Kaip gauti patikimas ataskaitas per kelių vietų hospitaliteto verslą

Jei savaitinė ataskaita – CSV atsisiuntimas iš šešių sistemų, įklijavimas į lentelę ir viltis, kad skaičiai sutaps, problemą jau žinote.

Kelių vietų hospitalitetė reiškia pajamas iš skirtingų POS, užimtumą iš atskirų rezervacijų platformų, narysčių skaičius iš atskirų CRM ir operacinius rodiklius po įrankius, kurie nebuvo projektuoti dirbti kartu. Gaunate lėtas, nenuoseklias ir dažnai nepatikimas ataskaitas tada, kai jų jau reikia sprendimams.

Tai ne smulki nepatogybė. Kai vadovybė negali pasitikėti skaičiais, kiekvienas sprendimas neša perteklinę riziką. Kainų korekcijos stringa. Silpnai veikiančios vietos lieka nepastebėtos. Rinkodaros biudžetas paskirstomas pagal nuojautą, ne pagal faktus. O finansų komanda pusę savaitės praleidžia derindama duomenis, o ne analizuodama.

Kodėl kelių vietų ataskaitos byra

Šakninė priežastis beveik visada ta pati: kiekviena vieta turi savo technologijų rinkinį, o sistemos nebuvo kuriamos dalintis duomenimis.

Restoranų grupė su penkiomis vietomis gali naudoti tą patį POS prekės ženklą, bet jei rezervacijos, narystės ir renginiai – kituose įrankiuose, duomenys vis tiek silosuose. Viešbučių portfelis gali turėti vienodas PMS, bet jei SPA, F&B ir mažmena kiekviename objekte ant atskirų platformų, konsoliduota ataskaita – siuvimas iš daugybės eksportų.

Net investavus į duomenų saugyklą ar BI sluoksnį, pamatas lieka trapias. Formatai skiriasi. Klientų įrašai dubliuojasi. Laiko žymos nesusiderina. Valiutos ir mokesčiai skiriasi pagal vietą ir subjektą. Klausimas „kiek praėjusį mėnesį gavome F&B pajamų visose vietose?“ virsta kelių dienų projektu.

Gilesnė bėda: dauguma ataskaitų įrankių sėdi ant operacinių sistemų, o ne į jas įdėtos. Jie dirba tik su tuo, ką gauna, o jei duomenys nenuoseklūs, neužbaigti ar vėluojantys – tą paveldi ir ataskaitos.

Ko reikia patikimoms kelių vietų ataskaitoms

Teisingos ataskaitos – ne „geresnis skydelis“. Reikia tvarkyti šaltinį: pačios operacinės sistemos turi generuoti švarius, nuoseklius, realaus laiko duomenis visose vietose.

Vienas operacijų sluoksnis visoms vietoms. Kadangi rezervacijos, užsakymai, mokėjimai, narystės ir lojalumas naudoja tuos pačius veiklos įrašus, Tiquo sumažina duomenų derinimą tarp sistemų ir viską automatiškai suderina, nes kiekvienas mokėjimas visada tiesiogiai susietas su užsakymu. Taip pašalinama daugybė formatų neatitikimų ir laiko tarpų, kuriuos sukuria atskiros sistemos.

Atnaujinimai realiu laiku, ne paketiniu sinchronu. Senos ataskaitos dažnai remiasi eksportu, transformacija ir įkėlimu į ataskaitų įrankį – kartą per dieną ar savaitę. Kol ataskaita paruošta, ji jau sena. Greitai judančioje hospitalitetėje sprendimai dėl personalo, atsargų ir kainų turi remtis tuo, kas vyksta dabar, ne prieš dvi dienas.

Finansinės ataskaitos, žinančios apie subjektus. Kelių vietų verslas dažnai veikia per kelis juridinius asmenis – skirtingi prekės ženklai, joint venture, franšizės. Ataskaitos turi pačios gerbti ribas: pajamas ir sąnaudas paskirstyti teisingam subjektui be rankinių žurnalų ar mėnesio pabaigos koregavimų.

Matomumas kliento lygmeniu tarp vietų. Norint suprasti, kaip klientas elgiasi su jūsų verslu skirtingose vietose, reikia lojalumui, rinkodarai ir gyvenimo vertei. Jei CRM mato tik vieną vietą, dirbate su dalimi paveikslo. Sekimas tarp vietų turi būti sistemos dalis, ne vėliau priklijuotas priedas.

Kaip čia Tiquo

Tiquo darytas verslams, kurie veikia per kelias vietas, prekės ženklus ir vertikalias sritis. Vietoj to, kad bandytų normalizuoti fragmentuotų sistemų išvestis, jis jas keičia viena platforma: POS, rezervacijos, narystės, registracijos, mokėjimai ir CRM vienoje vietoje.

Kadangi kiekviena transakcija kiekvienoje vietoje eina per tą patį realaus laiko variklį, ataskaitos tikslios tada, kai generuojamos. Nėra ETL priežiūros, nėra naktinio sinchro laukimo, nėra pirmadienio ritualo su lentelėmis.

Portfelio lygio skydelis duoda vadovybei konsoliduotą pajamų, veiklos ir klientų aktyvumo vaizdą visuose objektuose, prekės ženkluose ir juridiniuose asmenyse. Finansams padeda protingi kelių subjektų mokėjimai, kurie patys skaido transakcijas su momentinėmis sąskaitomis ir nuima kryžminius rankinius suderinimus, kurie tradiciškai suvalgo laiką.

Rinkodaros ir veiklos komandoms klientų analizė šalia istorinių ataskaitų pateikia prognozuojamą bendrą vertę ir numatomus kito užsakymo intervalus. Šie kryptį rodantys signalai padeda nuspręsti, kuriuos klientus ir segmentus tyrinėti toliau.

O kad Tiquo automatinis social graph žemėlapyje rodo klientų ryšius ir sąsajas CRM, kelių vietų verslas mato ne tik ką žmonės daro, bet ir kas jie vieni kitiems yra bei kaip veikia aplinką.

Ką verta įsiminti

Patikimos ataskaitos keliose vietose – ne ataskaitų problema. Tai operacinės infrastruktūros problema. Kol vietos sėdi ant skirtingų sistemų, ataskaitos reikalaus rankų darbo ir visada turės paklaidos maržą.

Pasitikėti skaičiais galima tik suvienijus operacinį sluoksnį. Kai visos vietos, visos sritys ir visi subjektai ant vienos platformos, ataskaitos nustoja būti projektu ir tiesiog veikia.