Hvordan Vinyl Space Soho bruker Tiquo til å maksimere konverteringen på bookinger av bedriftsarrangementer

Utfordringen: forespørsler som startet som tomme e-poster

«Enquire»-knappene på lokalets nettside åpnet tidligere en ny e-post til innboksen for utleie. Hva som kom inn, avhang helt av hva avsenderen valgte å skrive.

Hvis avsenderen ikke tenkte på å oppgi dato, antall gjester, firmanavn og telefonnummer, måtte teamet svare med spørsmål før de kunne sjekke ledighet eller gi pris på leie. Hver ekstra runde med e-poster ga arrangøren mer tid til å booke et annet sted.

Forespørslene lå dessuten i e-posten. Det var vanskelig å se hvor mange som hadde kommet inn, hvem som fulgte opp hver enkelt og hvor mange som ble til bookinger.

Løsningen: et forespørselsskjema som går rett inn i Tiquo

Begge «Enquire»-knappene åpner nå et skjema direkte på lokalets side, utformet i tråd med The Vinyl Factorys nettsted. Skjemaet er bygget med Tiquo DOM Package, Tiquos JavaScript SDK for nettsteder, så arrangøren aldri trenger å forlate siden.

Skjemaet spør etter navn, e-post, telefon, firma, dato for arrangementet, antall gjester og en beskrivelse av arrangementet. En liten lenke nederst gjør det fortsatt mulig for dem som foretrekker e-post, å skrive direkte til utleieteamet.

Tiquo filtrerer nettstedsforespørsler for søppelpost og begrenser gjentatte innsendinger, og et skjult felt fanger opp roboter som fyller ut alle feltene. Bare ekte forespørsler når frem til teamet.

Alt som trengs for å gi pris, allerede i første melding

Skjemaet er bygget rundt spørsmålene teamet tidligere stilte på e-post. Datoen velges i en kalender som starter på dagens dato. Feltet for antall gjester stopper ved lokalets kapasitet på 320.

Telefonfeltet bruker Tiquos landvelger, slik at internasjonale merkevarer og byråer kan skrive inn nummeret i sitt eget format. Tiquo kontrollerer nummeret og lagrer det i fullt internasjonalt format, klart for at teamet kan ringe tilbake.

Firma, dato og antall gjester vises øverst i forespørselen i Tiquo, etterfulgt av arrangørens egen beskrivelse av arrangementet.

Én pipeline fra forespørsel til booking

I Tiquo Enquiries går hver forespørsel gjennom tydelige trinn: ny, under arbeid, venter på kunden og til slutt vunnet eller tapt. Teammedlemmene kan tildele forespørsler til hverandre, sette prioritet og filtrere etter kilde eller dato. Kanban-visningen viser med et blikk hvor hvert lead står.

Fordi forespørslene lukkes som vunnet eller tapt, kan Vinyl Space Soho måle hvor mange forespørsler som blir til bookinger, og se hvor samtalene stopper opp.

Tilpassbare Function Sheets for hvert arrangement

Når en booking er bekreftet, må detaljene fortsatt nå frem til dem som rigger og gjennomfører arrangementet.

Vinyl Space Soho bruker Tiquos tilpassbare Function Sheets til dette. Hver forespørsel har et ryddig ark som kan skrives ut, med kunden og firmaet deres, detaljene om arrangementet, tilknyttede bestillinger og eventuelle åpne interne notater eller oppgaver. De ansatte åpner arket fra forespørselen og kan deretter kopiere en direkte lenke, laste det ned eller skrive det ut til teamet på lokalet.

Fra kontrakt til innsjekking, alt i Tiquo

Dokumentene for hvert arrangement ligger på forespørselen i Tiquo. Teamet lager kontrakter, avtaler og bekreftelser fra maler og sender dem til kunden via en sikker lenke for signering. Hvert dokument har fullstendig revisjonsspor og versjonshistorikk.

Gjestelister håndteres også i Tiquo. Gjestene inviteres på e-post via en sikker lenke, og teamet kan se om en invitasjon ikke kommer frem, og sende den på nytt. Billetter utstedes fra samme sted, med QR-koder som gjestene kan legge til i lommeboken på telefonen.

På selve dagen sjekker de ansatte inn gjestene med Tiquo-appen, skanner billetter ved døren og følger med på ankomstene etter hvert som de skjer.

Innsikt i hva som gir forespørsler

The Vinyl Factorys nettsted bruker Tiquos førstepartsanalyse for nettsteder. Den registrerer sidevisninger, økter og kampanjetagger uten informasjonskapsler.

Hver forespørsel om lokalet registreres også som en hendelse. Teamet kan se hvilke sider, kampanjer og henvisningskilder som får folk til å sende en forespørsel, og satse markedsføringen på kanalene som gir arrangører.

Resultatet: raskere svar og en målbar pipeline

Forespørslene kommer nå inn komplette, på ett sted og med en kundeprofil knyttet til seg. Teamet kan gi pris i første svar, følge hvert lead frem til en beslutning, overlevere hvert bekreftede arrangement til teamet på lokalet med en Function Sheet og se hvilken markedsføring som gir arrangementer som faktisk blir booket. Kontrakter, signaturer, gjestelister, billetter og innsjekking går gjennom det samme systemet.

Selve nettsiden for lokalet styres i Tiquo CMS, så teamet kan oppdatere tekst og bilder for nye sesonger eller nylige arrangementer uten å vente på en utvikler.

Hvorfor dette er viktig for arrangementslokaler

Bedriftsbookinger går ofte til lokalet som svarer raskest med riktig informasjon. Vinyl Space Soho viser hvordan et lokale kan samle inn komplette forespørsler på sitt eget nettsted, håndtere dem i én pipeline, gjennomføre hvert arrangement fra en felles Function Sheet og måle konverteringen fra første melding til bekreftet arrangement.