Kaip Vinyl Space Soho su Tiquo didina korporatyvinių renginių užsakymų konversiją
Dvi salės ir 6 000 kvadratinių pėdų pačioje Soho širdyje, kurias užsako prekės ženklai, agentūros ir įmonės. Kiekviena užklausa iš svetainės dabar patenka į Tiquo su visa informacija, reikalinga pasiūlymui pateikti jau pirmajame atsakyme.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho yra renginių erdvė Marshall Street gatvėje, vos penkių minučių kelio pėsčiomis nuo Oxford Circus, Tottenham Court Road ir Piccadilly Circus. Čia yra dvi salės. Gallery yra balta, šiek tiek mažesnė nei 5 000 kvadratinių pėdų erdvė, kurioje telpa iki 260 svečių, o Studio yra salė su plytų sienomis, šiek tiek didesnė nei 1 250 kvadratinių pėdų. Abiejose salėse kartu gali būti 320 žmonių.
Čia rengiamos parodos, prezentacijos, prekybos mugės ir mados šou, spaudos dienos bei pristatymo vakarėliai. Privačių švenčių erdvė nepriima, todėl ją užsako prekės ženklai, agentūros ir įmonės, planuojančios renginius.
Korporatyvinių renginių organizatoriai dažnai vienu metu svarsto kelias erdves. Daugiausia šansų laimėti užsakymą turi ta erdvė, kuri pirmoji atsako nurodydama laisvas datas ir aiškią kainą. Vinyl Space Soho naudoja Tiquo, kad šis pirmas atsakymas būtų greitesnis, kiekviena užklausa būtų sekama iki patvirtinto renginio, o pats renginys būtų valdomas nuo sutarties iki svečių registracijos prie įėjimo.
Iššūkis: Užklausos, prasidėdavusios tuščiais el. laiškais
Anksčiau „Enquire“ mygtukai erdvės puslapyje atidarydavo naują el. laišką, adresuotą erdvės nuomos pašto dėžutei. Laiško turinys visiškai priklausė nuo to, ką nuspręsdavo parašyti siuntėjas.
Jei siuntėjas nepagalvodavo nurodyti renginio datos, svečių skaičiaus, įmonės pavadinimo ir telefono numerio, komandai tekdavo pirmiausia atsakyti klausimais ir tik tada tikrinti laisvas datas ar skaičiuoti nuomos kainą. Kiekvienas papildomas laiškų ratas organizatoriui suteikdavo daugiau laiko užsisakyti kitą vietą.
Be to, užklausos likdavo el. pašte. Buvo sunku matyti, kiek jų gauta, kas atsakingas už kiekvienos tęsimą ir kiek jų virto užsakymais.
Sprendimas: Užklausos forma, kuri duomenis perduoda tiesiai į Tiquo
Dabar abu „Enquire“ mygtukai atveria formą pačiame erdvės puslapyje, pritaikytą prie The Vinyl Factory svetainės dizaino. Ji sukurta naudojant Tiquo DOM Package, Tiquo JavaScript SDK svetainėms, todėl organizatoriui nereikia palikti puslapio.
Formoje prašoma nurodyti vardą, el. pašto adresą, telefono numerį, įmonę, renginio datą, svečių skaičių ir renginio aprašymą. Nedidelė nuoroda formos apačioje vis dar leidžia tiems, kurie mieliau rašo el. paštu, kreiptis tiesiai į erdvės nuomos komandą.
Tiquo tikrina svetainės užklausas dėl šlamšto ir riboja pakartotinį jų siuntimą, o paslėptas laukas atpažįsta robotus, kurie užpildo viską iš eilės. Komandą pasiekia tik tikros užklausos.
Kiekviena pateikta forma tampa užklausa Tiquo sistemoje, pažymėta kaip gauta iš svetainės. Tiquo pagal el. pašto adresą suranda kliento profilį arba sukuria naują, todėl kitą kartą susisiekus sugrįžtantis prekės ženklas ar agentūra bus atpažinti.
Visa pasiūlymui reikalinga informacija jau pirmoje žinutėje
Forma sukurta atsižvelgiant į klausimus, kuriuos komanda anksčiau užduodavo el. paštu. Renginio data pasirenkama kalendoriuje, kuris prasideda nuo šiandienos. Svečių skaičius ribojamas iki 320, tai yra didžiausios erdvės talpos.
Telefono lauke naudojamas Tiquo šalies pasirinkimo įrankis, todėl tarptautiniai prekės ženklai ir agentūros gali įvesti numerį savo įprastu formatu. Tiquo jį patikrina ir išsaugo visu tarptautiniu formatu, kad komanda galėtų iškart perskambinti.
Įmonė, data ir svečių skaičius rodomi užklausos viršuje Tiquo sistemoje, o po jų pateikiamas paties organizatoriaus renginio aprašymas.
Erdvės nuomos komanda gali jau pirmame atsakyme nurodyti laisvas datas ir kainas, užuot pradėjusi nuo klausimų sąrašo.
