PMS โรงแรมสมัยใหม่ควรทำอะไรได้จริงในปี 2026

การเลือก PMS หรือระบบบริหารโรงแรม ควรเริ่มจากขั้นตอนงานที่ทีมต้องใช้ ไม่ใช่อายุของซอฟต์แวร์หรือหน้าตาของระบบเพียงอย่างเดียว

โรงแรมที่มีร้านอาหาร สปา กิจกรรม หรือสมาชิก ต้องจัดการข้อมูลนอกเหนือจากห้องพักด้วย ตรวจสอบว่าระบบหลักรองรับงานใด และงานใดต้องเชื่อมกับเครื่องมืออื่น

ประเด็นต่อไปนี้ช่วยกำหนดขอบเขตการทดสอบ PMS ให้ตรงกับการดำเนินงานของโรงแรม

ควรเป็นระบบปฏิบัติการ ไม่ใช่โซลูชันจุดเดียว

ทำรายการระบบที่ใช้อยู่ เช่น PMS, POS, การจองสปา, CRM และการรับชำระเงิน พร้อมระบุว่าส่วนใดบันทึกข้อมูลลูกค้าและยอดขาย

จากนั้นติดตามรายการตัวอย่างข้ามระบบ เช่น แขกจองสปาและขอรวมค่าใช้จ่ายในบิลห้องพัก ตรวจสอบว่าทีมใดเห็นข้อมูล เมื่อใด และต้องกรอกซ้ำตรงไหน

ระบบควรช่วยให้ทีมติดตามการจอง การเข้าพัก และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ตามสิทธิ์ ทดสอบการส่งข้อมูลทั้งในแพลตฟอร์มและผ่านการเชื่อมต่อ แทนการสมมติว่าการเชื่อมต่อทุกแบบต้องรอข้ามคืน

ควรรู้ว่าแขกของคุณเป็นใครจริง ๆ

ตรวจสอบว่าโปรไฟล์ลูกค้าเก็บข้อมูลอะไรบ้าง และพนักงานค้นหาประวัติที่จำเป็นต่อการบริการได้สะดวกเพียงใด

หากต้องใช้ข้อมูลจากร้านอาหาร สปา กิจกรรม หรือสมาชิก ให้กำหนดว่ารายการใดควรเชื่อมกับโปรไฟล์ และใครมีสิทธิ์ดูข้อมูลนั้น

ตัวอย่างเช่น พนักงานต้อนรับอาจใช้ประวัติการเข้าพักหรือความต้องการที่ลูกค้าเคยแจ้งเพื่อเตรียมบริการ ข้อมูลควรเกี่ยวข้องกับงานและได้รับการดูแลตามนโยบายความเป็นส่วนตัว

หากใช้ข้อมูลความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า ให้ตรวจสอบว่าระบบอ้างอิงจากกิจกรรมใด เช่น การจองร่วมกัน และทีมจะใช้ข้อมูลนั้นอย่างเหมาะสมได้อย่างไร

Tiquo มีข้อมูลคาดการณ์ เช่น มูลค่าตลอดอายุลูกค้าและช่วงเวลาที่อาจกลับมาซื้อ ควรใช้ร่วมกับประวัติจริงและดุลยพินิจของทีม เพราะผลคาดการณ์อาจคลาดเคลื่อนได้

ควรจัดการบัญชีหลายนิติบุคคลอัตโนมัติ

บางโรงแรมแยกห้องพัก ร้านอาหาร และสปาไว้คนละนิติบุคคล การรับชำระหนึ่งรายการจึงอาจต้องแบ่งยอดให้หลายบัญชี พร้อมข้อมูลประกอบงานบัญชีและภาษี

ให้ทีมการเงินอธิบายขั้นตอนปัจจุบัน ตั้งแต่รับเงินจนถึงตรวจสอบยอดและบันทึกบัญชี แล้วใช้ขั้นตอนเดียวกันทดสอบระบบที่กำลังพิจารณา

หากต้องแบ่งยอดชำระหลายปลายทาง ให้ตรวจสอบบัญชีที่รองรับ วิธีตั้งค่า และข้อมูลอ้างอิงของแต่ละส่วน การแบ่งยอดไม่ได้แทนการออกเอกสารหรือการกระทบยอดทั้งหมด จึงต้องทดสอบกับขั้นตอนบัญชีขององค์กรด้วย

ควรให้แขกบริการตนเองได้

บริการผ่านมือถือช่วยให้แขกเลือกทำบางรายการได้ด้วยตนเอง ขณะเดียวกันควรมีช่องทางให้พนักงานช่วยเหลือเมื่อแขกต้องการ

