Hoe Vinyl Space Soho de conversie van zakelijke evenementenboekingen maximaliseert met Tiquo
Twee ruimtes en 6.000 vierkante voet in het hart van Soho, geboekt door merken, bureaus en bedrijven. Elke aanvraag via de website komt nu in Tiquo binnen met alle gegevens die nodig zijn om al in het eerste antwoord een offerte te sturen.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho is een evenementenlocatie aan Marshall Street, op vijf minuten lopen van Oxford Circus, Tottenham Court Road en Piccadilly Circus. De locatie heeft twee ruimtes: de Gallery, een witte ruimte van net onder de 5.000 vierkante voet voor maximaal 260 gasten, en de Studio, een bakstenen ruimte van iets meer dan 1.250 vierkante voet. Samen bieden ze plaats aan 320 mensen.
Er vinden tentoonstellingen, presentaties, vakbeurzen en modeshows, persdagen en lanceringsfeesten plaats. Privéfeesten worden niet aangenomen, dus de boekingen komen van merken, bureaus en bedrijven die evenementen organiseren.
Organisatoren van zakelijke evenementen zetten vaak meerdere locaties tegelijk op hun shortlist. De locatie die als eerste reageert met beschikbaarheid en een duidelijke offerte, maakt de meeste kans op de boeking. Vinyl Space Soho gebruikt Tiquo om dat eerste antwoord sneller te geven, elke aanvraag te volgen tot een bevestigd evenement en het evenement zelf te draaien, van het contract tot de check-in bij de deur.
De uitdaging: aanvragen die begonnen als lege e-mails
De ‘Enquire’-knoppen op de locatiepagina openden vroeger een nieuwe e-mail aan de inbox voor zaalverhuur. Wat er binnenkwam, hing volledig af van wat de afzender wilde schrijven.
Als de afzender er niet aan dacht om de datum, het aantal gasten, de bedrijfsnaam en een telefoonnummer te vermelden, moest het team eerst met vragen reageren voordat het de beschikbaarheid kon controleren of een huurprijs kon noemen. Elke extra e-mailronde gaf de organisator meer tijd om ergens anders te boeken.
Bovendien stonden aanvragen alleen in de mailbox. Het was lastig te zien hoeveel er binnenkwamen, wie welke aanvraag opvolgde en hoeveel er tot een boeking leidden.
De oplossing: een aanvraagformulier dat rechtstreeks aan Tiquo is gekoppeld
Beide ‘Enquire’-knoppen openen nu een formulier op de locatiepagina zelf, ontworpen in de stijl van de website van The Vinyl Factory. Het is gebouwd met Tiquo DOM Package, de JavaScript SDK van Tiquo voor websites, zodat de organisator de pagina nooit hoeft te verlaten.
Het formulier vraagt naar naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, datum van het evenement, aantal gasten en een omschrijving van het evenement. Wie liever mailt, kan via een kleine link onderaan nog steeds rechtstreeks naar het zaalverhuurteam schrijven.
Tiquo controleert websiteaanvragen op spam en beperkt herhaalde inzendingen, en een verborgen veld vangt bots af die elk invoerveld invullen. Alleen echte aanvragen bereiken het team.
Elke inzending wordt een aanvraag in Tiquo, gemarkeerd als afkomstig van de website. Tiquo zoekt het klantprofiel op aan de hand van het e-mailadres of maakt een nieuw profiel aan, zodat een terugkerend merk of bureau de volgende keer dat het contact opneemt wordt herkend.
Alle gegevens voor een offerte, al bij het eerste bericht
Het formulier is opgebouwd rond de vragen die het team vroeger per e-mail stelde. De datum wordt gekozen in een kalender die bij vandaag begint. Het aantal gasten kan niet hoger worden ingevuld dan de capaciteit van de locatie: 320.
Het telefoonveld gebruikt de landkiezer van Tiquo, zodat internationale merken en bureaus hun nummer in hun eigen notatie kunnen invoeren. Tiquo controleert het nummer en slaat het op in de volledige internationale notatie, zodat het team meteen kan terugbellen.
Bedrijf, datum en aantal gasten staan bovenaan de aanvraag in Tiquo, gevolgd door de omschrijving van het evenement in de woorden van de organisator zelf.
Het zaalverhuurteam kan in het eerste antwoord direct beschikbaarheid en prijzen doorgeven, in plaats van te beginnen met een lijst vragen.
