Mitä nykyaikaisen hotelli-PMS:n pitäisi oikeasti tehdä vuonna 2026

Hotellin PMS-järjestelmä huolehtii huoneiden, varausten ja majoittumisen tiedoista. Sen sopivuutta kannattaa arvioida oman hotellin arjen perusteella: löytääkö vastaanotto tarvittavat tiedot ja miten ne välittyvät muille työntekijöille?

Jos hotelliin kuuluu ravintola, kylpylä, tapahtumatiloja tai jäsenpalveluja, järjestelmäkokonaisuudelta tarvitaan enemmän. Asiakas voi käyttää näitä kaikkia saman vierailun aikana. Henkilökunnan pitää pystyä käsittelemään varaukset ja ostokset ilman jatkuvaa tietojen kopiointia.

Seuraavat kysymykset auttavat arvioimaan, mitä nykyinen kokonaisuus hoitaa ja mitä uuden järjestelmän pitäisi parantaa.

Sen pitäisi olla käyttöjärjestelmä, ei pisteratkaisu

Listatkaa huonevarausten rinnalle ravintolan kassa, hoitovaraukset, tapahtumat ja mahdolliset jäsenyydet. Selvittäkää, mitkä tehtävät kuuluvat PMS:ään ja mihin tarvitaan toinen ohjelmisto.

Kokeilkaa sitten tiedonkulkua käytännössä. Näkeekö vastaanotto asiakkaan ravintolalaskun? Tunnistaako kylpylän henkilökunta palaavan hotellivieraan? Jos vastaus vaatii toisen järjestelmän avaamisen, kirjatkaa se kokeilun tuloksiin.

Pyytäkää näyttämään vierailu varauksesta lähtöön asti. Lisätkää huonelaskulle hoito ja illallinen ja tarkistakaa lopuksi maksut. Jos tiedot siirtyvät integraatiolla, selvittäkää päivitysviive ja virheiden käsittely.

Sen pitäisi tietää, keitä vieraasi oikeasti ovat

Nimi ja varaushistoria ovat lähtökohta. Miettikää, mitä muita tietoja henkilökunta tarvitsee palvellakseen asiakasta: esimerkiksi aiemmat toiveet, tulevat varaukset ja jäsenyyteen kuuluvat edut.

Jos asiakkaan tietoja syntyy useassa palvelussa, niiden pitäisi liittyä oikeaan profiiliin. Tarkistakaa, miten ravintolakäynnit, hoidot, tapahtumaliput ja lahjakortit yhdistetään asiakkaaseen.

Palaavan vieraan aiempi toive hiljaisesta pöydästä voi auttaa ravintolaa valmistautumaan. Vastaanotolle puolestaan voi olla tärkeää nähdä seuraavan aamun hoitovaraus. Määrittäkää käyttöoikeudet niin, että kukin tiimi näkee työssään tarvitsemansa tiedot.

Myös asiakkaiden väliset yhteydet voivat olla hyödyllisiä. Esimerkiksi yhdessä matkustava ryhmä tai saman yrityksen varaukset kannattaa tunnistaa. Selvittäkää, miten nämä yhteydet kirjataan ja miten henkilökunta voi tarkistaa ne.

Tiquossa toteutuneiden tietojen rinnalla näkyy arvioita asiakkaan elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Ennusteet voivat auttaa suunnittelussa, mutta niitä pitää tulkita asiakkaan nykyisen tilanteen ja muun tiedon perusteella.

Sen pitäisi hoitaa moniyhtiörakenteiden talous automaattisesti

Majoitus, ravintola ja kylpylä voivat toimia eri yhtiöissä. Silloin yhden asiakkaan laskulla olevat ostokset pitää pystyä kohdistamaan oikeille yrityksille.

Pyytäkää taloustiimiä kuvaamaan nykyinen täsmäytys. Missä vaiheessa tietoja siirretään käsin, miten erot havaitaan ja kuinka kauan niiden selvittäminen kestää?

Testatkaa uudessa järjestelmässä sama lasku ja siihen tehtävä osittainen palautus. Selvittäkää maksun jakamisen ehdot, laskujen muodostuminen ja raportointi. Tiquossa maksuja voi jakaa määritetyille yhdistetyille tileille; toteutus sovitaan yritysrakenteen mukaan.

