Hoe 180 Studios de ledenbeleving herdefiniëert met Tiquo
Een miljoen vierkante voet. Zestien ingangen. Veertien restaurants. Meer dan honderd gefragmenteerde technologieleveranciers. Eén platform om ze allemaal te vervangen.
Previous tech stack
- Lightspeed
- Sevenrooms
- Mews
- Nexudus
- Memberstack
- Pipedrive
- Webflow
- The Dots
- Alliants
- Unifocus
- Flyr
- Amadeus
- SiteMinder
- Grateful
- Pay Captain
- Rota Ready
- Zettle
- Resy
- Formitable
- Ticket Tailor
- Acuity
- Mixpanel
- Pirsch
- Shopify
- Gift Up
- Klaviyo
- Mailchimp
- Sendgrid
- Intercom
- Event Temple
- DocuSign
- Plus dozens of internal systems across different brands and legal entities
180 Studios beslaat een miljoen vierkante voet in het centrum van Londen. Het gebouw omvat een hotel, drie gezondheids- en wellnessfaciliteiten, een dozijn evenementenruimtes, kantoren, coworkingplekken, ledenlounges, tentoonstellingszalen en winkels.
Een bezoeker kan er overnachten, koffie drinken, een tentoonstelling bezoeken, sporten en dineren in een van de veertien restaurants. Voor de medewerkers betekende dat werken met meer dan 100 technologieleveranciers voor onder meer kassa, boekingen, lidmaatschappen, toegang, hotelbeheer, evenementen, CRM en betalingen.
De systemen hielden afzonderlijke gegevens bij. Medewerkers moesten op meerdere plekken zoeken om een klant te herkennen, leden identificeerden zich opnieuw bij verschillende diensten en omzetgegevens stonden verspreid over dashboards.
180 Studios koos Tiquo om die gegevens en werkprocessen samen te brengen. De overstap werd verdeeld in zes fasen.
De uitdaging: 100+ leveranciers, nul uniform overzicht
Een locatie met een hotel, restaurants, wellness, winkels en werkplekken gebruikt vaak specialistische systemen per onderdeel. Bij 180 Studios waren dat onder meer een PMS, kassasystemen, boekingssoftware, ticketverkoop en CRM.
Met zestien ingangen en tientallen deelgebieden moesten teams gegevens tussen die systemen afstemmen. De receptie zocht toegangsrechten op, de administratie verzamelde omzetgegevens en marketing bracht klantgegevens samen.
Deze verdeling maakte het lastig om activiteiten over het hele gebouw te volgen. Het team wilde dat een bezoek aan de spa en een aankoop in het restaurant bij hetzelfde klantprofiel terechtkwamen.
De oplossing: een gefaseerde uitrol over alle verticalen
Tiquo en 180 Studios verdeelden de implementatie in zes fasen. Eerst werden de klantgegevens samengebracht. Daarna volgden de kassa, check-ins, boekingen, evenementen en het hotel.
Fase 1: Een decennium aan gefragmenteerde data consolideren
Tiquo bracht bestaande klantgegevens, bestelgeschiedenis en transacties uit de eerdere systemen samen in één database.
De bronnen gebruikten verschillende velden, formaten en klantidentificaties. Tijdens de migratie werden dubbele registraties afgestemd en gegevens gestandaardiseerd om activiteiten aan hetzelfde klantprofiel te koppelen.
Marketing, administratie en operationele teams kunnen gegevens per merk en deelgebied bekijken in hetzelfde dashboard. Voorspellende analyses geven schattingen van klantwaarde en toekomstig gedrag; die worden beoordeeld naast de geregistreerde geschiedenis.
Fase 2: Uniform kassasysteem voor alle F&B en retail
Tiquo werd ingevoerd bij Corner Cafe, 180 Corner, Cornershop, 180 Health Club, de tentoonstellingswinkel en de restaurantkassa’s.
Daarvoor hadden de verkooppunten eigen kassasystemen, productcatalogi en rapportages. Medewerkers konden niet op dezelfde plek zien wat een klant elders had besteld. Ook de acceptatie van cadeaukaarten verschilde per onderdeel.
Bestellingen worden nu in hetzelfde systeem geregistreerd. Met een open rekening voor meerdere verkooppunten kan een lid koffie, lunch en een aankoop in de cadeauwinkel op dezelfde rekening zetten en samen afrekenen.
Voor de ingerichte gekoppelde accounts verdeelt Tiquo de betaling over de betrokken juridische entiteiten en maakt het de bijbehorende facturen. De administratie kan deze transacties gebruiken bij de controle van de afrekening. 180 Studios bepaalt bij welke deelgebieden cadeaukaarten worden geaccepteerd.
