Kā Vinyl Space Soho ar Tiquo palīdzību palielina korporatīvo pasākumu rezervāciju konversiju
Divas zāles un 6 000 kvadrātpēdu pašā Soho sirdī, ko rezervē zīmoli, aģentūras un uzņēmumi. Katrs pieprasījums no tīmekļa vietnes tagad nonāk Tiquo ar visu informāciju, kas vajadzīga, lai cenas piedāvājumu varētu sniegt jau pirmajā atbildē.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho ir pasākumu norises vieta ielā Marshall Street, piecu minūšu gājienā no Oxford Circus, Tottenham Court Road un Piccadilly Circus. Tajā ir divas zāles. Gallery ir balta, nedaudz mazāk nekā 5 000 kvadrātpēdu liela telpa līdz 260 viesiem, bet Studio ir ķieģeļu zāle, kuras platība ir nedaudz virs 1 250 kvadrātpēdām. Kopā tajās var uzņemt 320 cilvēkus.
Šeit rīko izstādes, prezentācijas, nozares un modes skates, preses dienas un atklāšanas ballītes. Privātas svinības šeit nerīko, tāpēc rezervācijas veic zīmoli, aģentūras un uzņēmumi, kas plāno pasākumus.
Korporatīvo pasākumu plānotāji bieži vienlaikus izvērtē vairākas norises vietas. Vislielākās iespējas iegūt rezervāciju ir tai vietai, kas pirmā atbild, norādot pieejamību un skaidru cenas piedāvājumu. Vinyl Space Soho izmanto Tiquo, lai šī pirmā atbilde būtu ātrāka, katram pieprasījumam varētu sekot līdz apstiprinātam pasākumam un pašu pasākumu varētu vadīt no līguma līdz viesu reģistrācijai pie ieejas.
Izaicinājums: Pieprasījumi, kas sākās ar tukšu e-pastu
Agrāk „Enquire” pogas norises vietas lapā atvēra jaunu e-pasta vēstuli telpu nomas pastkastei. Saņemtais saturs bija pilnībā atkarīgs no tā, ko sūtītājs izvēlējās uzrakstīt.
Ja sūtītājs neiedomājās norādīt pasākuma datumu, viesu skaitu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru, komandai vispirms bija jāatbild ar jautājumiem un tikai tad varēja pārbaudīt pieejamību vai aprēķināt nomas maksu. Katra papildu e-pastu apmaiņa deva plānotājam vairāk laika rezervēt citu vietu.
Turklāt pieprasījumi glabājās e-pastā. Bija grūti saprast, cik daudz to ir saņemts, kurš katram seko līdzi un cik no tiem pārvēršas rezervācijās.
Risinājums: Pieprasījuma forma, kas datus nosūta tieši uz Tiquo
Tagad abas „Enquire” pogas atver formu pašā norises vietas lapā, kas pieskaņota The Vinyl Factory vietnes dizainam. Tā izveidota ar Tiquo DOM Package, Tiquo JavaScript SDK tīmekļa vietnēm, tāpēc plānotājam nav jāpamet lapa.
Formā jānorāda vārds, e-pasts, tālrunis, uzņēmums, pasākuma datums, viesu skaits un pasākuma apraksts. Neliela saite formas apakšā joprojām ļauj tiem, kam ērtāk rakstīt e-pastu, sazināties tieši ar telpu nomas komandu.
Tiquo pārbauda vietnes pieprasījumus, vai tie nav surogātpasts, un ierobežo atkārtotu iesniegšanu, bet slēpts lauks atsijā robotus, kas aizpilda visu pēc kārtas. Komandu sasniedz tikai īsti pieprasījumi.
Katrs iesniegums kļūst par pieprasījumu Tiquo ar atzīmi, ka tas saņemts no vietnes. Tiquo pēc e-pasta adreses atrod klienta profilu vai izveido jaunu, tāpēc zīmols vai aģentūra, kas sazinās atkārtoti, nākamreiz tiks atpazīti.
Visa cenas piedāvājumam vajadzīgā informācija jau pirmajā ziņā
Forma veidota, ņemot vērā jautājumus, ko komanda agrāk uzdeva e-pastā. Pasākuma datumu izvēlas kalendārā, kas sākas ar šodienu. Viesu skaita laukā maksimālā vērtība ir 320, kas atbilst norises vietas ietilpībai.
Tālruņa laukā izmanto Tiquo valsts izvēlni, tāpēc starptautiski zīmoli un aģentūras var ievadīt numuru sev ierastajā formātā. Tiquo to pārbauda un saglabā pilnā starptautiskā formātā, lai komanda varētu uzreiz atzvanīt.
Uzņēmums, datums un viesu skaits redzami pieprasījuma augšdaļā Tiquo, bet zem tiem ir paša plānotāja pasākuma apraksts.
Telpu nomas komanda jau pirmajā atbildē var norādīt pieejamību un cenas, nevis sākt ar jautājumu sarakstu.
