Driverhåndboken: bytte ut sprikende systemer i servering

Når en virksomhet legger til lokasjoner eller tjenester, kommer det gjerne flere verktøy til. Etter hvert kan det bli uklart hvilket system som har de riktige opplysningene.

Det merkes når personalet registrerer samme kunde flere ganger, må rette tall før en rapport kan brukes eller sjekker et regneark for å finne en avtale. Slike oppgaver er et godt utgangspunkt for en systemgjennomgang.

Før dere velger en ny plattform, finn ut hvor problemene oppstår. Noen kan løses med bedre rutiner eller koblinger, mens andre taler for å samle flere oppgaver.

Hvorfor integrasjoner slutter å holde

List opp kasse, booking, betaling, kunderegister, lojalitet, rapportering og dokumenter. For hver oppgave bør kartet vise hvor opplysningene først registreres og hvor de brukes videre.

Dokumenter også koblingene: hvilke felt som deles, hvor ofte de oppdateres og hvem som følger opp feil. Test hvordan en endring eller sletting i ett system påvirker de andre.

Mål arbeidet som faller mellom systemene. Det kan være avstemming, retting av duplikater eller kontroll av en booking mot betalingen.

Bruk faktiske eksempler til å avgjøre hvilke forbindelser som trenger forbedring.

Hva konsolidering faktisk betyr

En felles rapportoversikt kan være nyttig selv om dataene kommer fra flere systemer. Men den løser ikke nødvendigvis oppgavene med å registrere, rette og vedlikeholde opplysningene.

Hvis dere vil samle selve driften, må dere teste hvordan ordrer, betalinger, bookinger, medlemskap og kundeprofiler henger sammen i den nye plattformen.

Ta med juridiske enheter, lokale innstillinger og tilgangsrettigheter. Prøv også oppsett av en ny lokasjon: hva kan gjenbrukes, og hva må konfigureres og testes på nytt?

Be leverandøren vise arbeidsoppgavene med deres egne regler og eksempler. En generell beskrivelse av arkitekturen er ikke nok til å bekrefte at løsningen passer.

Hvor Tiquo passer inn

Tiquo samler ordrer, betalinger, bookinger, medlemskap, dokumenter, skjemaer, kundeprofiler og lokasjoner. Plattformen kan også kobles til eksterne verktøy der det trengs og støttes.

Felles poster kan redusere dobbeltregistrering og gjøre betalinger lettere å følge tilbake til ordren. Riktige data avhenger fortsatt av oppsett, import og kontroll. Nye lokasjoner trenger egne avklaringer av blant annet betaling, utstyr og tilgang.

Hva som endrer seg når fragmentering forsvinner

Velg noen konkrete mål før endringen starter. Bruk målinger fra dagens drift som sammenligningsgrunnlag.

Dere kan følge tiden det tar å lage en rapport, antallet manuelle overføringer eller hvor ofte medarbeidere må be om hjelp til en bestemt oppgave. Ta også med opplæring og støttebehov.

Kontroller resultatene etter oppstart, og gi teamet tid til å melde inn problemer. Juster oppsettet ut fra det som faktisk skjer i arbeidet.

Velg neste steg

Sammenlign forbedringer i dagens systemer med å samle flere oppgaver i en ny plattform. Ta med kostnad, risiko, datatilgang og kapasiteten til å gjennomføre endringen.

Be om en plan for import, testing og opplæring dersom dere velger å bytte. Avtal hvem som godkjenner hvert trinn og hva som skal skje ved feil.

Målet er at personalet skal bruke mindre tid på å flytte og kontrollere de samme opplysningene. Systemvalget bør bygge på hvor godt det løser nettopp dette i virksomheten deres.