Mitä ravintolan POS-järjestelmästä kannattaa etsiä vuonna 2026

Kassajärjestelmän vaihtamiseen on yleensä käytännön syy. Järjestelmä on voinut pysähtyä kesken vuoron, toimipisteiden raportit eivät täsmää tai uudet työntekijät tarvitsevat paljon apua. Kirjatkaa nämä ongelmat ennen vaihtoehtojen vertailua. Niistä saa hyvän pohjan kokeilulle.

Seuraavat asiat kannattaa käydä läpi oman henkilökunnan kanssa.

Nopeus paineen alla ratkaisee ravintolassa

Esittelyssä tavallinen tilaus voi näyttää helpolta. Pyytäkää kokeiltavaksi myös kymmenen hengen pöytä, jonka lasku jaetaan viiteen osaan ja maksetaan eri maksutavoilla. Lisätkää tilaukseen muutos kesken maksamisen.

Katsokaa, löytääkö tarjoilija tarvittavat toiminnot ja ymmärtääkö hän, mitä laskusta on jo maksettu. Antakaa myös uuden työntekijän kokeilla tilausta ilman vaiheittaista ohjausta. Näin selviää, missä perehdytystä tarvitaan.

Sopikaa toimittajan kanssa kokeilusta omilla laitteillanne ja tuotteillanne ennen päätöstä.

Usean ravintolan POS, tässä useimmat alustat pettävät

Jos ravintoloita on useita, selvittäkää, miten yhteisiä tuotteita ja toimipistekohtaisia poikkeuksia hallitaan. Kokeilkaa hinnan muutosta ja uuden annoksen lisäämistä. Tarkistakaa, mihin ravintoloihin muutos vaikuttaa.

Ruokalistat ja hinnat voivat erota toimipisteittäin, mutta johdon pitäisi silti voida vertailla myyntiä samoilla määritelmillä. Pyytäkää raportti sekä yhdestä ravintolasta että koko ryhmästä. Tarkistakaa samalla henkilökunnan käyttöoikeudet.

Tiquossa toimipisteet ja niiden osa-alueet ovat samalla alustalla. Yhteisistä raporttinäkymistä voi tarkastella sekä yksittäistä ravintolaa että koko ryhmää.

Ravintolan POS-maksut eivät saisi luoda toista työpaikkaa

Maksun vastaanottamisen jälkeen taloustiimin pitää nähdä, mihin tilaukseen se kuuluu ja miten se tilitetään. Kokeilkaa myös juomarahan kirjaamista, osittaista palautusta ja usealla maksutavalla maksettua laskua.

Jos kassa ja maksupalvelu käyttävät eri tunnisteita tai raportointijaksoja, lukujen yhdistäminen voi vaatia käsityötä. Pyytäkää näyttämään, miten maksu löytyy molemmista ja miten erot selvitetään.

Tiquo liittää maksut niitä vastaaviin tilauksiin. Tämä vähentää tietojen yhdistämistä eri järjestelmistä, mutta myös tilitykset ja mahdolliset poikkeamat pitää voida tarkistaa. Ottakaa taloustiimi mukaan kokeiluun.

Selvittäkää, mitä integraatiot kattavat

Erillinen kassa, varausjärjestelmä ja kanta-asiakasohjelma voivat palvella ravintolan tarpeita hyvin. Niiden välisten yhteyksien pitää kuitenkin siirtää ne tiedot, joita henkilökunta työssään tarvitsee.

Testatkaa esimerkiksi, näkyykö varauksen muutos kassalla ja päivittyykö kanta-asiakasetu palautuksen jälkeen. Selvittäkää, kuka vastaa virheen korjaamisesta ja miten henkilökunta huomaa puuttuvan tiedon.

Toinen vaihtoehto on hoitaa nämä tehtävät samassa järjestelmässä. Tiquo yhdistää kassan, varaukset, maksut ja asiakastiedot. Vertailussa kannattaa selvittää, mitkä nykyiset ohjelmistot se korvaisi ja mitä yhteyksiä tarvittaisiin edelleen.

Raportit, joilla on merkitystä

Päivän myynti ja suosituimmat annokset ovat hyödyllinen lähtökohta. Johdon tarvitsemat raportit voivat kuitenkin olla tarkempia: esimerkiksi tuoteryhmän myynnin muutos eri ravintoloissa tai palautusten vaikutus lukuihin.

Kokeilkaa suodatusta toimipisteen, ajanjakson, tuoteryhmän ja tiimin mukaan. Tarkistakaa, voiko luvusta siirtyä sen taustalla oleviin tilauksiin. Myös vertailujaksojen ja raportin laskentatavan pitää olla selvät.

Kun jotain menee pieleen

Kysykää palvelun saatavuuden lisäksi, mitä henkilökunta tekee internetkatkon aikana. Kokeilkaa mahdollisuuksien mukaan yhteyden katkaisemista testiympäristössä.

Selvittäkää, mitkä tilaukset ja muutokset voi tehdä ilman internetyhteyttä ja miten ne synkronoituvat yhteyden palattua. Offline-maksujen saatavuus ja ehdot on tarkistettava erikseen maksupalvelun ja laitteen mukaan. Tarkistakaa myös tuen aukioloajat iltaisin ja pyhinä.

Kirjatkaa ohjeet henkilökunnalle ennen käyttöönottoa. Häiriön aikana pitäisi olla selvää, mitä voi jatkaa, mitä pitää odottaa ja mistä saa apua.

Ajattele kolme vuotta eteenpäin, ei kolme kuukautta

Jos suunnittelette uusia ravintoloita, pyytäkää toimittajaa näyttämään uuden toimipisteen lisääminen. Näin näette, kuinka paljon asetuksia voi käyttää uudelleen ja mikä työ on tehtävä erikseen.

Selvittäkää myös uuden brändin, yrityksen tai palvelutyypin vaikutus. Tarvitsetteko erillisen ympäristön, miten asiakkaiden tiedot yhdistyvät ja miten kustannukset muuttuvat?

Tiquossa useita toimipisteitä voi hallita samalla alustalla. Käyttöönotossa määritetään yhteiset tuotteet ja tiedot sekä toimipistekohtaiset asetukset ja käyttöoikeudet.

Kootkaa kokeilun tulokset

Verratkaa vaihtoehtoja samoilla tehtävillä: kiireisen vuoron tilaus, jaettu lasku, palautus, ryhmän raportti ja yhteyskatko. Merkitkää, mikä onnistui sellaisenaan ja mikä vaati lisäosan tai erillisen työvaiheen.

Valinnan perustaksi tarvitaan näyttöä siitä, että uuden kassan avulla nykyiset ongelmat vähenevät. Henkilökunnan kokeilu ja oman toiminnan kustannuslaskelma auttavat arvioimaan sitä.