Operaattorin opas sirpaloituneiden hotelli- ja ravintolajärjestelmien korvaamiseen

Uusi toimipiste tai palvelu tuo usein mukanaan uuden ohjelmiston. Ajan mittaan kokonaisuuden ylläpito voi vaatia enemmän työtä kuin alun perin suunniteltiin.

Tapahtumat, jäsenyydet ja ravintolan myynti voivat toimia hyvin erikseen, mutta yhteisen raportin kokoaminen vaatii tiedostojen yhdistämistä. Asiakkaan tiedot löytyvät ehkä useasta paikasta eri muodossa.

Ennen järjestelmien vaihtamista kannattaa selvittää, missä nämä erot syntyvät ja mitä niiden korjaaminen edellyttää.

Miksi integraatiot lakkaavat toimimasta

Listatkaa kassa, varaukset, maksut, asiakastiedot, jäsenyydet ja raportointi. Merkitkää, mikä ohjelmisto vastaa mistäkin tehtävästä ja mitä tietoja se lähettää muualle.

Tarkistakaa yhteyksistä siirtyvät tiedot, päivitysajat ja virheiden käsittely. Selvittäkää myös, miten asiakas ja tilaus tunnistetaan eri järjestelmissä. Epäselvä vastuunjako voi hidastaa vian korjaamista.

Kirjatkaa käsin tehtävät vaiheet: raporttien yhdistäminen, puuttuvien maksujen selvittäminen ja asiakasprofiilien korjaaminen. Nimetkää tekijät ja arvioikaa työhön kuluva aika.

Näin erotatte korjattavat yhteysongelmat tehtävistä, jotka voisi olla järkevää siirtää samaan järjestelmään.

Miltä kokoaminen oikeasti näyttää

Yhteinen raporttinäkymä voi auttaa, vaikka lähdejärjestelmät säilyisivät erillisinä. Jos tavoitteena on vähentää päivittäisiä työvaiheita, pitää tarkastella myös tilausten ja asiakastietojen käsittelyä.

Valitkaa esimerkiksi varaus, siihen liittyvä ostos ja maksun palautus. Selvittäkää, missä tiedot syntyvät ja missä niitä muutetaan. Määritelkää, minkä järjestelmän tieto on kussakin vaiheessa ensisijainen.

Ottakaa mukaan yritysrakenne, toimipisteet ja käyttöoikeudet. Yhteiset tuotteet tai jäsenedut voivat tarvita paikallisia poikkeuksia. Testatkaa myös uuden toimipisteen lisääminen ja sen vaikutus raportointiin.

Pyytäkää vaihtoehdoilta näyttöä näistä tehtävistä. Tuotteen tausta tai ominaisuusluettelo ei yksin kerro, miten kokonaisuus toimisi teillä.

Mihin Tiquo sopii

Tiquo kokoaa tilaukset, maksut, varaukset, jäsenyydet ja asiakasprofiilit samalle alustalle. Mukana ovat myös lomakkeet, asiakirjat, toimipisteiden hallinta ja raportointi. Toteutuksessa sovitaan korvattavat järjestelmät ja tarvittavat yhteydet.

Yhteiset tiedot voivat vähentää tilausten ja maksujen yhdistämistä käsin. Asiakkaan eri palvelut voivat liittyä samaan profiiliin, ja toimipisteitä voi tarkastella yhteisissä raporteissa. Käyttöönotossa pitää silti tarkistaa tiedot, asetukset ja paikalliset poikkeukset.

Mitä muuttuu kun pirstaloituminen katoaa

Valitkaa ennen käyttöönottoa muutama mitattava tavoite.

Seuratkaa esimerkiksi raportin kokoamiseen kuluvaa aikaa, asiakastiedon löytämistä ja uuden työntekijän perehdytystä. Tarkistakaa myös, keneltä henkilökunta saa apua ongelmatilanteessa.

Verratkaa tuloksia lähtötilanteeseen. Näin näette, mikä helpottui ja mitä pitää vielä korjata ennen käyttöönoton laajentamista.

Sopikaa seuraava vaihe

Kaikkia järjestelmiä ei tarvitse vaihtaa samalla kertaa. Rajatkaa kokeilu tehtävään tai toimipisteeseen, jossa hyöty voidaan osoittaa ja riskit hallita.

Sopikaa tietojen siirto, koulutus, tarkistukset ja toimintatapa häiriön aikana. Ottakaa kustannuksiin mukaan myös rinnakkainen käyttö ja säilytettävä historia.

Jatkakaa laajentamista vasta, kun kokeilu osoittaa, että uusi kokonaisuus vastaa sovittuja tarpeita. Tavoitteena on helpottaa henkilökunnan työtä ja asiakkaan asiointia.