Lightspeed-vaihtoehdot: miksi hotelli- ja ravintolaoperaattorit siirtyvät Tiquoon

Kassajärjestelmän vaihtamiselle tarvitaan käytännön peruste. Se voi olla raporttien kokoamiseen kuluva aika, hankala asiakastietojen haku tai uusi palvelu, jota nykyinen kokonaisuus ei kata.

Lightspeedista Tiquoon siirtymistä kannattaa arvioida näiden tehtävien avulla.

Aloittakaa siitä, mitä yrityksessä on muuttunut nykyisen järjestelmän valinnan jälkeen.

Miten Lightspeed päätyi tähän

Kirjatkaa käytössä oleva tuoteversio, lisäosat ja integraatiot. Pelkkä toimittajan nimi ei kerro koko toteutuksesta.

Listatkaa myös laitteet, maksupalvelu ja ohjelmistot, joihin tietoja siirretään. Merkitkää, kuka vastaa kustakin osasta.

Kokeilkaa tiedonkulkua omilla tapahtumillanne. Näin saatte selville, mitä nykyinen kokonaisuus hoitaa suoraan ja missä henkilökunta joutuu täydentämään tai tarkistamaan tietoja.

Säilyttäkää vertailussa myös ne tehtävät, jotka toimivat hyvin. Uuden ratkaisun pitää kattaa ravintolan tavalliset tilaukset, maksut ja varaston seuranta.

Arvioikaa näiden rinnalla kasvun tuomat uudet tarpeet.

Missä operaattorit törmäävät seinään

Kirjatkaa toistuvat ongelmat yksittäisinä työtehtävinä, jotta niitä voi testata.

Usean toimipisteen yrityksessä tällaisia tehtäviä voivat olla hinnan muuttaminen, yhteisen tuotteen lisääminen ja ryhmän myyntiraportin kokoaminen. Mitatkaa, kuinka paljon työtä ne vaativat ja missä syntyy virheitä.

Tarkistakaa maksupalvelun ehdot omasta sopimuksestanne. Selvittäkää käsittelykulut, mahdolliset lisämaksut ja laitteiden yhteensopivuus. Verratkaa vaihtoehtoja samalla maksujakaumalla.

Käykää läpi sopimuskausi, irtisanomisaika ja mahdolliset päättämismaksut ennen vaihtopäivän sopimista. Selvittäkää myös, miten tiedot saadaan ulos ja kuinka kauan historia on käytettävissä.

Tarkastelkaa tiedon kulkua

Jos raportti tai asiakasprofiili on puutteellinen, selvittäkää ensin, mistä puuttuva tieto tulee.

Ongelma voi liittyä asetuksiin, tunnisteisiin tai integraation rajaukseen. Sama oire ei aina tarkoita samaa syytä. Pyytäkää nykyiseltä toimittajalta arvio korjauksesta ja verratkaa sitä vaihtamiseen.

Tarkistakaa erityisesti varausten, maksujen ja jäsenyyksien yhteys asiakkaaseen. Näkeekö henkilökunta tarvittavat tiedot yhdestä paikasta vai pitääkö ne etsiä erikseen?

Selvittäkää myös, toistuuko sama työ jokaisessa toimipisteessä. Tämä auttaa arvioimaan, mikä uuden kokonaisuuden hyöty voisi olla koko yritykselle.

Miltä siirtyminen Tiquoon oikeasti näyttää

Tiquo kokoaa usean palvelun tilaukset, varaukset ja asiakastiedot samalle alustalle. Käyttöönoton laajuus määritetään yrityksen tarpeiden mukaan.

Jäsenyydet, maksut, lomakkeet ja raportointi voivat käyttää samoja asiakas- ja tilaustietoja. Selvittäkää, mitä nykyisistä tiedoista siirrettäisiin ja mitkä järjestelmät jäisivät rinnalle.

Pyytäkää tästä käytännön esimerkki ennen päätöstä.

Tiquo käyttää Stripeä verkko-, pääte- ja tuettuihin Tap to Pay -maksuihin. Laskun jakaminen, juomarahat, palautukset ja määritetyt maksun jaot liittyvät samoihin tilaustietoihin. Testatkaa näistä omassa toiminnassanne tarvittavat tilanteet.

Huonevaraus, ravintolaostos, tapahtumalippu ja jäsenyys voivat liittyä samaan profiiliin. Tarkistakaa tietojen siirrossa päällekkäiset asiakkaat ja historian yhteydet sekä se, mitä kukin työntekijä saa nähdä.

Uudelle toimipisteelle voidaan hyödyntää yhteisiä tietoja ja asetuksia. Paikalliset hinnat, laitteet, käyttöoikeudet ja koulutus pitää silti suunnitella ja testata.

Ketkä oikeasti tekevät vaihdon

Toimiva kassa ei välttämättä ratkaise kaikkia uuden palvelun tai toimipisteen tarpeita.

Toisaalta laajentuminen ei yksin tarkoita, että järjestelmä pitää vaihtaa.

Vertailu on hyödyllinen, jos esimerkiksi jäsenyydet, tapahtumat tai majoitus lisäävät käsityötä ja erillisten ohjelmistojen ylläpitoa. Ottakaa taloustiimi mukaan arvioimaan raportointia ja maksujen tarkistamista.

Verratkaa nykyisen kokonaisuuden kehittämistä ja Tiquon käyttöönottoa samoilla vaatimuksilla. Molemmissa vaihtoehdoissa pitää huomioida jatkuva ylläpito ja henkilökunnan työ.

Sopiiko se sinulle?

Jos nykyinen toteutus palvelee yritystä hyvin ja kustannukset ovat perusteltuja, vaihtamiselle ei ehkä ole tarvetta.

Jos ongelmia on, valitkaa niistä muutama kokeiluun. Pyytäkää näyttämään, miten uuden järjestelmän avulla ne ratkaistaan ja mitä se edellyttää käyttöönotolta.

Tiquo voi yhdistää kassan, varaukset, jäsenpalvelut ja asiakastiedot. Sen soveltuvuus pitää osoittaa oman yrityksenne tehtävillä ja tietojen siirron kokeilulla.

Sopikaa vasta tämän jälkeen laajuus, aikataulu ja kustannukset. Näin vaihtopäätös perustuu nähtyyn toteutukseen ja tunnistettuun hyötyyn.