Hogyan maximalizálja a Vinyl Space Soho a vállalati rendezvényfoglalások konverzióját a Tiquo segítségével
Két terem és 6000 négyzetláb Soho szívében, amelyet márkák, ügynökségek és cégek foglalnak le. A weboldalon érkező megkeresések most mind a Tiquóba futnak be, minden olyan adattal, amely alapján már az első válaszban árajánlat adható.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
A Vinyl Space Soho egy rendezvényhelyszín a Marshall Streeten, öt perc sétára az Oxford Circus, a Tottenham Court Road és a Piccadilly Circus állomástól. Két terme van: a Gallery egy valamivel kevesebb mint 5000 négyzetlábas fehér tér legfeljebb 260 vendég számára, a Studio pedig egy valamivel több mint 1250 négyzetlábas, téglafalú terem. A két terem együtt 320 fő befogadására alkalmas.
A helyszínen kiállítások, prezentációk, szakmai vásárok és divatbemutatók, sajtónapok és bemutatópartik zajlanak. Magánpartikat nem fogad, így a foglalások rendezvényt szervező márkáktól, ügynökségektől és cégektől érkeznek.
A vállalati rendezvényszervezők gyakran egyszerre több helyszínt is szűkített listára tesznek. Az a helyszín, amelyik elsőként válaszol a szabad időpontokkal és egyértelmű árajánlattal, a legnagyobb eséllyel nyeri el a foglalást. A Vinyl Space Soho a Tiquót arra használja, hogy gyorsabbá tegye ezt az első választ, minden megkeresést a visszaigazolt rendezvényig kövessen, és magát a rendezvényt is lebonyolítsa, a szerződéstől a vendégek bejáratnál történő érkeztetéséig.
A kihívás: üres e-mailként induló megkeresések
A helyszín oldalán lévő „Enquire” gombok korábban egy új, a teremfoglalási postafióknak címzett e-mailt nyitottak meg. Hogy mi érkezett, az teljes mértékben attól függött, mit írt a feladó.
Ha a feladó nem gondolt arra, hogy megadja a rendezvény dátumát, a vendéglétszámot, a cégnevet és egy telefonszámot, a csapatnak kérdésekkel kellett válaszolnia, mielőtt ellenőrizhette volna a szabad időpontokat, vagy árat adhatott volna a terembérletre. Minden újabb e-mail-váltás több időt adott a szervezőnek arra, hogy máshol foglaljon.
A megkeresések ráadásul az e-mailekben maradtak. Nehéz volt átlátni, hány érkezett, ki foglalkozik az egyes megkeresésekkel, és hányból lett foglalás.
A megoldás: megkeresési űrlap, amely közvetlenül a Tiquóba küldi az adatokat
Most mindkét „Enquire” gomb magán a helyszín oldalán nyit meg egy űrlapot, amely a The Vinyl Factory weboldalának arculatához igazodik. Az űrlap a Tiquo DOM Package segítségével készült, amely a Tiquo weboldalakhoz készült JavaScript SDK-ja, így a szervezőnek nem kell elhagynia az oldalt.
Az űrlap a nevet, az e-mail-címet, a telefonszámot, a céget, a rendezvény dátumát, a vendéglétszámot és a rendezvény leírását kéri. Az alján egy kis link továbbra is lehetővé teszi, hogy aki inkább e-mailt írna, közvetlenül a teremfoglalási csapatnak írjon.
A Tiquo spamszűrést végez a weboldalról érkező megkereséseken, és korlátozza az ismételt beküldéseket, egy rejtett mező pedig lebuktatja a minden mezőt kitöltő botokat. Csak a valódi kérések jutnak el a csapathoz.
Minden beküldésből megkeresés lesz a Tiquóban, a weboldal forrásként megjelölve. A Tiquo az e-mail-cím alapján megtalálja az ügyfél profilját, vagy újat hoz létre, így a visszatérő márkákat és ügynökségeket a következő megkeresésükkor már felismeri.
Minden adat, ami az árajánlathoz kell, már az első üzenetben
Az űrlap azokra a kérdésekre épül, amelyeket a csapat korábban e-mailben tett fel. A rendezvény dátumát egy naptárból lehet kiválasztani, amely a mai nappal kezdődik. A vendéglétszám mezője a helyszín 320 fős befogadóképességénél megáll.
A telefonszám mező a Tiquo országválasztóját használja, így a nemzetközi márkák és ügynökségek a saját formátumukban adhatják meg a számukat. A Tiquo ellenőrzi a számot, és teljes nemzetközi formátumban tárolja, hogy a csapat visszahívhassa a szervezőt.
