De verborgen kosten van een legacy-PMS over een hotelportfolio

De licentiekosten van je PMS staan op de factuur. Het werk dat eromheen nodig is, staat vaak verspreid over afdelingen en budgetten.

Denk aan het vergelijken van omzetgegevens, onderhoud aan koppelingen en het overnemen van gastgegevens. Ook vertraging in rapportages kan gevolgen hebben voor beslissingen. Meet eerst waar je team tijd aan besteedt.

Bij meerdere hotels helpt een gezamenlijk overzicht om terugkerende taken te herkennen. Maak daarbij onderscheid tussen kosten die per locatie ontstaan en kosten die de groep deelt.

De reconciliatiebelasting

Als kameromzet, horeca, wellness en evenementen in verschillende systemen staan, moet finance die gegevens samenbrengen. Breng de exports, correcties en controles van de maandafsluiting in kaart.

Stel dat dit per hotel een dag of twee kost. Over tien of twintig hotels kan het om veel werk gaan. Gebruik werkelijke uren voor je berekening en controleer welke taken ook na een overstap nodig blijven.

Kijk naast de uren ook naar de doorlooptijd. Als een gezamenlijk overzicht pas na twee weken beschikbaar is, bepaal dan welke beslissingen daardoor worden uitgesteld en welke informatie eerder nodig is.

In Tiquo blijven betalingen aan bestellingen gekoppeld. Voor daarvoor ingestelde gekoppelde accounts blijven ook toewijzingen aan betaalbestemmingen zichtbaar. Dat kan het vergelijken tussen systemen beperken en ondersteunt de controles van finance.

Het onderhoud aan integraties

Maak een inventaris van de gekoppelde systemen, zoals kanaalbeheer, kassa, CRM, betaalverwerking en boekhouding. Noteer per koppeling wie verantwoordelijk is en welke gegevens worden gedeeld.

Bekijk storingen uit het afgelopen jaar. Hoeveel tijd kostte het om ze op te merken, op te lossen en ontbrekende gegevens te herstellen? Neem ook gepland onderhoud en wijzigingen mee.

Tien koppelingen bij twintig hotels kunnen tweehonderd lokale configuraties opleveren. Dat zijn niet noodzakelijk tweehonderd onafhankelijke koppelingen: sommige worden centraal gedeeld. Tel het werk op het niveau waarop het werkelijk wordt uitgevoerd.

Een platform dat meerdere taken samenbrengt, kan het aantal overdrachten beperken. Ook zo’n platform vraagt inrichting en beheer en kan externe koppelingen nodig hebben. Vergelijk de volledige oplossing.

De gap in klantinzicht

Stel dat iemand drie keer in je hotel in Londen verblijft en daar de spa en het restaurant bezoekt. Zes maanden later boekt die gast in Edinburgh. Kan het team daar de relevante geschiedenis en voorkeuren zien?

Dat hangt af van hoe profielen tussen locaties worden gedeeld. Test of dezelfde persoon wordt herkend en hoe dubbele registraties worden samengevoegd.

Gedeelde gegevens kunnen helpen om terugkerende gasten passend te ontvangen. Bepaal welke informatie nodig is, welke medewerkers toegang krijgen en hoe de gegevens worden bijgehouden.

De Social Graph van Tiquo maakt relaties tussen klanten zichtbaar, bijvoorbeeld binnen groepen en bedrijfsaccounts. Dat kan helpen om boekingen en activiteit in hun context te bekijken.

Tiquo biedt daarnaast schattingen van klantwaarde en het moment van een volgende bestelling. Gebruik die naast historische gegevens en behandel ze als onzekere voorspellingen.

De cross-sell-omzet die je nooit pakt

Een hotel met een spa, restaurant en evenementen heeft meerdere diensten die voor een gast relevant kunnen zijn. Controleer waar die diensten tijdens het boeken en verblijf worden aangeboden.

Als dat alleen van een gesprek met een medewerker afhangt, kan het aanbod wisselen per dienst. Bekijk waar een duidelijke suggestie in het boekingsproces of gastportaal nuttig is.

Een passend aanbod kan bijvoorbeeld een behandeling bij een verblijf zijn. Controleer beschikbaarheid en gastvoorkeuren en maak het eenvoudig om een aanbod over te slaan.

Meet of zulke suggesties daadwerkelijk tot extra boekingen leiden. Bereken de opbrengst na kosten en voorkom dat verwachte omzet als bewezen besparing in de softwarevergelijking belandt.

De productiviteitslek bij personeel

Bekijk waar medewerkers hun taken uitvoeren en welke apparaten ze daarbij nodig hebben.

Een receptiemanager kan aankomsten in de lobby bekijken, een restaurantmanager gebruikt een tablet en het evenemententeam opent een aanvraag op een telefoon. Test of die taken in jouw inrichting goed werken.

Noteer waar medewerkers naar een vaste werkplek moeten teruglopen of gegevens opnieuw moeten invoeren. Meet de tijd bij terugkerende taken om de omvang te bepalen.

Tiquo is beschikbaar op web, iPhone, iPad, Android en ondersteunde kassahardware. Test per rol de benodigde functies voordat je apparaten of werkwijzen verandert.

De prijs van starre workflows

Een stadshotel, resort en hotel voor lange verblijven kunnen verschillende processen hebben. Bepaal welke instellingen de groep deelt en waar lokale aanpassingen nodig zijn.

Dat geldt ook voor de gastervaring. Een incheckproces dat op één locatie goed werkt, hoeft niet zonder aanpassing elders te passen.

Test lokale varianten en controleer of de gezamenlijke rapportages dezelfde definities blijven gebruiken. Zo kun je resultaten vergelijken zonder ieder hotel identiek te laten werken.

Alles bij elkaar

Tel licenties, koppelingen, ondersteuning en aantoonbare beheeruren bij elkaar op. Houd mogelijke omzetverbeteringen apart, tenzij je die met gegevens kunt onderbouwen.

Vergelijk de uitkomst per hotel en voor de groep. Neem bij een overstap ook migratie, training, tijdelijke dubbele abonnementen en resterende controles mee.

Tiquo brengt onder meer kamerbeheer, kassa, boekingen, CRM, evenementen en betalingen samen. Onderzoek welke bestaande taken en systemen daarmee kunnen vervallen en welke behouden blijven.

Met die gegevens kun je beoordelen of aanpassen of overstappen voor jouw hotelgroep zinvol is.