Fase 3: Intelligente check-in bij alle recepties
Met zestien ingangen moest 180 Studios op meerdere plekken kunnen controleren wie toegang had: een lid, huurder, hotelgast of dagbezoeker.
Bij de recepties werd zelf inchecken ingevoerd. Tiquo controleert de geregistreerde status, zoals een actief lidmaatschap, geldig huurcontract, bevestigde boeking of gastenpas. Medewerkers hoeven daarvoor minder afzonderlijke overzichten te raadplegen.
Leden en huurders kunnen zich zonder wachtwoord aanmelden. Digitale ledenpassen in Apple Wallet en Google Wallet zijn gekoppeld aan het profiel. De receptie kan de geregistreerde toegangsrechten en eerdere activiteiten bekijken.
Fase 4: Boekingen voor tentoonstellingen, healthclub en spa
De tentoonstellingen, healthclub en spa hadden eigen boekingssystemen, klantbestanden, agenda’s en betaalprocessen.
Deze boekingen werden samengebracht in Tiquo. Gasten kunnen tentoonstellingstickets, sportsessies, behandelingen en wellnesslessen boeken via de website, app of medewerkers op locatie. Boekingen werken de beschikbaarheid in hetzelfde systeem bij.
De boeking wordt gekoppeld aan het klantprofiel dat bij aankomst wordt gebruikt. Teams beheren ruimtes en beschikbaarheid in het platform. Leden kunnen betalen vanuit hun prepaidtegoed en het resterende saldo bekijken.
Fase 5: Privéverhuur-evenementenanvragen en -beheer
De twaalf evenementenruimtes worden gebruikt voor conferenties, privédiners en productlanceringen. Aanvragen, voorstellen, contracten en logistiek werden eerder gevolgd via e-mails, spreadsheets en gesprekken tussen afdelingen.
Tiquo bracht deze stappen in één aanvraagproces samen. Het evenemententeam kan beschikbaarheid bekijken, voorstellen maken, aanbetalingen innen en contracten laten ondertekenen. Catering, AV en facilitaire teams kunnen vanuit dezelfde registratie samenwerken.
Klanten bekijken voorstellen, ondertekenen overeenkomsten en betalen aanbetalingen digitaal. 180 Studios kan de aanvraagstappen aanpassen aan de werkwijze van het evenemententeam.
Fase 6: Hotelboekingen en vastgoedbeheer
In de laatste fase ging het hotel over op Tiquo en werd het afzonderlijke PMS vervangen.
Hotelverblijven worden gekoppeld aan dezelfde profielen als lidmaatschappen, restaurantbezoeken, tentoonstellingen en evenementen. Het team kan eerdere activiteiten terugvinden en kamer-, restaurant-, spa- en minibarbedragen samen beheren.
Een gast kan een spabehandeling, drie restaurantmaaltijden en een tentoonstellingsticket op de kamerrekening laten zetten. Bij de eindbetaling verdeelt Tiquo de bedragen volgens de ingestelde accounts en entiteiten. Het hotelteam kan eerdere bezoeken en bestellingen raadplegen bij de dienstverlening.
Het resultaat: één platform, één beleving, nul wrijving
180 Studios verving meer dan 100 eerdere leveranciers door Tiquo. Boekingen, toegang, bestellingen en betalingen worden nu in dezelfde omgeving beheerd.
Leden en bezoekers gebruiken hetzelfde profiel bij verschillende diensten. Hun geregistreerde voorkeuren en activiteiten zijn beschikbaar voor bevoegde medewerkers, en aankopen kunnen via een gedeelde rekening worden afgerekend.
Medewerkers kunnen bestellingen overdragen en wijzigingen volgen vanuit de apparaten die voor hun werk zijn ingericht. De administratie bekijkt transacties per entiteit; marketing kan segmenten maken op basis van geregistreerde klantactiviteit.
Het management kan de resultaten van merken en deelgebieden samen bekijken en teruggaan naar de gegevens achter een cijfer.
Waarom dit belangrijk is voor gemengd gebruik vastgoed overal
De uitrol bij 180 Studios begon bij gedeelde klantgegevens en breidde daarna uit naar afzonderlijke diensten. Daardoor kon elke fase gebruikmaken van de inrichting die al was aangelegd.
Voor andere locaties is het nuttig om eerst te bepalen welke gegevens teams moeten delen en welke werkprocessen het meeste afstemming vragen. Die keuzes bepalen de omvang en volgorde van een overstap.
Klaar om je succesverhaal te schrijven?
Bespreek je werkprocessen en bekijk de bijbehorende functies in een demo.