Lightspeed-vaihtoehdot: Kun POS-ohjelmisto ei enää riitä

Kassajärjestelmän valinnassa ensimmäisiä kysymyksiä ovat tilausten käsittely, varaston seuranta ja maksut. Lightspeediä tai sen vaihtoehtoja arvioitaessa kannattaa aloittaa juuri oman ravintolan tai myymälän tavallisista tehtävistä.

Jos toimintaan kuuluu myös majoitusta, hoitoja tai jäsenpalveluja, tarvitaan tietoa siitä, miten ne liittyvät kassaan. Hyväkään kassaratkaisu ei yksin osoita, että koko järjestelmäkokonaisuus palvelee henkilökunnan tarpeita.

Missä Lightspeedillä on syvyyttä

Ottakaa esittelyyn tuotevaihtoehdot, tuotepaketit, ostotilaukset ja toimipisteiden väliset varastosiirrot, jos käytätte niitä. Ravintolassa kokeilkaa pöytien hallintaa ja laskun jakamista. Tarkistakaa myös käyttöoikeudet ja tarvitsemanne myyntiraportit.

Jos nykyinen ratkaisu hoitaa nämä tehtävät hyvin, vaihtamiselle tarvitaan muu selkeä peruste. Kirjatkaa, mitä uuden kokonaisuuden pitäisi parantaa.

Missä turhautuminen yleensä alkaa

Toiminnan kasvaessa uusia tarpeita voi syntyä, vaikka päivittäinen kassatyö sujuisi edelleen.

Hotellihuoneet, hoitovaraukset, tapahtumat ja jäsenyydet tuovat uusia tietoja samaan asiakassuhteeseen. Lisäksi maksut saatetaan joutua jakamaan eri yhtiöille. Selvittäkää, mitä nykyinen kokonaisuus kattaa ja mitkä tehtävät tehdään erikseen.

Näitä tarpeita kannattaa arvioida koko asiakaskäynnin perusteella.

Integraatiot voivat yhdistää kassan muihin palveluihin. Tarkistakaa jokaisesta yhteydestä siirtyvät tiedot, päivitysnopeus ja ylläpidon vastuu. Laskekaa myös lisäosien ja ulkoisten ohjelmistojen kustannukset.

Jotkut kokevat Lightspeedin myös odotettua raskaammaksi

Kokeilkaa tavallisten tilausten lisäksi tuontia, hinnan muutosta ja varastosaldon korjausta. Näin selviää, kuinka paljon asetusten ylläpito vaatii ja missä henkilökunta tarvitsee koulutusta.

Käyttäkää kokeilussa riittävän edustavaa osaa omasta tuotevalikoimastanne. Tarkistakaa hakeminen, inventointi ja raportointi. Pyytäkää tarjoukseen erittely siitä, mitkä toiminnot sisältyvät hintaan ja mitkä maksavat erikseen.

Selvittäkää maksupalvelun valintaa koskevat ehdot omalla markkinallanne ja valitussa tuoteversiossa. Tarkistakaa käsittelymaksut, tuetut laitteet ja maksujen kohdistaminen eri yhtiöille.

Ei brändäystä asiakaspuolella

Käykää läpi kuitit, maksunäkymät ja mahdolliset kanta-asiakasviestit. Selvittäkää, miten niitä voi muokata yrityksen ilmeen mukaisiksi ja millaisia kieliversioita voi käyttää.

Tiquossa asiakkaille näkyviä varaus-, jäsen- ja maksunäkymiä voi sovittaa yrityksen ilmeeseen. Pyytäkää esimerkki omasta toteutuksestanne ja testatkaa sitä myös puhelimella.

Merkkejä siitä, että vaihtoehtojen aika voi olla käsillä

Vertailu voi olla tarpeen, jos henkilökunta etsii saman asiakkaan tietoja useasta ohjelmistosta tai taloustiimi yhdistää raportteja jatkuvasti käsin. Kirjatkaa myös maksujen kohdistamiseen liittyvät poikkeukset.

Muita perusteita voivat olla toistuvat tiedonsiirtovirheet tai uuden palvelun vaatima erillinen järjestelmä. Valitkaa konkreettiset ongelmat, joiden ratkeamisen voitte todentaa kokeilussa.

Miten Tiquo vertautuu

Tiquon arvioinnissa kannattaa tarkastella sekä kassatyötä että palvelujen välisiä yhteyksiä.

Tiquo yhdistää kassan, asiakastiedot, varaukset, jäsenyydet ja maksut. Mukaan voi ottaa myös majoituksen, tapahtumat, lahjakortit ja raportoinnin. Käyttöön otetut palvelut täydentävät samaa asiakasprofiilia.

Asiakasprofiiliin voi kertyä ravintolaostoksia, hotellivarauksia, hoitoja ja tapahtumalippuja. Tiquon asiakasanalytiikka näyttää toteutuneen toiminnan rinnalla arvioita elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Social Graph auttaa tarkastelemaan asiakkaiden, yritysten ja ryhmien välisiä yhteyksiä.

Tiquo käyttää Stripeä verkko-, pääte- ja tuettuihin Tap to Pay -maksuihin. Määritettyjen yhdistettyjen tilien avulla maksu voidaan jakaa usealle vastaanottajalle. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin palveluihin. Ryhmän laskun voi jakaa tasan, tuotteittain, prosenttiosuuksina tai erikseen määritetyillä summilla tuettujen maksutapojen kesken.

Jäsen- ja kanta-asiakasedut voidaan määrittää käytettäviksi eri palveluissa. Myös lahjakorttien hyväksyntää voi rajata brändin ja toimipisteen osa-alueen mukaan. Testatkaa vertailussa omat sääntönne ja poikkeustilanteet.

Hotelli-, hoito- ja tapahtumavaraukset voidaan käsitellä samassa järjestelmässä kuin ravintolan tilaukset. Asiakkaan tiedot liittyvät yhteiseen profiiliin, jota henkilökunta käyttää omien käyttöoikeuksiensa mukaisesti.

Tiquota voi käyttää verkossa sekä tuetuilla puhelimilla, tableteilla ja kassalaitteilla. Tarkistakaa oman laitekantanne yhteensopivuus ja kokeilkaa työtehtäviä henkilökunnan kanssa.

Yhteisistä raporttinäkymistä voi tarkastella toimipisteiden ja niiden osa-alueiden myyntiä ja asiakastoimintaa. Pyytäkää esittelyyn tarvitsemanne ryhmätason raportti ja tarkistakaa, mitä tietoja sen luvut sisältävät.

Päätöksen tekeminen

Jos tärkeimmät tarpeet ovat kassa, varasto ja usean myyntipisteen hallinta, painottakaa niitä kokeilussa. Laajempi järjestelmä ei automaattisesti ole parempi valinta.

Jos sama yritys tarjoaa myös majoitusta, hoitoja tai jäsenpalveluja, testatkaa niiden yhteinen asiakaskäynti. Selvittäkää, mitä uusi ratkaisu korvaa ja mitä ohjelmistoja tarvitaan jatkossakin.

Verratkaa lopuksi jatkuvia kustannuksia, käyttöönottoa ja henkilökunnan työmäärää. Valinnan pitäisi ratkaista tunnistettu tarve ja sopia yrityksen suunniteltuun toimintaan.