กำหนดรายการที่ต้องการให้แขกทำเอง เช่น ส่งข้อมูลก่อนเข้าพัก ดูค่าใช้จ่าย ชำระเงิน หรือจองบริการเพิ่ม แล้วตรวจสอบวิธียืนยันตัวตนและอุปกรณ์ที่รองรับ

เครดิตสะสมใช้ได้กับสินค้า บริการ และการจองที่เข้าเงื่อนไข ตรวจสอบวิธีเติม ใช้ ปรับยอด และคืนเงิน รวมถึงข้อมูลที่ทีมใช้ติดตามแต่ละรายการ

บัตรสมาชิกใน Apple Wallet หรือ Google Wallet และกุญแจห้องพักดิจิทัลเป็นคนละการใช้งาน หากต้องการใช้มือถือเปิดห้อง ต้องตรวจสอบระบบล็อก อุปกรณ์ และการเชื่อมต่อที่รองรับโดยเฉพาะ

ควรใช้งานได้ทุกอุปกรณ์โดยไม่ลดทอน

ทดสอบระบบบนอุปกรณ์ที่แต่ละทีมจะใช้จริง ตรวจสอบฟีเจอร์ เบราว์เซอร์ และข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องก่อนซื้ออุปกรณ์เพิ่ม

พนักงานต้อนรับอาจใช้คอมพิวเตอร์เช็กอิน ผู้จัดการร้านอาหารใช้แท็บเล็ตดูโต๊ะ และแม่บ้านใช้โทรศัพท์อัปเดตสถานะห้อง แต่ละบทบาทควรเข้าถึงงานและข้อมูลที่จำเป็นได้

ไม่จำเป็นที่ทุกอุปกรณ์ต้องทำได้ทุกอย่าง แต่ฟีเจอร์ที่ทีมต้องใช้ควรทำงานได้ตามที่ทดสอบไว้ พร้อมสิทธิ์และการป้องกันข้อมูลที่เหมาะสม

ควรเชื่อมเส้นทางแขกทั้งหมด

แขกอาจรู้จักโรงแรมจากกิจกรรมหรือร้านอาหารก่อนจองห้องพัก หากข้อมูลเหล่านี้สำคัญต่อการบริการ ให้ตรวจสอบว่าจะเชื่อมกับประวัติลูกค้าได้อย่างไร

ใช้รายการตัวอย่างติดตามกิจกรรมตั้งแต่ก่อนจองจนถึงหลังเข้าพัก ตรวจสอบการจับคู่ลูกค้า ข้อมูลซ้ำ และสิทธิ์ของทีมที่ต้องใช้งาน

ข้อมูลร่วมกันอาจช่วยให้เสนอสิ่งที่เกี่ยวข้องกับความสนใจของแขก เช่น แพ็กเกจสปาสำหรับผู้ที่จองห้อง ควรตรวจสอบเงื่อนไข ความยินยอม และความเหมาะสมก่อนส่งข้อเสนอ

ควรปรับตามคุณ ไม่ใช่ให้คุณปรับตามมัน

โรงแรมบูติก 30 ห้องอาจมีขั้นตอนต่างจากโรงแรมประชุม 500 ห้อง หรือสถานที่ที่รวมโรงแรม ร้านอาหาร สปา และพื้นที่กิจกรรมไว้ด้วยกัน

ระบุขั้นตอนที่จำเป็น เช่น เงื่อนไขเช็กอิน โครงสร้างราคา และหมวดรายงาน แล้วตรวจสอบว่าส่วนใดตั้งค่าได้และส่วนใดต้องปรับวิธีทำงาน

ทดสอบแบบฟอร์ม เอกสาร สัญญา และลายเซ็นที่ใช้ในงานจริงด้วย หากมีงานแม่บ้านหรือกิจกรรม ให้ทีมที่รับผิดชอบร่วมตรวจสอบขั้นตอนก่อนเปิดใช้งาน

Tiquo อยู่ตรงไหน

Tiquo รวมงานโรงแรม POS การจอง สมาชิก CRM กิจกรรม การชำระเงิน และรายงานไว้ในแพลตฟอร์มสำหรับธุรกิจบริการ ควรทดสอบแต่ละส่วนตามขอบเขตที่จะใช้งาน

สำหรับธุรกิจหลายบริการหรือหลายสาขา ให้ประเมินว่างานใดทำร่วมกันใน Tiquo ได้ และงานใดยังต้องเชื่อมต่อกับระบบเดิม พร้อมรวมต้นทุนตั้งค่าและฝึกอบรม

Tiquo ใช้ข้อมูลลูกค้า การจอง คำสั่งซื้อ การชำระเงิน สมาชิก แบบฟอร์ม และรายงานร่วมกันตามการตั้งค่า งานเชื่อม PMS การรับส่งข้อมูลชำระเงิน แอปสำหรับลูกค้า และบริการติดตั้งขึ้นอยู่กับขอบเขตที่ตกลงกัน