Vienas procesas nuo užklausos iki užsakymo
Tiquo Enquiries sistemoje kiekviena užklausa pereina aiškius etapus: nauja, vykdoma, laukiama kliento atsakymo, tada laimėta arba prarasta. Komandos nariai gali priskirti užklausas vieni kitiems, nustatyti prioritetą ir filtruoti pagal šaltinį ar datą. Kanban rodinyje iš karto matyti, kuriame etape yra kiekvienas potencialus klientas.
Kadangi užklausos uždaromos kaip laimėtos arba prarastos, Vinyl Space Soho gali išmatuoti, kiek užklausų virsta užsakymais, ir matyti, kuriame etape pokalbiai sustoja.
Konversija tampa skaičiumi, kurį komanda gali stebėti ir gerinti, o ne apytikriu vertinimu, sudėliotu iš bendros pašto dėžutės.
Pritaikomi Function Sheet lapai kiekvienam renginiui
Patvirtinus užsakymą, informacija vis tiek turi pasiekti žmones, kurie ruošia ir veda renginį.
Tam Vinyl Space Soho naudoja Tiquo pritaikomus Function Sheet lapus. Kiekviena užklausa turi tvarkingą, spausdinti paruoštą lapą, kuriame matyti klientas ir jo įmonė, renginio informacija, susiję užsakymai bei neužbaigtos vidinės pastabos ar užduotys. Darbuotojai atidaro jį iš užklausos, o tada nukopijuoja tiesioginę nuorodą, atsisiunčia arba atspausdina jį erdvės komandai.
Visi dirba su ta pačia Tiquo saugoma renginio informacija, todėl nieko nereikia kopijuoti iš el. laiškų gijų į atskirą dokumentą.
Nuo sutarties iki registracijos: Viskas Tiquo sistemoje
Kiekvieno renginio dokumentai saugomi prie jo užklausos Tiquo sistemoje. Komanda iš šablonų rengia sutartis, susitarimus ir patvirtinimus ir siunčia juos klientui pasirašyti per saugią nuorodą. Kiekvienas dokumentas turi visą audito žurnalą ir versijų istoriją.
Svečių sąrašai taip pat tvarkomi Tiquo sistemoje. Svečiai kviečiami el. paštu per saugią nuorodą, o komanda mato, jei kvietimas nepasiekė adresato, ir gali jį išsiųsti dar kartą. Bilietai išduodami toje pačioje vietoje, su QR kodais, kuriuos svečiai gali išsaugoti savo telefono piniginėje.
Renginio dieną darbuotojai registruoja svečius naudodami Tiquo programėlę, nuskaito bilietus prie įėjimo ir realiuoju laiku stebi, kas jau atvyko.
Sutartis, svečių sąrašas, bilietai ir lankomumo duomenys saugomi Tiquo sistemoje šalia pradinės užklausos, o ne išbarstyti el. pašte, atskiruose pasirašymo įrankiuose ir lentelėse.
Kas atneša užklausas
The Vinyl Factory svetainėje veikia Tiquo pirmosios šalies svetainės analitika. Ji fiksuoja puslapių peržiūras, sesijas ir kampanijų žymes nenaudodama slapukų.
Kiekviena užklausa dėl erdvės taip pat užfiksuojama kaip įvykis. Komanda mato, kurie puslapiai, kampanijos ir nukreipimo šaltiniai paskatina žmones pateikti užklausą, ir gali skirti rinkodaros pastangas kanalams, kurie pritraukia renginių organizatorius.
Rezultatas: Greitesni atsakymai ir išmatuojamas pardavimų procesas
Dabar užklausos gaunamos išsamios, vienoje vietoje ir su pridėtu kliento profiliu. Komanda gali pateikti pasiūlymą jau pirmame atsakyme, sekti kiekvieną potencialų klientą iki galutinio sprendimo, kiekvieną patvirtintą renginį perduoti erdvės komandai su Function Sheet lapu ir matyti, kuri rinkodara atneša užsakomus renginius. Sutartys, parašai, svečių sąrašai, bilietai ir registracija tvarkomi toje pačioje sistemoje.
Pats erdvės puslapis valdomas Tiquo CMS, todėl komanda gali atnaujinti tekstus ir nuotraukas naujam sezonui ar po neseniai vykusių renginių, nelaukdama programuotojo.
Kodėl tai svarbu renginių erdvėms
Korporatyvinius užsakymus dažnai laimi ta erdvė, kuri greičiausiai atsako su tinkama informacija. Vinyl Space Soho pavyzdys rodo, kaip renginių erdvė gali surinkti išsamias užklausas savo svetainėje, valdyti jas viename procese, kiekvieną renginį vykdyti pagal bendrą Function Sheet lapą ir matuoti konversiją nuo pirmos žinutės iki patvirtinto renginio.
Pasiruošę rašyti savo sėkmės istoriją?
Sužinokite, kaip Tiquo galėtų padėti jūsų komandai kasdienėje veikloje.