Viena plūsma no pieprasījuma līdz rezervācijai
Sadaļā Tiquo Enquiries katrs pieprasījums iziet skaidrus posmus: jauns, procesā, gaida klienta atbildi, pēc tam iegūts vai zaudēts. Komandas locekļi var piešķirt pieprasījumus cits citam, noteikt prioritāti un filtrēt pēc avota vai datuma. Kanban skatā uzreiz redzams, kurā posmā atrodas katrs potenciālais klients.
Tā kā pieprasījumus slēdz kā iegūtus vai zaudētus, Vinyl Space Soho var izmērīt, cik pieprasījumu pārvēršas rezervācijās, un redzēt, kur sarunas apstājas.
Konversija kļūst par rādītāju, ko komanda var uzraudzīt un uzlabot, nevis par aptuvenu vērtējumu, kas salikts no kopīgas pastkastes.
Pielāgojamas Function Sheet lapas katram pasākumam
Kad rezervācija ir apstiprināta, informācijai vēl jānonāk pie cilvēkiem, kas pasākumu sagatavo un vada.
Šim nolūkam Vinyl Space Soho izmanto Tiquo pielāgojamās Function Sheet lapas. Katram pieprasījumam ir pārskatāma, drukāšanai gatava lapa, kurā redzams klients un viņa uzņēmums, pasākuma informācija, saistītie pasūtījumi un visas neizpildītās iekšējās piezīmes vai uzdevumi. Darbinieki to atver no pieprasījuma un pēc tam nokopē tiešo saiti, lejupielādē vai izdrukā norises vietas komandai.
Visi strādā ar vienu un to pašu Tiquo glabāto pasākuma informāciju, tāpēc nekas nav jākopē no e-pasta sarakstes atsevišķā dokumentā.
No līguma līdz reģistrācijai: Viss Tiquo
Katra pasākuma dokumenti glabājas pie tā pieprasījuma Tiquo. Komanda no veidnēm sagatavo līgumus, vienošanās un apstiprinājumus un nosūta tos klientam parakstīšanai, izmantojot drošu saiti. Katram dokumentam ir pilns audita pieraksts un versiju vēsture.
Arī viesu sarakstus pārvalda Tiquo. Viesiem ielūgumus nosūta e-pastā ar drošu saiti, un komanda redz, ja ielūgums nav piegādāts, un var to nosūtīt atkārtoti. Biļetes izsniedz turpat, ar QR kodiem, ko viesi var pievienot sava tālruņa makam.
Pasākuma dienā darbinieki reģistrē viesus ar Tiquo lietotni, skenē biļetes pie ieejas un uzreiz redz, kuri viesi jau ieradušies.
Līgums, viesu saraksts, biļetes un apmeklējuma dati glabājas Tiquo blakus sākotnējam pieprasījumam, nevis ir izkaisīti e-pastā, atsevišķos parakstīšanas rīkos un izklājlapās.
Kas piesaista pieprasījumus
The Vinyl Factory vietnē darbojas Tiquo pirmās puses tīmekļa analītika. Tā bez sīkdatnēm reģistrē lapu skatījumus, sesijas un kampaņu tagus.
Katrs norises vietas pieprasījums tiek reģistrēts arī kā notikums. Komanda redz, kuras lapas, kampaņas un atsauču avoti mudina cilvēkus nosūtīt pieprasījumu, un var ieguldīt mārketinga darbu kanālos, kas piesaista pasākumu plānotājus.
Rezultāts: Ātrākas atbildes un izmērāma pārdošanas plūsma
Tagad pieprasījumi pienāk pilnīgi, vienuviet un kopā ar klienta profilu. Komanda var sniegt cenas piedāvājumu jau pirmajā atbildē, sekot katram potenciālajam klientam līdz lēmumam, nodot katru apstiprināto pasākumu norises vietas komandai ar Function Sheet lapu un redzēt, kurš mārketings piesaista pasākumus, kas tiek rezervēti. Līgumi, paraksti, viesu saraksti, biļetes un reģistrācija tiek pārvaldīti tajā pašā sistēmā.
Pašas norises vietas lapu pārvalda Tiquo CMS, tāpēc komanda var atjaunināt tekstus un fotogrāfijas jaunajām sezonām vai pēc nesenajiem pasākumiem, negaidot izstrādātāju.
Kāpēc tas ir svarīgi pasākumu norises vietām
Korporatīvās rezervācijas bieži iegūst tā vieta, kas visātrāk atbild ar pareizo informāciju. Vinyl Space Soho piemērs parāda, kā norises vieta var savā vietnē saņemt pilnīgus pieprasījumus, pārvaldīt tos vienā plūsmā, vadīt katru pasākumu pēc kopīgas Function Sheet lapas un izmērīt konversiju no pirmās ziņas līdz apstiprinātam pasākumam.
Gatavi rakstīt savu veiksmes stāstu?
Apskatiet Tiquo iespējas sava uzņēmuma darba kārtībai.