Kako Vinyl Space Soho s Tiquom čim bolj poveča konverzijo rezervacij poslovnih dogodkov

Izziv: povpraševanja, ki so se začela s praznim e-poštnim sporočilom

Gumba „Enquire“ na strani prizorišča sta prej odprla novo e-poštno sporočilo za nabiralnik ekipe za najem prizorišča. Kaj je prispelo, je bilo v celoti odvisno od tega, kaj se je pošiljatelj odločil napisati.

Če pošiljatelj ni pomislil, da bi navedel datum dogodka, število gostov, ime podjetja in telefonsko številko, je morala ekipa najprej odgovoriti z vprašanji, šele nato je lahko preverila razpoložljivost ali pripravila ponudbo za najem. Vsak dodaten krog e-pošte je organizatorju dal več časa, da rezervira drugje.

Povpraševanja so poleg tega ostajala v e-pošti. Težko je bilo videti, koliko jih je prispelo, kdo se ukvarja s katerim in koliko se jih je spremenilo v rezervacije.

Rešitev: obrazec za povpraševanje, ki podatke pošilja neposredno v Tiquo

Oba gumba „Enquire“ zdaj odpreta obrazec kar na strani prizorišča, oblikovan v slogu spletne strani The Vinyl Factory. Izdelan je s Tiquo DOM Package, Tiquovim JavaScript SDK za spletne strani, zato organizatorju strani ni treba zapustiti.

Obrazec zahteva ime, e-poštni naslov, telefon, podjetje, datum dogodka, število gostov in opis dogodka. Majhna povezava na dnu še vedno omogoča vsakomur, ki ima raje e-pošto, da ekipi za najem prizorišča piše neposredno.

Tiquo spletna povpraševanja preveri glede neželene pošte in omejuje ponavljajoča se pošiljanja, skrito polje pa ujame robote, ki izpolnijo vsa polja. Do ekipe tako pridejo le resnične zahteve.

Vsi podatki za ponudbo že v prvem sporočilu

Obrazec je zasnovan okoli vprašanj, ki jih je ekipa prej postavljala po e-pošti. Datum dogodka se izbere v koledarju, ki se začne z današnjim dnem. Polje za število gostov se ustavi pri zmogljivosti prizorišča, ki znaša 320 gostov.

Polje za telefon uporablja Tiquov izbirnik države, zato lahko mednarodne znamke in agencije vpišejo številko v obliki, ki so je vajene. Tiquo jo preveri in shrani v popolni mednarodni obliki, da lahko ekipa takoj pokliče nazaj.

Podjetje, datum in število gostov so v Tiquu prikazani na vrhu povpraševanja, sledi pa organizatorjev lasten opis dogodka.

En pipeline od povpraševanja do rezervacije

V Tiquo Enquiries gre vsaka zahteva skozi jasne faze: novo, v obdelavi, čaka na stranko ter na koncu dobljeno ali izgubljeno. Člani ekipe si lahko povpraševanja med seboj dodeljujejo, nastavijo prioriteto in filtrirajo po viru ali datumu. Pogled Kanban na prvi pogled pokaže, kje je vsak potencialni posel.

Ker se povpraševanja zaključijo kot dobljena ali izgubljena, lahko Vinyl Space Soho meri, koliko povpraševanj se spremeni v rezervacije, in vidi, kje se pogovori ustavijo.

Prilagodljivi povzetki Function Sheet za vsak dogodek

Ko je rezervacija potrjena, morajo podrobnosti še priti do ljudi, ki dogodek pripravljajo in izvajajo.

Vinyl Space Soho za to uporablja Tiquove prilagodljive povzetke Function Sheet. Vsako povpraševanje ima pregleden list za tiskanje s podatki o stranki in njenem podjetju, podrobnostmi dogodka, povezanimi naročili ter vsemi odprtimi internimi opombami ali nalogami. Osebje ga odpre iz povpraševanja, nato pa kopira neposredno povezavo, ga prenese ali natisne za ekipo na prizorišču.

Od pogodbe do prijave gostov, vse v Tiquu

Vsi dokumenti dogodka so shranjeni pri njegovem povpraševanju v Tiquu. Ekipa iz predlog pripravi pogodbe, dogovore in potrditve ter jih stranki prek varne povezave pošlje v podpis. Vsak dokument ima celotno revizijsko sled in zgodovino različic.

Tudi sezname gostov vodijo v Tiquu. Gostje prejmejo vabilo po e-pošti prek varne povezave, ekipa pa vidi, če vabilo ne prispe, in ga lahko pošlje znova. Vstopnice se izdajo na istem mestu, s kodami QR, ki si jih gostje lahko dodajo v digitalno denarnico v telefonu.

Na dan dogodka osebje goste prijavi z aplikacijo Tiquo, ob vhodu skenira vstopnice in sproti spremlja prihode.

Kaj spodbuja povpraševanja

Spletna stran The Vinyl Factory uporablja Tiquovo lastno spletno analitiko (first-party). Ta brez piškotkov beleži oglede strani, seje in oznake kampanj.

Vsako povpraševanje za prizorišče se zabeleži tudi kot dogodek v analitiki. Ekipa vidi, katere strani, kampanje in napotitelji ljudi pripeljejo do povpraševanja, ter lahko trženje usmeri v kanale, ki prinašajo organizatorje dogodkov.

Rezultat: hitrejši odgovori in merljiv pipeline

Povpraševanja zdaj prispejo popolna, na eno mesto in s priloženim profilom stranke. Ekipa lahko ponudbo pripravi že v prvem odgovoru, vsako priložnost spremlja do odločitve, vsak potrjen dogodek preda ekipi na prizorišču s povzetkom Function Sheet in vidi, katero trženje prinaša dogodke, ki se dejansko rezervirajo. Pogodbe, podpisi, seznami gostov, vstopnice in prijava gostov potekajo v istem sistemu.

Tudi stran prizorišča se ureja v Tiquo CMS, zato lahko ekipa besedila in fotografije posodobi za nove sezone ali nedavne dogodke, ne da bi čakala na razvijalca.

Zakaj je to pomembno za prizorišča dogodkov

Poslovne rezervacije pogosto dobi prizorišče, ki najhitreje odgovori s pravimi podatki. Vinyl Space Soho kaže, kako lahko prizorišče na lastni spletni strani zbira popolna povpraševanja, jih vodi skozi en sam pipeline, vsak dogodek izvede na podlagi skupnega povzetka Function Sheet in meri konverzijo od prvega sporočila do potrjenega dogodka.