Hvordan 180 Studios omdefinerer medlemsopplevelsen med Tiquo

Utfordringen: 100+ leverandører, null samlet oversikt

De ulike virksomhetene på 180 Studios hadde forskjellige behov. Hotellet trengte et hotelladministrasjonssystem, restaurantene trengte kasse, treningssenteret trengte booking, og utstillingene trengte billettsalg. Medlemsklubben måtte også holde oversikt over medlemmer og rettigheter.

Med seksten innganger og mange avdelinger ble det mye arbeid med å koble systemene sammen og overføre opplysninger manuelt.

Personalet brukte tid på avstemming, mens markedsførings- og økonomiteamene manglet en felles oversikt. For gjestene betydde det blant annet at opplysninger ikke alltid fulgte med fra én del av eiendommen til en annen.

Løsningen: en fasedelt utrulling på tvers av alle vertikaler

Tiquo ble innført i seks faser. Arbeidet startet med kundedata, før kasse, innsjekking, bookinger, arrangementer og hotell ble samlet på plattformen.

Fase 1: Konsolidering av et tiår med fragmentert data

Tiquo importerte kunderegistre, ordrehistorikk og transaksjonsdata fra de tidligere systemene til en felles database.

Kildene brukte ulike formater og kundeidentifikatorer. Duplikater måtte samordnes og formatene tilpasses, slik at opplysninger om samme kunde kunne knyttes til én profil.

Fase 2: Samlet kassesystem på tvers av all F&B og detaljhandel

Tiquos kasse ble tatt i bruk i serveringsstedene og butikkene, blant annet Corner Cafe, 180 Corner, Cornershop, 180 Health Club, utstillingsbutikken og restaurantene.

Tidligere hadde disse stedene egne kassesystemer, produktkataloger, priser og rapporter. Personalet kunne ikke se hva kunden hadde kjøpt andre steder, og gavekort kunne bare brukes i deler av virksomheten.

Nå registreres kjøpene i samme system. Med riktige tilgangsrettigheter kan personalet se kundens historikk på tvers av avdelinger. Et medlem kan samle kaffe, lunsj og et kjøp fra gavebutikken på samme regning og betale samlet.

Fase 3: Intelligent innsjekking ved alle resepsjoner

Med seksten innganger trengte 180 Studios en felles måte å kontrollere adgang for medlemmer, leietakere, hotellgjester og dagsbesøkende.

Tiquos selvbetjente innsjekking ble innført i resepsjonsområdene. Systemet kontrollerer medlemskap, leieavtale, booking eller gjestepass. Personalet slipper dermed mye av arbeidet med å sjekke regneark og kontakte andre avdelinger.

Fase 4: Bestillinger for utstillinger, helseklubb og spa

Utstillingene, treningssenteret og spaanleggene tar imot både medlemmer og andre besøkende. Tidligere hadde de separate bookingsystemer med hver sine kunderegistre, kalendere og betalingsforløp.

Tiquo samlet bookinger av utstillingsbilletter, trening, spabehandlinger og gruppetimer. Gjestene kan bestille på nett, i appen eller på stedet, og kanalene bruker den samme oversikten over tilgjengelighet.

Fase 5: Privatutleie, eventhenvendelser og -håndtering

De tolv arrangementslokalene brukes til blant annet konferanser, private middager og produktlanseringer. Tidligere ble forespørsler, tilbud, avtaler og praktisk planlegging håndtert gjennom e-post, regneark og telefonsamtaler mellom avdelingene.

I Tiquo kan arrangementsteamet følge en forespørsel fra første kontakt til gjennomføring. Teamet sjekker tilgjengelighet, lager tilbud, krever inn forskudd, håndterer signerte avtaler og samarbeider med catering, teknisk personell og drift.

Fase 6: Hotellbestilling og eiendomsstyring

I den siste fasen tok hotellet i bruk Tiquo og erstattet det separate hotelladministrasjonssystemet.

Hotellgjestene får dermed en kundeprofil som også kan omfatte restaurantbesøk, medlemskap, utstillinger og arrangementer. Rom, restaurantregninger, spa og minibar kan håndteres i samme system og gjøres opp ved utsjekking.

Resultatet: én plattform, én opplevelse, null friksjon

180 Studios har erstattet over 100 leverandører med Tiquo og samlet opplysninger på tvers av virksomhetene og inngangene.

Medlemmer og gjester kan bruke den samme profilen flere steder og samle kjøp på én regning. Personalet kan følge historikken uten å be om de samme opplysningene på nytt.

Medarbeidere kan overta ordrer ved vaktskifte og se oppdateringer i samme system. De kan bruke støttede enheter der oppgavene skal utføres.

Økonomiteamet får et felles grunnlag for inntektsrapportering, markedsføringsteamet kan bruke kjøps- og besøkshistorikk i kampanjer, og ledelsen kan undersøke driften på tvers av avdelingene.

Hvorfor dette er viktig for eiendommer med blandet bruk overalt

Historien fra 180 Studios viser hva som må henge sammen når hotell, servering, trening og arrangementer deler kunder og lokaler. Felles kundeopplysninger var grunnlaget for resten av innføringen.

Den trinnvise overgangen ga hver del av virksomheten sitt eget oppsett, mens bookinger, kjøp og betalinger ble knyttet sammen. Det er en fremgangsmåte andre virksomheter med tilsvarende behov kan vurdere.