Sen pitäisi antaa vieraiden hoitaa asioita itse

Osa asiakkaista haluaa tarkistaa laskunsa tai varata lisäpalvelun puhelimella. Toiset asioivat mieluummin vastaanotossa. Itsepalvelun pitäisi helpottaa tavallisia tehtäviä ja jättää apua tarvitsevalle selkeä tapa tavoittaa henkilökunta.

Kokeilkaa kirjautumista ja asiakkaalle näkyvää varaus- ja laskunäkymää. Selvittäkää, mitä saapumiseen, lähtöön, maksamiseen ja lisäpalveluihin liittyviä tehtäviä asiakas voi tehdä itse valitussa toteutuksessa.

Tiquo tarjoaa asiakkaalle tai yritykselle ennakkoon maksettua saldoa valittuihin tuotteisiin, palveluihin ja varauksiin. Saldon lisäykset, käyttö, oikaisut ja hyvitykset liittyvät asiakastietoihin ja raportointiin.

Digitaalisen jäsenkortin voi lisätä Apple Walletiin tai Google Walletiin. Jos tarvitsette myös puhelimella toimivan huoneavaimen, tarkistakaa lukitusjärjestelmän tuki ja toteutuksen ehdot erikseen.

Sen pitäisi toimia jokaisella laitteella ilman kompromisseja

Selvittäkää tarvittavat laitteet ennen valintaa. Vastaanoton tietokone, ravintolan tabletti ja liikkeellä olevan työntekijän puhelin voivat palvella eri tehtäviä.

Kokeilkaa esimerkiksi huonestatuksen päivittämistä käytävällä ja tapahtumavarauksen tarkistamista asiakkaan luona. Näin selviää, voiko työn tehdä siinä, missä tietoa tarvitaan.

Pyytäkää luettelo tuetuista laitteista ja käyttöjärjestelmistä sekä mahdollisista toimintorajoista. Testatkaa tarvittavat tehtävät omilla laitteillanne, myös käyttöoikeudet ja kirjautuminen.

Sen pitäisi kytkeä koko vieraspolku

Asiakas voi käydä ensin hotellin näyttelyssä, palata ravintolaan ja varata huoneen vasta myöhemmin. Jos nämä asioinnit jäävät eri järjestelmiin, vastaanotto ei välttämättä tunnista aiempaa asiakassuhdetta.

Tarkistakaa, miten asiakkaan eri varaukset ja ostokset liittyvät profiiliin. Selvittäkää myös, miten päällekkäiset profiilit havaitaan ja yhdistetään.

Yhteiset tiedot voivat auttaa tarjoamaan sopivaa lisäpalvelua. Huonevarauksen yhteydessä voidaan esimerkiksi ehdottaa kylpylähoitoa. Käykää läpi, mihin ehdotus perustuu ja miten palvelun saatavuus tarkistetaan.

Sen pitäisi taipua sinun prosesseihisi, ei päinvastoin

30 huoneen boutique-hotellin tarpeet eroavat 500 huoneen kongressihotellista. Myös saman kokoiset hotellit voivat käsitellä ryhmävaraukset, siivouksen ja tapahtumat eri tavoin.

Ottakaa esittelyyn omat hintanne, varausehtonne ja saapumisenne vaiheet. Selvittäkää, mitä henkilökunta voi muuttaa itse ja mihin tarvitaan toimittajan apua.

Kokeilkaa myös käytössänne olevia lomakkeita ja asiakirjoja, kuten rekisteröintikorttia ja tapahtumasopimusta. Tarkistakaa tietojen tallentuminen, sähköinen allekirjoitus ja asiakirjan löytyminen myöhemmin.

Mihin Tiquo sopii

Tiquo kokoaa majoituksen, kassan, varaukset, jäsenyydet ja asiakastiedot samaan järjestelmään. Samassa kokonaisuudessa voi hoitaa myös tapahtumia, maksujen käsittelyä ja raportointia.

Se voi olla sopiva vaihtoehto hotellille, joka haluaa yhdistää usean palvelun tietoja. Vertailussa pitää silti tarkistaa hotellin omat erityistarpeet ja se, mitä nykyisiä järjestelmiä jäisi rinnalle.

Käykää esittelyssä läpi koko vierailu ja pyytäkää käyttöönottosuunnitelma. PMS-yhteydet, maksujen jakaminen, asiakasnäkymät ja tietojen siirto riippuvat valitusta toteutuksesta ja sovitusta laajuudesta.