7 สัญญาณที่บอกว่าร้านของคุณเริ่มเกินขีดความสามารถของระบบ POS ปัจจุบันแล้ว

POS ที่เลือกตอนเปิดร้านอาจทำงานได้ดีมาตลอด แต่เมื่อมีบริการและสาขาเพิ่มขึ้น ก็ควรกลับมาดูว่ายังตอบโจทย์อยู่หรือไม่

ช่วงแรก ร้านอาจต้องการเพียงรับออร์เดอร์ รับชำระเงิน และพิมพ์ใบเสร็จ ต่อมาอาจเพิ่มเดลิเวอรี่ สาขาที่สอง ห้องจัดเลี้ยง บัตรของขวัญ หรือกิจกรรม งานเหล่านี้ต้องใช้ข้อมูลและขั้นตอนมากกว่าการขายหน้าร้าน

ข้อจำกัดมักเห็นจากงานเล็ก ๆ ที่ต้องทำซ้ำ เช่น คัดลอกข้อมูลการจอง รวมยอดจากหลายหน้าจอ หรือโทรถามอีกสาขาเรื่องบัตรของขวัญ เมื่อรวมเวลาทั้งสัปดาห์ งานเหล่านี้อาจมากกว่าที่คิด

เจ็ดจุดต่อไปนี้ช่วยให้ประเมินได้ว่าควรปรับระบบเดิมหรือเริ่มมองหาทางเลือก

1. คุณจ่ายค่าอินทิเกรชันแพง แต่ใช้งานจริงแทบไม่ไหลลื่น

ลองไล่ดูว่าข้อมูลเดินทางอย่างไร จาก POS ไปยังระบบจอง จากระบบจองไป CRM และต่อไปยังอีเมลการตลาด แต่ละการเชื่อมต่ออาจมีค่าบริการและทีมดูแลต่างกัน

หากข้อมูลไม่ส่งต่อ ทีมรู้หรือไม่ว่าต้องตรวจตรงไหนและติดต่อใคร เก็บตัวอย่างออร์เดอร์ตกหล่น การจองซ้ำ หรือข้อมูลลูกค้าไม่อัปเดต พร้อมเวลาที่ใช้แก้ปัญหา

ถ้าปัญหาเกิดบ่อย ให้เปรียบเทียบการปรับการเชื่อมต่อเดิมกับการรวมงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ดูว่าวิธีใดลดงานซ้ำได้จริง และเมื่อระบบขัดข้องมีขั้นตอนรับมืออย่างไร

2. คุณมองไม่เห็นภาพลูกค้าแบบครบวงจร

สมมติว่าลูกค้าประจำมากินมื้อเย็นสัปดาห์ละสองครั้ง ใช้บัตรของขวัญที่อีกสาขาในวันหยุด และจองห้องจัดเลี้ยงวันเกิด หากแต่ละรายการอยู่คนละระบบ พนักงานอาจเห็นประวัติลูกค้าเพียงบางส่วน

ผลคือทีมอาจส่งข้อเสนอที่ไม่เกี่ยวข้องหรือพลาดข้อมูลสำคัญก่อนต้อนรับลูกค้า การรวมประวัติช่วยให้เห็นบริบทมากขึ้น โดยต้องกำหนดสิทธิ์เข้าถึงให้เหมาะกับหน้าที่ของพนักงาน

ลองค้นหาลูกค้าคนเดียวกันจากแต่ละสาขา ดูว่าข้อมูลซ้ำหรือขาดตรงไหน และมีวิธีรวมรายการโดยไม่ทำประวัติเดิมหายหรือไม่

3. รายงานหลายสาขาใช้วันแทนที่จะเป็นนาที

หากมีสองหรือสามสาขา รายงานรายสัปดาห์อาจต้องดึงข้อมูลจาก POS แต่ละแห่งมารวมในสเปรดชีต แล้วปรับหมวดภาษีและนิติบุคคลให้เทียบกันได้

ถ้าการรวมรายงานใช้เวลาหลายวัน ผู้จัดการก็ได้รับข้อมูลช้าลง ลองแยกเวลาที่ใช้ดึงข้อมูลออกจากเวลาตรวจสอบและวิเคราะห์ เพื่อดูว่าส่วนใดลดขั้นตอนได้

กำหนดว่ารายงานใดต้องดูระหว่างวัน และรายงานใดรอปิดยอดได้ จากนั้นตรวจว่าระบบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่ต้องการหรือไม่ พร้อมแสดงแหล่งที่มาให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

4. บัตรของขวัญและสะสมแต้มใช้ได้แค่สาขาเดียว

ลูกค้าอาจซื้อบัตรของขวัญจากสาขาหนึ่งแล้วนำไปใช้อีกสาขา หากใช้ไม่ได้โดยไม่มีการแจ้งเงื่อนไขไว้ชัด พนักงานต้องอธิบายและหาทางแก้ที่จุดชำระเงิน

สาเหตุอาจมาจากการตั้งค่าบัตร โปรแกรมสะสมคะแนน หรือโครงสร้างบัญชี ไม่ควรสรุปว่าเป็นข้อจำกัดของ POS ก่อนตรวจเงื่อนไขที่ใช้อยู่