Eén pipeline van aanvraag tot boeking
In Tiquo Enquiries doorloopt elke aanvraag duidelijke fasen: nieuw, in behandeling, wachten op de klant en daarna gewonnen of verloren. Teamleden kunnen aanvragen aan elkaar toewijzen, een prioriteit instellen en filteren op bron of datum. De Kanban-weergave laat in één oogopslag zien waar elke lead staat.
Omdat aanvragen worden afgesloten als gewonnen of verloren, kan Vinyl Space Soho meten hoeveel aanvragen tot een boeking leiden en zien waar gesprekken vastlopen.
Conversie wordt een cijfer dat het team kan volgen en verbeteren, in plaats van een schatting die bij elkaar is gesprokkeld uit een gedeelde inbox.
Aanpasbare Function Sheets voor elk evenement
Zodra een boeking is bevestigd, moeten de details nog terechtkomen bij de mensen die het evenement opbouwen en begeleiden.
Vinyl Space Soho gebruikt daarvoor de aanpasbare Function Sheets van Tiquo. Elke aanvraag heeft een overzichtelijke, afdrukbare sheet met de klant en het bedrijf, de details van het evenement, gekoppelde bestellingen en eventuele openstaande interne notities of taken. Medewerkers openen de sheet vanuit de aanvraag en kopiëren daarna een directe link, downloaden hem of drukken hem af voor het locatieteam.
Iedereen werkt met dezelfde evenementgegevens in Tiquo, dus er hoeft niets uit e-mailwisselingen naar een apart document te worden overgezet.
Van contract tot check-in, alles in Tiquo
De documenten van elk evenement staan bij de bijbehorende aanvraag in Tiquo. Het team maakt contracten, overeenkomsten en bevestigingen op basis van sjablonen en stuurt ze via een beveiligde link naar de klant om te ondertekenen. Elk document heeft een volledige audittrail en versiegeschiedenis.
Ook gastenlijsten worden in Tiquo beheerd. Gasten worden per e-mail uitgenodigd via een beveiligde link, en het team ziet het als een uitnodiging niet aankomt en kan die opnieuw versturen. Tickets worden vanaf dezelfde plek uitgegeven, met QR-codes die gasten aan de wallet op hun telefoon kunnen toevoegen.
Op de dag zelf checken medewerkers gasten in met de Tiquo-app, waarbij ze tickets bij de deur scannen en de aankomsten live volgen.
Het contract, de gastenlijst, de tickets en de aanwezigheidsregistratie staan allemaal in Tiquo naast de oorspronkelijke aanvraag, in plaats van verspreid over e-mail, aparte ondertekeningstools en spreadsheets.
Inzicht in wat tot aanvragen leidt
De website van The Vinyl Factory gebruikt de first-party websiteanalyse van Tiquo. Die registreert paginaweergaven, sessies en campagnetags zonder cookies.
Elke aanvraag voor de locatie wordt ook als event vastgelegd. Het team ziet welke pagina’s, campagnes en verwijzende sites mensen tot een aanvraag brengen, en kan marketinginspanningen richten op de kanalen die evenementenorganisatoren opleveren.
Het resultaat: snellere antwoorden en een meetbare pipeline
Aanvragen komen nu volledig binnen, op één plek en met een gekoppeld klantprofiel. Het team kan al bij het eerste antwoord een offerte geven, elke lead volgen tot er een beslissing valt, elk bevestigd evenement met een Function Sheet aan het locatieteam overdragen en zien welke marketing de evenementen oplevert die daadwerkelijk worden geboekt. Contracten, handtekeningen, gastenlijsten, tickets en check-in lopen allemaal via hetzelfde systeem.
De locatiepagina zelf wordt beheerd in Tiquo CMS, zodat het team teksten en foto’s kan bijwerken voor nieuwe seizoenen of recente evenementen zonder op een developer te wachten.
Waarom dit belangrijk is voor evenementenlocaties
Zakelijke boekingen gaan vaak naar de locatie die het snelst met de juiste informatie reageert. Vinyl Space Soho laat zien hoe een locatie via de eigen website volledige aanvragen kan ontvangen, die in één pipeline kan beheren, elk evenement vanuit een gedeelde Function Sheet kan draaien en de conversie kan meten van het eerste bericht tot een bevestigd evenement.
Klaar om je succesverhaal te schrijven?
Bespreek je werkprocessen en bekijk de bijbehorende functies in een demo.