Nexudus-vaihtoehdot: Miksi jotkut operaattorit tarvitsevat lopulta enemmän kuin työtilojen ohjelmiston

Yhteiskäyttötila voi tarjota työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden lisäksi lounasta, liikuntatunteja ja tapahtumia. Asiakkaalle ne voivat olla saman jäsenyyden palveluja, vaikka henkilökunta käsittelisi niitä eri ohjelmistoissa. Toiminnan laajentuessa on hyvä tarkistaa, miten tiedot kulkevat niiden välillä.

Nexuduksen vaihtoehtojen vertailussa kannattaa lähteä siitä, mitä tilanne tarvitsee nyt ja mitä siihen ollaan lisäämässä.

Mitä Nexudus oli suunniteltu tekemään

Kirjatkaa jäseneksi liittymisen, työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden varaamisen sekä laskutuksen tarpeet. Ottakaa mukaan kulkuoikeudet, vierailijat ja mahdolliset lisäpalvelut, kuten tulostus. Pyytäkää näyttämään, miten nämä tehtävät hoidetaan tarjotussa kokonaisuudessa.

Kokeilkaa omia hinnoittelumallejanne ja varaussääntöjänne. Tarkistakaa, mitä henkilökunta voi muuttaa itse ja milloin tarvitaan toimittajan apua. Asetusten pitää kattaa todelliset sopimukset, myös poikkeukset.

Jos nykyinen ratkaisu hoitaa nämä tehtävät hyvin, selvittäkää seuraavaksi, mitä uudet palvelut siltä vaatisivat.

Konfiguraatio-ongelma

Muokattavuudesta on hyötyä, kun sen avulla voidaan toteuttaa omat jäsenpaketit ja sopimukset. Samalla pitää tietää, kuka vastaa asetusten ylläpidosta.

Testatkaa esimerkiksi hinnan muutos, jäsenyyden tauotus ja uuden tilan lisääminen. Tarkistakaa, mihin muihin asetuksiin muutos vaikuttaa ja miten sen toimivuus varmistetaan.

Pyytäkää tarvittavat raportit esiin ja kokeilkaa mobiilikäyttöä. Jos kokonaisuuteen kuuluu kulunvalvonta tai Xeron kaltainen kirjanpito-ohjelma, testatkaa myös tiedonsiirto ja virhetilanteen korjaaminen.

Ottakaa käyttöönottosuunnitelmaan koulutus, asetusten dokumentointi ja ylläpidon vastuut. Näin järjestelmän hallinta ei jää yhden työntekijän muistin varaan. Verratkaa työmäärää nykyiseen kokonaisuuteen.

Brändiongelma

Käykää läpi liittyminen, varaus, maksaminen ja jäsenyyden tietojen muuttaminen. Selvittäkää, miten portaalin ulkoasua ja viestejä voi muokata ja missä toimittajan tunnukset näkyvät.

Testatkaa erityisesti puhelimella asiointia. Jäsenen pitäisi löytää varauksensa ja ymmärtää, mitkä palvelut kuuluvat hänen jäsenyyteensä. Pyytäkää tarvittaessa esimerkki omilla kieliversioillanne.

Tiquossa asiakkaalle näkyvät näkymät voidaan sovittaa yrityksen ilmeeseen. Esittelyssä kannattaa käydä läpi oman sivuston, varausnäkymän ja jäsenpalvelun toteutus.

Mitä tapahtuu liiketoiminnan kasvaessa

Kahvila tai tapahtumatoiminta tuo erilaisia tehtäviä kuin neuvotteluhuoneiden vuokraus. Selvittäkää ennen laajennusta, miten niiden tilaukset, maksut ja asiakastiedot käsitellään.

Nykyiseen kokonaisuuteen voi kuulua esimerkiksi jäsenjärjestelmä, Stripe maksuihin, erillinen kulunvalvonta, Xero kirjanpitoon ja Eventbrite tapahtumiin. Lisäksi kahvila tarvitsee kassan. Piirtäkää oma kokonaisuutenne ja merkitkää, mitä tietoja järjestelmien välillä siirtyy.

