerini unutmayın. Tasarrufun hangi varsayımlara bağlı olduğunu açıkça gösterin.

Tiquo müşteri kayıtları, rezervasyonlar, siparişler, ödemeler ve raporlamayı bir araya getirir. Kendi otel grubunuzda hangi tekrar işleri azaltabileceğini örnek işlemlerle test edin; PMS ve diğer bağlantıların kapsamını doğrulayın.

Kararı güncel maliyetleriniz, ölçülmüş iş yükünüz ve geçiş planınız üzerinden verin. Böylece değişikliğin nerede fayda sağlayacağını ve yatırımın ne zaman karşılanabileceğini daha açık görebilirsiniz.