Kā iegūt uzticamas atskaites vairāku vietu viesmīlības biznesā

Ja nedēļas atskaitei jālejupielādē vairāki CSV faili un manuāli jāsalīdzina summas, pierakstiet, kur rodas lielākais darbs. Tas palīdzēs saprast, vai problēma ir datos, savienojumos vai aprēķinos.

Restorānu vai viesnīcu grupā ieņēmumi, noslodze, dalība un citi rādītāji var nākt no dažādām sistēmām. Lai tos apvienotu, jāvienojas par periodiem, kategorijām un aprēķinu noteikumiem.

Ja vadība nevar izskaidrot atšķirības starp atskaitēm, lēmumi var aizkavēties. Finanšu komandas laiku tad aizņem datu pārbaude. Vispirms noskaidrojiet, kuras neatbilstības atkārtojas un kā tās ietekmē darbu.

Kāpēc vairāku vietu atskaites salūzt

Problēmas var rasties arī tad, ja visās vietās izmanto vienu sistēmu. Atšķirīgi iestatījumi, datu ievades kārtība vai rādītāju definīcijas padara rezultātus grūti salīdzināmus.

Piemēram, piecu restorānu grupa var izmantot kopīgu kasi, bet rezervācijas un pasākumus pārvaldīt citur. Grupas atskaitei vajadzīga skaidra šo avotu saistība: vietu identifikatori, kategorijas un darījumu atsauces.

Datu noliktava vai analītikas rīks var palīdzēt apvienot avotus, taču vispirms jāvienojas par datu apstrādi. Ēdināšanas ieņēmumu salīdzinājumā jāņem vērā nodokļi, atmaksas, valūtas un izvēlētā perioda robežas.

Atskaites kvalitāte ir atkarīga no ievades datiem neatkarīgi no tā, kur atskaite tiek veidota. Nepilniem vai novēlotiem ierakstiem jābūt pamanāmiem, lai tos nevarētu sajaukt ar galīgiem rezultātiem.

Ko patiesībā prasa uzticamas atskaites vairākās vietās

Sāciet ar kopīgām rādītāju definīcijām un pārbaudēm pie datu avota. Pēc tam nosakiet, cik bieži katram pārskatam jāatjaunojas un kurš risina neatbilstības.

Saistīti pasūtījumu un maksājumu ieraksti atvieglo pārbaudi. Tiquo izmanto šādas saites, lai darījumus būtu vieglāk izsekot, taču komisijas, atmaksas un izņēmumi joprojām jāņem vērā. Kopīga platforma pati par sevi negarantē pareizu uzskaiti.

Datu atjaunošanas biežumam jāatbilst uzdevumam. Maiņas vadītājam var būt vajadzīgs aktuāls pasūtījumu pārskats, savukārt mēneša finanšu atskaitei — pārbaudīti un slēgti dati. Abos gadījumos norādiet, kad dati pēdējo reizi atjaunoti.

Ja grupā ir vairākas juridiskās personas, atskaitēm jāsaglabā attiecīgais ieņēmumu un izmaksu sadalījums. Konfigurāciju un konsolidācijas noteikumus saskaņojiet ar finanšu komandu; daļai darījumu var būt vajadzīgas korekcijas.

Klientu analīzei vairākās vietās vajadzīga pareiza profilu sasaistīšana. Pārbaudiet dublikātus, saziņas preferences un piekļuves tiesības, lai kopīgā vēsture būtu gan lietderīga, gan pieejama atbilstošajiem darbiniekiem.

Kā Tiquo to risina

Tiquo apvieno kases, rezervāciju, dalības, maksājumu un CRM rīkus. Grupas pārskatos var izmantot šo moduļu datus; ārējo sistēmu informācijai jāprecizē vajadzīgie savienojumi.

Kopīgi ieraksti var samazināt manuālu eksportu skaitu. Pārskatu ieviešanā tik un tā jāpārbauda summas, periodi, darījumu statusi un datu atjaunošanās. Atšķirībām jābūt izskaidrojamām līdz konkrētam ierakstam.

Tiquo grupas pārskati ļauj apkopot izmantoto vietu un pakalpojumu datus. Konfigurētiem savienotajiem kontiem maksājumu var sadalīt starp saņēmējiem, taču tas neaizstāj finanšu konsolidāciju, rēķinu pārbaudi vai savstarpējos norēķinus.

Klientu analītika līdzās vēsturei piedāvā kopējās vērtības un nākamā pasūtījuma aplēses. Tās var palīdzēt izvēlēties, ko izpētīt sīkāk, bet nedrīkst sajaukt ar jau notikušiem darījumiem.

Social Graph attēlo klientu un uzņēmumu saiknes, kas fiksētas sistēmas datos. Šādas saiknes var palīdzēt analizēt grupu rezervācijas vai uzņēmumu kontus, taču tās pašas par sevi nepierāda cilvēku savstarpējo ietekmi.

Ko no tā ņemt līdzi

Uzticamu pārskatu var veidot gan kopīgā platformā, gan no vairākiem savienotiem avotiem. Nepieciešami vienoti noteikumi, datu kvalitātes pārbaudes un skaidra atbildība par kļūdu novēršanu.

Sāciet ar vienu svarīgu atskaiti un pārbaudiet tās aprēķinu no avota līdz gala summai. Kad šis process ir saprotams un atkārtojams, to var izmantot pārējiem grupas pārskatiem.