Как Vinyl Space Soho максимизирует конверсию бронирований корпоративных мероприятий с помощью Tiquo

Проблема: Заявки, которые начинались с пустого письма

Раньше кнопки «Enquire» на странице площадки открывали новое письмо на почтовый ящик отдела аренды. Содержание письма полностью зависело от того, что решал написать отправитель.

Если отправитель не догадывался указать дату мероприятия, число гостей, название компании и номер телефона, команде приходилось сначала отвечать вопросами и только потом проверять свободные даты или называть стоимость аренды. Каждый дополнительный круг переписки давал организатору больше времени, чтобы забронировать другую площадку.

Кроме того, заявки оставались в почте. Было сложно понять, сколько их пришло, кто занимается каждой из них и сколько из них превратилось в бронирования.

Решение: Форма заявки, которая передаёт данные прямо в Tiquo

Теперь обе кнопки «Enquire» открывают форму прямо на странице площадки, оформленную в стиле сайта The Vinyl Factory. Она создана с помощью Tiquo DOM Package, JavaScript SDK от Tiquo для сайтов, поэтому организатору не нужно покидать страницу.

В форме указываются имя, электронная почта, телефон, компания, дата мероприятия, число гостей и описание события. Небольшая ссылка внизу по-прежнему позволяет тем, кто предпочитает почту, написать напрямую в отдел аренды.

Tiquo проверяет заявки с сайта на спам и ограничивает повторную отправку, а скрытое поле отсеивает ботов, заполняющих форму целиком. До команды доходят только настоящие запросы.

Все данные для расчёта стоимости уже в первом сообщении

Форма построена вокруг вопросов, которые команда раньше задавала по почте. Дата мероприятия выбирается в календаре, который начинается с сегодняшнего дня. В поле количества гостей нельзя указать больше 320, то есть вместимости площадки.

Поле телефона использует выбор страны в Tiquo, поэтому международные бренды и агентства могут ввести номер в привычном для них формате. Tiquo проверяет номер и сохраняет его в полном международном формате, чтобы команда могла сразу перезвонить.

Компания, дата и число гостей отображаются в верхней части заявки в Tiquo, а под ними идёт описание мероприятия, составленное самим организатором.

Единая воронка от заявки до бронирования

В Tiquo Enquiries каждая заявка проходит понятные этапы: новая, в работе, ожидает ответа клиента и, наконец, выиграна или проиграна. Сотрудники могут назначать заявки друг другу, задавать приоритет и фильтровать по источнику или дате. В представлении Kanban сразу видно, на каком этапе находится каждый лид.

Поскольку заявки закрываются как выигранные или проигранные, Vinyl Space Soho может измерить, сколько заявок превращается в бронирования, и увидеть, на каком этапе переговоры останавливаются.

Настраиваемые Function Sheet для каждого мероприятия

После подтверждения бронирования детали всё равно нужно передать тем, кто готовит площадку и проводит мероприятие.

Для этого Vinyl Space Soho использует настраиваемые Function Sheet в Tiquo. У каждой заявки есть аккуратный лист, готовый к печати, где указаны клиент и его компания, детали мероприятия, связанные заказы и все незакрытые внутренние заметки или задачи. Сотрудники открывают его из заявки, а затем копируют прямую ссылку, скачивают или распечатывают для команды площадки.

От договора до регистрации гостей: Всё в Tiquo

Документы каждого мероприятия хранятся в его заявке в Tiquo. Команда создаёт договоры, соглашения и подтверждения по шаблонам и отправляет их клиенту на подпись по защищённой ссылке. У каждого документа сохраняются полный журнал аудита и история версий.

Списки гостей тоже ведутся в Tiquo. Гостей приглашают по электронной почте через защищённую ссылку, и команда видит, если приглашение не дошло, и может отправить его повторно. Билеты выпускаются там же, с QR-кодами, которые гости могут добавить в кошелёк на телефоне.

В день мероприятия сотрудники регистрируют гостей в приложении Tiquo: сканируют билеты на входе и в реальном времени следят за тем, кто уже пришёл.

Понимание того, что приносит заявки

На сайте The Vinyl Factory работает собственная веб-аналитика Tiquo на основе first-party данных. Она фиксирует просмотры страниц, сеансы и метки кампаний без использования cookie.

Каждая заявка на площадку также записывается как событие. Команда видит, какие страницы, кампании и источники переходов приводят людей к заявке, и может вкладывать маркетинговые усилия в каналы, откуда приходят организаторы мероприятий.

Результат: Более быстрые ответы и измеримая воронка

Теперь заявки приходят полными, в одно место и вместе с профилем клиента. Команда может назвать стоимость уже в первом ответе, вести каждый лид до решения, передавать каждое подтверждённое мероприятие команде площадки в виде Function Sheet и видеть, какой маркетинг приносит мероприятия, которые в итоге бронируют. Договоры, подписи, списки гостей, билеты и регистрация гостей проходят через одну и ту же систему.

Сама страница площадки управляется в Tiquo CMS, поэтому команда может обновлять тексты и фотографии к новому сезону или после недавних мероприятий, не дожидаясь разработчика.

Почему это важно для площадок мероприятий

Корпоративные бронирования часто достаются площадке, которая быстрее всех отвечает с нужной информацией. Vinyl Space Soho показывает, как площадка может собирать полные заявки на собственном сайте, управлять ими в единой воронке, проводить каждое мероприятие по общему Function Sheet и измерять конверсию от первого сообщения до подтверждённого мероприятия.