Kokeilkaa jäsenen päivää: työpistevaraus, lounas ja iltatapahtuma. Selvittäkää, mitä henkilökunta näkee hänen profiilistaan ja miten myynti päätyy raportteihin. Jos tietoja yhdistetään käsin, kirjatkaa siihen kuluva työ.

Asiakaskokemuksen kuilu

Erilliset järjestelmät voivat näkyä jäsenelle uusina kirjautumisina tai samoina uudelleen täytettävinä tietoina. Testatkaa, voiko työpisteen varannut jäsen ostaa tapahtumalipun ja käyttää kahvilaetua sujuvasti.

Kerätkää palautetta myös vastaanotolta. Jos jäsenet pyytävät usein apua tietyn palvelun löytämiseen tai maksamiseen, ottakaa se mukaan uuden ratkaisun kokeiluun.

Merkkejä siitä, että vaihtoehtojen aika voi olla käsillä

Vertailu voi olla hyödyllinen, kun uudet palvelut lisäävät tietojen kopiointia ja ylläpidettävien yhteyksien määrää. Kirjatkaa, mitkä tehtävät vievät henkilökunnan aikaa ja mitä tietoja asiakasprofiilista puuttuu.

Tarkastelkaa myös raporttien kokoamista, laitetukea ja jäsenen asiointia. Järjestelmän vaihtamiselle pitäisi olla konkreettinen tavoite, kuten yhteinen myyntiraportti tai jäsenetujen käyttö eri palveluissa.

Miten Tiquo vertautuu

Tiquo yhdistää työtilavaraukset, kassan, jäsenyydet ja asiakastiedot. Samassa järjestelmässä voi käsitellä myös hyvinvointipalveluja, tapahtumia ja majoitusta. Käyttöön otetut palvelut täydentävät yhteistä asiakasprofiilia.

Asiakasprofiiliin voi kertyä tietoja eri palvelujen käytöstä. Toteutuneen toiminnan rinnalla Tiquo näyttää arvioita elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Nämä ovat ennusteita, joita pitää tulkita muun tiedon perusteella. Social Graph auttaa tarkastelemaan jäsenten ja yritysten välisiä yhteyksiä.

Määritettyjen yhdistettyjen tilien avulla Tiquo voi jakaa maksun usealle vastaanottajalle ja liittää jaon tilaukseen. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin tuotteisiin ja palveluihin. Ryhmän laskun voi jakaa tasan, tuotteittain, prosenttiosuuksina tai erikseen määritetyillä summilla.

Jäsenetuja ja kanta-asiakasetuja voi määrittää useaan palveluun. Esimerkiksi työtilajäsenyyteen voi kuulua etu kahvilassa tai liikuntatunnilla. Myös lahjakorttien käyttö voidaan rajata haluttuihin brändeihin ja myyntipisteisiin.

Kahvilan tilaus, liikuntatunnin varaus ja tapahtumalippu voivat liittyä samaan asiakkaaseen. Niiden myyntiä voi tarkastella yhteisissä raporteissa. Esittelyssä kannattaa testata juuri niitä palveluyhdistelmiä, joita tilanne tarjoaa.

Tiquota voi käyttää verkossa sekä tuetuilla puhelimilla, tableteilla ja kassalaitteilla. Kokeilkaa tarvittavia tehtäviä omilla laitteillanne ja pyytäkää henkilökuntaa arvioimaan perehdytyksen tarve. Näin vertailu perustuu käytännön kokemukseen.

Kenen kannattaa silti harkita Nexudusta

Jos myytte pääasiassa työpisteitä, toimistoja ja neuvotteluhuoneita, painottakaa niiden sopimuksia, varauksia ja laskutusta. Näihin tehtäviin sopiva ohjelmisto voi riittää ilman laajempaa kokonaisuutta.

Jos mukaan tulee ravintola, tapahtumia tai majoitusta, arvioikaa niiden vaikutus tiedonkulkuun ja henkilökunnan työhön. Pyytäkää vaihtoehdoilta sama käytännön esimerkki jäsenen asioinnista eri palveluissa.

Verratkaa lopuksi kustannuksia, korvattavia järjestelmiä ja käyttöönottotyötä. Tiquota kannattaa arvioida, kun tavoitteena on koota usean palvelun toiminta ja asiakastiedot yhteen.