หากต้องการให้ใช้สิทธิ์ข้ามสาขาหรือแบรนด์ ให้กำหนดว่าสาขาใดเข้าร่วม รับบัตรประเภทใด และจัดการยอดระหว่างบริษัทอย่างไร แล้วทดสอบทั้งการใช้สิทธิ์ การคืนเงิน และวันหมดอายุ

5. พนักงานใช้เวลาสู้ระบบมากกว่าใช้ระบบช่วยงาน

ลองสังเกตช่วงที่ร้านยุ่ง การส่งต่อออร์เดอร์ระหว่างพนักงานต้องเริ่มใหม่หรือไม่ การแยกบิลต้องแตะสี่ครั้งทั้งที่อาจลดเหลือครั้งเดียวได้หรือเปล่า ส่วนลดแบบใดควรอนุมัติล่วงหน้า และแบบใดยังต้องให้ผู้จัดการตรวจ

ขั้นตอนที่เพิ่มเพียงไม่กี่วินาทีอาจสะสมเป็นเวลามากตลอดกะ ขอให้พนักงานบันทึกจุดที่ติดขัด พร้อมแยกปัญหาซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ และการตั้งค่าสิทธิ์ออกจากกัน

นำงานเหล่านี้มาทดลองกับระบบ เช่น ส่งต่อออร์เดอร์ที่ยังเปิดอยู่ แบ่งบิลเท่ากัน แบ่งตามรายการรวมค่าบริการ หรือแบ่งตามเปอร์เซ็นต์ ตรวจว่าแต่ละบทบาททำอะไรได้และต้องขออนุมัติเมื่อใด บนอุปกรณ์ที่จะใช้จริง

6. คุณขายนอกเหนือร้านอาหารไม่ได้

หากต้องการขายตั๋วกิจกรรม รับมัดจำห้องจัดเลี้ยง เปิดสมาชิก หรือรับออร์เดอร์ล่วงหน้า ให้ดูว่าระบบเดิมรองรับงานเหล่านี้ได้แค่ไหน

บางงานอาจใช้ฟีเจอร์ที่มีอยู่ บางงานต้องเพิ่มเครื่องมือ ก่อนเพิ่มระบบใหม่ ให้ตรวจว่ารายการขาย ข้อมูลลูกค้า และการคืนเงินจะเชื่อมกับงานเดิมอย่างไร

ตัวอย่างเช่น ร้านอาจเสนอจองมื้อเย็นให้ผู้ซื้อตั๋วกิจกรรม หรือเสนอสมาชิกให้ลูกค้าที่มาสามครั้งต่อสัปดาห์ ข้อเสนอควรเกี่ยวข้องกับความสนใจ มีบริการว่างจริง และส่งตามความยินยอมของลูกค้า

หากการเพิ่มบริการทำให้ทีมต้องคัดลอกข้อมูลมากขึ้น ให้ประเมินทั้งขั้นตอนและระบบที่เกี่ยวข้อง ไม่จำกัดเฉพาะเครื่องรับออร์เดอร์

7. การชำระเงินกลับเพิ่มงาน ไม่ได้ลดงาน

ปลายเดือน ทีมการเงินอาจใช้เวลาหลายวันเทียบยอดรับชำระกับบัญชี สำหรับธุรกิจหลายนิติบุคคล ยังต้องตรวจการจัดสรรรายได้และรายการระหว่างบริษัท งานเหล่านี้ควรมีข้อมูลอ้างอิงที่ตามกลับได้

ตรวจว่าระบบเชื่อมยอดชำระ ใบแจ้งหนี้ และนิติบุคคลได้อย่างไร การแบ่งยอดอัตโนมัติอาจลดงานบางส่วน แต่ยังต้องกระทบยอดและตรวจข้อยกเว้น หากใช้เครดิตสะสมของสมาชิก ให้ทดสอบสิทธิ์ ยอดคงเหลือ และขั้นตอนคืนเงินด้วย

ถ้าทีมต้องสร้างข้อมูลชุดเดิมใหม่ทุกเดือน ลองหาว่าระบบส่งออกข้อมูลที่ต้องใช้ได้หรือไม่ หรือมีวิธีเชื่อมกับงานบัญชีที่ลดการคัดลอกได้

แล้วต่อไปล่ะ

เลือกปัญหาที่กระทบงานมากที่สุดแล้วคุยกับผู้ให้บริการเดิม ขอให้สาธิตวิธีแก้ด้วยข้อมูลตัวอย่าง พร้อมราคาและเวลาที่ต้องใช้ จากนั้นจึงเปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น

Tiquo รวม POS การจอง สมาชิก CRM การชำระเงิน การเช็กอิน กิจกรรม และรายงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว นำขั้นตอนที่ติดขัดมาทดลองเพื่อดูว่าส่วนใดลดงานได้และส่วนใดยังต้องปรับ

ก่อนตัดสินใจย้าย ให้รวมค่าเริ่มใช้งาน อุปกรณ์ การย้ายข้อมูล และเวลาฝึกทีมไว้ด้วย ระบบใหม่ควรแก้ปัญหาที่คุณพบจริง โดยทีมยังให้บริการลูกค้าได้ระหว่างเปลี่ยนผ่าน