Kaip sutraukti hospitaliteto operacijas be skausmingos migracijos

Kelios atskiros sistemos gali apsunkinti svetingumo verslo darbą. Tačiau jų keitimas taip pat reikalauja laiko ir pasiruošimo.

Klientų duomenys gali būti išsklaidyti, o darbuotojai – įpratę prie esamų įrankių. Keičiant sistemą svarbu išsaugoti reikalingus įrašus ir užtikrinti, kad komanda galėtų aptarnauti svečius.

Kartais laikinai pasirenkama papildoma integracija ar rankinis duomenų derinimas. Verta užrašyti šių sprendimų sąnaudas ir nuspręsti, kiek laiko jie bus naudojami.

Augant duomenų ir procesų kiekiui, perėjimo apimtis gali didėti. Todėl pasiruošimą naudinga pradėti dar prieš nustatant paleidimo datą.

Aiškus planas gali sumažinti trikdžių riziką. Jis turi apimti duomenis, mokymus, atsakomybę, bandymus ir veiksmus nepavykus paleidimui.

Kodėl dauguma migracijų klumpa

Rizika didėja, kai paleidimo data nustatoma neįvertinus duomenų, įrangos ir komandos pasirengimo. Vien duomenų importas nereiškia, kad verslas pasiruošęs dirbti naujoje sistemoje.

Ypač svarbu atsižvelgti į tris dalykus.

Pirma, tai ir žmonių darbo pokytis. Darbuotojams reikia laiko išbandyti užduotis, suprasti naujus veiksmus ir žinoti, kur kreiptis pagalbos.

Antra, duomenys gali skirtis formatais, identifikatoriais ir išsamumu. Reikia suderinti laukus, patikrinti pasikartojančius įrašus ir sutarti, kokia istorija bus perkeliama.

Trečia, skirtingų komandų darbo tempas ir rizika nevienodi. Registratūrai, kasai ir renginių komandai gali reikėti skirtingos diegimo tvarkos.

Geresnis kelias: etapinė konsolidacija

Diegiant etapais galima pradėti nuo vieno objekto ar funkcijos. Kito etapo imkitės tada, kai ankstesnio rezultatas patikrintas ir komanda pasiruošusi.

Tokia eiga padeda anksčiau pastebėti klaidas ir jas ištaisyti mažesnėje apimtyje. Kiekvienam etapui vis tiek reikia aiškių baigimo kriterijų.

Pradžioje inventorizuokite duomenis ir atlikite bandomąjį importą. Patikrinkite laukų atitikmenis, dublius, sumas ir ryšius tarp klientų bei užsakymų. Tik tada tvirtinkite viso perkėlimo apimtį.

Pirmą veiklos etapą rinkitės pagal naudą ir riziką. POS nėra savaime mažiausios rizikos dalis: užimtam restoranui kasos pakeitimas gali būti kritinis. Bandomąjį objektą ir laiką parinkite pagal savo veiklą.

Vėliau galima pridėti rezervacijas, renginius, narystes ar PMS. Kiekviename etape patikrinkite bendrus duomenis ir laikinus ryšius su dar naudojamomis senomis sistemomis.

Ko ieškoti konsolidacijos partnere

Vertinkite, kaip tiekėjas planuoja perėjimą, o ne vien kaip vadina savo platformą. Paprašykite parodyti duomenų perdavimą, klaidų taisymą ir atsakomybės pasiskirstymą.

Į palyginimą įtraukite šiuos praktinius reikalavimus.

Klientų, užsakymų ir mokėjimų duomenys turi būti aiškiai susieti. Patikrinkite, kur saugomas pagrindinis įrašas ir kaip pakeitimai pasiekia kitas funkcijas.

Jei dirbate per kelis juridinius asmenis, išbandykite mokėjimų paskirstymą, sąskaitas ir ataskaitas. Finansų komanda turi patvirtinti, kad procesas atitinka jos apskaitą.

Sistema turi palaikyti darbui reikalingą įrangą: terminalus, planšetes, telefonus, spausdintuvus ir mokėjimo skaitytuvus. Suderinamumą patikrinkite iš anksto.

Suderinkite naujos sistemos nustatymus su savo procesais. Jei darbo eigą reikės keisti, įtraukite tai į mokymus ir diegimo grafiką.

Kaip Tiquo tvarko konsolidaciją

Tiquo vienoje platformoje apima POS, rezervacijas, bilietus, narystes, atvykimo registravimą, CRM, renginius, viešbučio valdymą, mokėjimus ir ataskaitas.

Diegiant Tiquo pirmiausia suderinama importo apimtis. Klientų įrašus, istoriją ir operacijas reikia patikrinti, suvienodinti ir, kur reikia, sujungti. Bandomojo importo rezultatus turi peržiūrėti jūsų komanda.

Funkcijas galima diegti pagal sutartą etapų planą. Restorano, viešbučio ir renginių darbuotojai mokosi savo užduočių, o bendri procesai tikrinami kartu.

Dalis turimos įrangos gali tikti ir Tiquo, tačiau tai reikia patikrinti. Suderinamumas priklauso nuo įrenginio, operacinės sistemos ir naudojamų funkcijų.

Mokėjimų paskirstymui reikia paruošti susietas paskyras ir nustatyti taisykles. Finansų komanda turi patikrinti pirkimus, grąžinimus bei išmokas prieš pradėdama darbą.

Kainuoja ir laukimas

Laukimo kainą galima įvertinti pagal dabartinius rankinius darbus, priežiūrą ir klaidų taisymą. Tai padeda palyginti perėjimo sąnaudas su esamos sąrankos išlaikymu.

Augant verslui gali didėti ir šių darbų apimtis. Kita vertus, perėjimą verta planuoti tinkamu metu, kai komanda turi pakankamai resursų.

Pasirinkite terminą pagal pamatuotą naudą, pasirengimą ir veiklos riziką. Aiškus planas leidžia pradėti nuo valdomos apimties ir plėstis patikrinus rezultatą.