Miten Vinyl Space Soho käyttää Tiquoa yritystapahtumien varauskonversion maksimointiin
Kaksi tilaa ja 6 000 neliöjalkaa Sohon sydämessä, ja niitä varaavat brändit, agentuurit ja yritykset. Jokainen verkkosivuston kautta tullut yhteydenotto päätyy nyt Tiquoon tiedoilla, joiden avulla tarjouksen voi antaa jo ensimmäisessä vastauksessa.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho on tapahtumapaikka Marshall Streetillä, viiden minuutin kävelymatkan päässä Oxford Circusilta, Tottenham Court Roadilta ja Piccadilly Circusilta. Siellä on kaksi tilaa: Gallery, valkoinen vajaan 5 000 neliöjalan tila enintään 260 vieraalle, ja Studio, tiiliseinäinen hieman yli 1 250 neliöjalan tila. Yhteensä tiloihin mahtuu 320 henkeä.
Tiloissa järjestetään näyttelyitä, esittelyjä, messuja ja muotinäytöksiä, mediapäiviä ja lanseeraustilaisuuksia. Yksityisjuhlia ei oteta vastaan, joten varaukset tulevat tapahtumia suunnittelevilta brändeiltä, agentuureilta ja yrityksiltä.
Yritystapahtumien suunnittelijat kartoittavat usein useita tapahtumapaikkoja samaan aikaan. Parhaat mahdollisuudet saada varaus on paikalla, joka vastaa ensimmäisenä, kertoo vapaat ajat ja antaa selkeän tarjouksen. Vinyl Space Soho käyttää Tiquoa nopeuttamaan tätä ensimmäistä vastausta, seuraamaan jokaista yhteydenottoa vahvistettuun tapahtumaan asti ja hoitamaan itse tapahtuman sopimuksesta aina sisäänkirjautumiseen ovella.
Haaste: yhteydenotot alkoivat tyhjinä sähköposteina
Tapahtumapaikan sivun ”Enquire”-painikkeet avasivat aiemmin uuden sähköpostiviestin tilavuokrauksen postilaatikkoon. Se, mitä saapui, riippui täysin siitä, mitä lähettäjä päätti kirjoittaa.
Jos lähettäjä ei itse muistanut kertoa tapahtuman päivämäärää, vierasmäärää, yrityksen nimeä ja puhelinnumeroa, tiimin piti ensin vastata kysymyksillä ennen kuin se pystyi tarkistamaan vapaat ajat tai kertomaan vuokrahinnat. Jokainen ylimääräinen sähköpostikierros antoi suunnittelijalle lisää aikaa varata tila muualta.
Yhteydenotot olivat myös pelkästään sähköpostissa. Oli vaikea nähdä, montako niitä oli tullut, kuka hoiti kunkin ja kuinka moni johti varaukseen.
Ratkaisu: yhteydenottolomake, joka vie tiedot suoraan Tiquoon
Molemmat ”Enquire”-painikkeet avaavat nyt lomakkeen suoraan tapahtumapaikan sivulla, ja lomake on suunniteltu sopimaan The Vinyl Factoryn verkkosivuston ilmeeseen. Se on toteutettu Tiquo DOM Package -kirjastolla, joka on Tiquon JavaScript SDK verkkosivustoille, joten suunnittelija ei poistu sivulta lainkaan.
Lomakkeella kysytään nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, yritystä, tapahtuman päivämäärää, vierasmäärää ja tapahtuman kuvausta. Sivun alareunan pieni linkki antaa edelleen sähköpostia suosiville mahdollisuuden kirjoittaa suoraan tilavuokraustiimille.
Tiquo seuloo verkkosivuston yhteydenotoista roskapostin ja rajoittaa toistuvia lähetyksiä, ja piilotettu kenttä paljastaa botit, jotka täyttävät jokaisen kentän. Tiimille päätyvät vain aidot pyynnöt.
Jokaisesta lähetyksestä tulee Tiquossa yhteydenotto, joka on merkitty verkkosivustolta tulleeksi. Tiquo löytää asiakkaan profiilin sähköpostiosoitteen perusteella tai luo uuden, joten palaava brändi tai agentuuri tunnistetaan, kun se ottaa seuraavan kerran yhteyttä.
Kaikki tarjoukseen tarvittavat tiedot jo ensimmäisessä viestissä
Lomake on rakennettu niiden kysymysten ympärille, joita tiimi ennen esitti sähköpostilla. Tapahtuman päivämäärä valitaan kalenterista, joka alkaa tästä päivästä. Vierasmäärän kenttään voi syöttää enintään tapahtumapaikan kapasiteetin eli 320.
Puhelinnumerokenttä käyttää Tiquon maavalitsinta, joten kansainväliset brändit ja agentuurit voivat syöttää numeronsa omassa muodossaan. Tiquo tarkistaa numeron ja tallentaa sen täydessä kansainvälisessä muodossa, jolloin tiimi voi soittaa takaisin heti.
Yritys, päivämäärä ja vierasmäärä näkyvät Tiquossa yhteydenoton yläosassa, ja niiden alla on suunnittelijan oma kuvaus tapahtumasta.
Tilavuokraustiimi voi kertoa vapaat ajat ja hinnat jo ensimmäisessä vastauksessa sen sijaan, että aloittaisi kysymyslistalla.
