Miten saada luotettavaa raportointia monipaikkaisessa hotelli- ja ravintolaliiketoiminnassa

Viikkoraportin kokoaminen useasta CSV-tiedostosta voi viedä aikaa. Erityisesti lukujen tarkistaminen hidastuu, jos eri toimipisteet käyttävät eri määritelmiä.

Myynti voi tulla kassasta, käyttöaste varausjärjestelmästä ja jäsenmäärä asiakasrekisteristä. Näiden yhdistäminen onnistuu, kun tiedetään, mitä kukin luku sisältää ja miltä ajalta se on.

Epäselvät luvut vaikeuttavat päätöksiä. Ennen hinnan tai henkilöstömäärän muuttamista johdon pitää voida tarkistaa, onko havaittu muutos todellinen vai johtuuko se raportin laskentatavasta.

Miksi monipaikkraportointi hajoaa

Aloittakaa tietolähteistä ja laskentasäännöistä. Sama raportin nimi ei takaa, että kaksi järjestelmää laskee luvun samalla tavalla.

Yhteinen kassa tai hotellijärjestelmä voi kattaa vain osan myynnistä. Ravintola, kylpylä ja tapahtumat pitää huomioida erikseen, jos niiden tiedot tulevat muualta. Listatkaa, mistä kokonaisraportin kukin osa muodostuu.

Tarkistakaa aikavyöhykkeet, valuutat, verojen käsittely ja palautukset. Selvittäkää myös, raportoidaanko varauspäivän, palvelupäivän vai maksupäivän perusteella. Nämä erot voivat selittää, miksi samalta näyttävät myyntiluvut eivät täsmää.

Raportointityökalu tarvitsee riittävän kattavat ja oikein tulkitut lähdetiedot. Puuttuva toimipiste tai siirtymättä jäänyt palautus vaikuttaa tulokseen riippumatta siitä, miten raportti esitetään.

Mitä luotettava monipaikkraportointi oikeasti vaatii

Sopikaa mittareiden määritelmät ja vastuuhenkilöt. Valitkaa sen jälkeen tietojen yhdistämistapa, joka sopii järjestelmiinne ja raportin käyttötarkoitukseen.

Tilaukset ja maksut on voitava yhdistää toisiinsa. Tiquossa ne käyttävät samoja tilaustietoja, mikä voi vähentää erillisten tiedostojen täsmäytystä. Tarkistakaa silti maksut, palautukset ja mahdolliset ulkoiset tiedot esimerkkitapahtumilla.

Päivitysnopeuden pitää vastata päätöstä. Työvuoron aikana tarvitaan ajantasaista tietoa, kun taas suljetun kuukauden raportissa painottuvat tarkistetut luvut. Merkitkää raporttiin, milloin tiedot on päivitetty.

Usean yhtiön yrityksessä myynnin kohdistussäännöt pitää määrittää selkeästi. Varmistakaa, että raportista voi erottaa yhtiöt ja tarkastella myös yhteistä kokonaisuutta ilman samoja tapahtumia kahteen kertaan.

Asiakasraportoinnissa sama henkilö pitää tunnistaa johdonmukaisesti eri toimipisteissä. Selvittäkää, miten päällekkäisiä profiileja käsitellään ja mitä tietoja eri tiimit saavat nähdä.

Miten Tiquo ratkaisee tämän

Tiquo yhdistää kassan, varaukset, jäsenyydet, asiakastiedot ja maksut. Käyttöön otettujen palvelujen tiedot ovat siten käytettävissä samassa kokonaisuudessa.

Yhteiset tiedot voivat vähentää vientitiedostojen yhdistämistä. Raporttien luotettavuus edellyttää silti oikeita asetuksia ja kirjauksia. Tarkistakaa raportin luvut tilaustasolle asti ennen kuin käytätte sitä päätöksiin.

Ryhmän raporttinäkymistä voi tarkastella toimipisteiden ja niiden osa-alueiden myyntiä ja asiakastoimintaa. Maksut voidaan jakaa määritetyille yhdistetyille tileille ja säilyttää yhteydessä tilauksiin, mikä auttaa taloustiimiä tarkistamaan kohdistukset.

Asiakasanalytiikka näyttää toteutuneen historian rinnalla arvioita elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Ennusteet pitää erottaa toteutuneista tuloksista ja tulkita muun tiedon perusteella.

Social Graph auttaa tarkastelemaan asiakkaiden välisiä yhteyksiä, kuten ryhmiä ja yritysasiakkuuksia. Näitä tietoja voi käyttää asiakassuhteiden hahmottamiseen; yhteys ei itsessään osoita, että yksi asiakas olisi vaikuttanut toisen ostoon.

Tiivistettynä

Valitkaa johdolle tärkeä raportti ja jäljittäkää sen luvut lähteisiin. Kirjatkaa määritelmät, puuttuvat tiedot ja käsin tehtävät vaiheet. Näin selviää, missä parannusta tarvitaan.

Testatkaa korjattu raportti samoilla tapahtumilla ja sopikaa jatkuvista tarkistuksista. Yhteinen alusta voi helpottaa työtä, mutta luottamus lukuihin syntyy siitä, että niiden alkuperän ja laskennan pystyy osoittamaan.