Yksi myyntiputki yhteydenotosta varaukseen
Tiquo Enquiries -osiossa jokainen pyyntö etenee selkeiden vaiheiden läpi: uusi, käsittelyssä, odottaa asiakasta ja lopulta voitettu tai menetetty. Tiimin jäsenet voivat osoittaa yhteydenottoja toisilleen, asettaa prioriteetin ja suodattaa lähteen tai päivämäärän mukaan. Kanban-näkymä näyttää yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa kukin liidi on.
Koska yhteydenotot suljetaan voitettuina tai menetettyinä, Vinyl Space Soho voi mitata, kuinka moni yhteydenotto johtaa varaukseen, ja nähdä, missä keskustelut pysähtyvät.
Konversiosta tulee luku, jota tiimi voi seurata ja parantaa, eikä arvio, joka on koottu palasista yhteisestä postilaatikosta.
Muokattavat Function Sheet -yhteenvedot jokaiseen tapahtumaan
Kun varaus on vahvistettu, tietojen on vielä tavoitettava ne, jotka valmistelevat ja toteuttavat tapahtuman.
Tähän Vinyl Space Soho käyttää Tiquon muokattavia Function Sheet -yhteenvetoja. Jokaisella yhteydenotolla on selkeä, tulostettava yhteenveto, jossa näkyvät asiakas ja hänen yrityksensä, tapahtuman tiedot, siihen liittyvät tilaukset sekä mahdolliset avoimet sisäiset muistiinpanot tai tehtävät. Henkilökunta avaa sen yhteydenotosta ja kopioi sitten suoran linkin, lataa sen tai tulostaa sen tapahtumapaikan tiimille.
Kaikki työskentelevät samojen Tiquoon tallennettujen tapahtumatietojen pohjalta, joten mitään ei tarvitse kopioida sähköpostiketjuista erilliseen asiakirjaan.
Sopimuksesta sisäänkirjautumiseen, kaikki Tiquossa
Jokaisen tapahtuman asiakirjat tallennetaan Tiquossa sen omaan yhteydenottoon. Tiimi laatii sopimukset, muut sopimusasiakirjat ja vahvistukset pohjista ja lähettää ne asiakkaalle allekirjoitettaviksi suojatun linkin kautta. Jokaisesta asiakirjasta säilyy täydellinen kirjausketju ja versiohistoria.
Myös vieraslistoja hallitaan Tiquossa. Vieraat kutsutaan sähköpostitse suojatun linkin kautta, ja tiimi näkee, jos kutsu ei mene perille, ja voi lähettää sen uudelleen. Samasta paikasta luodaan myös liput QR-koodeineen, ja vieraat voivat lisätä ne puhelimensa lompakkosovellukseen.
Tapahtumapäivänä henkilökunta kirjaa vieraat sisään Tiquo-sovelluksella, skannaa liput ovella ja seuraa saapumisia reaaliajassa.
Sopimus, vieraslista, liput ja läsnäolotiedot ovat kaikki Tiquossa alkuperäisen yhteydenoton vieressä sen sijaan, että ne olisivat hajallaan sähköposteissa, erillisissä allekirjoitustyökaluissa ja taulukoissa.
Näkyvyys siihen, mikä tuo yhteydenottoja
The Vinyl Factoryn verkkosivustolla on käytössä Tiquon ensimmäisen osapuolen verkkoanalytiikka. Se tallentaa sivunäytöt, istunnot ja kampanjatunnisteet ilman evästeitä.
Jokainen tapahtumapaikkaa koskeva yhteydenotto tallennetaan myös analytiikkatapahtumana. Tiimi näkee, mitkä sivut, kampanjat ja viittaavat sivustot saavat ihmiset ottamaan yhteyttä, ja voi suunnata markkinointipanostukset kanaviin, jotka tuovat tapahtumasuunnittelijoita.
Tulos: nopeammat vastaukset ja mitattava myyntiputki
Yhteydenotot saapuvat nyt täydellisinä, yhteen paikkaan ja asiakasprofiiliin liitettyinä. Tiimi voi antaa tarjouksen jo ensimmäisessä vastauksessa, seurata jokaista liidiä päätökseen asti, luovuttaa jokaisen vahvistetun tapahtuman tapahtumapaikan tiimille Function Sheet -yhteenvedolla ja nähdä, mikä markkinointi tuo varaukseen asti eteneviä tapahtumia. Sopimukset, allekirjoitukset, vieraslistat, liput ja sisäänkirjautuminen hoituvat kaikki samassa järjestelmässä.
Itse tapahtumapaikan sivua hallitaan Tiquo CMS:ssä, joten tiimi voi päivittää tekstejä ja kuvia uusia sesonkeja tai viimeaikaisia tapahtumia varten odottamatta kehittäjää.
Miksi tällä on merkitystä tapahtumapaikoille
Yritysvaraukset menevät usein sille paikalle, joka vastaa nopeimmin oikeilla tiedoilla. Vinyl Space Soho näyttää, miten tapahtumapaikka voi kerätä täydelliset yhteydenotot omalla verkkosivustollaan, hallita niitä yhdessä myyntiputkessa, toteuttaa jokaisen tapahtuman yhteisen Function Sheet -yhteenvedon pohjalta ja mitata konversiota ensimmäisestä viestistä vahvistettuun tapahtumaan.
Valmis kirjoittamaan menestystarinasi?
Varaa esittely, niin käymme läpi palvelunne ja päivittäiset tehtävänne.