A cég, a dátum és a vendéglétszám a Tiquóban a megkeresés tetején jelenik meg, alatta pedig a szervező saját leírása a rendezvényről.
A teremfoglalási csapat már az első válaszában megadhatja a szabad időpontokat és a díjakat, ahelyett hogy kérdések listájával kezdene.
Egyetlen folyamat a megkereséstől a foglalásig
A Tiquo Enquiries felületén minden kérés világos szakaszokon halad végig: új, folyamatban, ügyfélre vár, majd megnyert vagy elvesztett. A csapattagok kioszthatják egymásnak a megkereséseket, prioritást állíthatnak be, és forrás vagy dátum szerint szűrhetnek. A Kanban nézetben egy pillantással látható, hol tart az egyes érdeklődők ügye.
Mivel a megkereséseket megnyertként vagy elvesztettként zárják le, a Vinyl Space Soho mérni tudja, hány megkeresésből lesz foglalás, és azt is látja, hol akadnak el a tárgyalások.
A konverzió olyan szám lesz, amelyet a csapat nyomon követhet és javíthat, nem pedig egy közös postafiókból összerakott becslés.
Testreszabható Function Sheet minden rendezvényhez
A foglalás visszaigazolása után a részleteknek még el kell jutniuk azokhoz, akik berendezik és lebonyolítják a rendezvényt.
Erre a Vinyl Space Soho a Tiquo testreszabható Function Sheet lapjait használja. Minden megkereséshez tartozik egy áttekinthető, nyomtatható lap, amely mutatja az ügyfelet és a cégét, a rendezvény részleteit, a kapcsolódó rendeléseket, valamint az esetleges függőben lévő belső jegyzeteket vagy feladatokat. A munkatársak a megkeresésből nyitják meg, majd kimásolják a közvetlen linkjét, letöltik vagy kinyomtatják a helyszíni csapat számára.
Mindenki ugyanazokkal a Tiquóban tárolt rendezvényadatokkal dolgozik, így semmit sem kell e-mail-szálakból külön dokumentumba másolni.
A szerződéstől az érkeztetésig, minden a Tiquóban
Minden rendezvény dokumentumai a hozzá tartozó megkeresésnél találhatók a Tiquóban. A csapat sablonokból készít szerződéseket, megállapodásokat és visszaigazolásokat, majd biztonságos linken küldi el őket aláírásra az ügyfélnek. Minden dokumentumhoz teljes auditnapló és verzióelőzmények tartoznak.
A vendéglistákat szintén a Tiquóban kezelik. A vendégek e-mailben, biztonságos linken kapják meg a meghívót, a csapat pedig látja, ha egy meghívó nem érkezett meg, és újraküldheti. A jegyeket is ugyanitt állítják ki, QR-kódokkal, amelyeket a vendégek hozzáadhatnak a telefonjuk digitális tárcájához.
A rendezvény napján a munkatársak a Tiquo alkalmazással érkeztetik a vendégeket: a bejáratnál beolvassák a jegyeket, és valós időben követik az érkezéseket.
A szerződés, a vendéglista, a jegyek és a részvételi nyilvántartás mind a Tiquóban vannak, az eredeti megkeresés mellett, és nem oszlanak szét e-mailek, külön aláírási eszközök és táblázatok között.
Rálátás arra, mi hozza a megkereséseket
A The Vinyl Factory weboldalán a Tiquo saját (first-party) webanalitikája fut. Sütik nélkül rögzíti az oldalmegtekintéseket, a munkameneteket és a kampánycímkéket.
Minden helyszínmegkeresés eseményként is rögzül az analitikában. A csapat látja, mely oldalak, kampányok és hivatkozó oldalak vezetik el az embereket a megkeresésig, és azokra a csatornákra fordíthatja a marketingerőforrásokat, amelyek rendezvényszervezőket hoznak.
Az eredmény: gyorsabb válaszok és mérhető értékesítési folyamat
A megkeresések most hiánytalanul, egy helyre érkeznek, csatolt ügyfélprofillal. A csapat már az első válaszban árajánlatot adhat, minden érdeklődőt végigkövethet a döntésig, minden visszaigazolt rendezvényt egy Function Sheet lapon adhat át a helyszíni csapatnak, és láthatja, mely marketingtevékenységek hozzák a foglalással záruló rendezvényeket. A szerződések, az aláírások, a vendéglisták, a jegyek és az érkeztetés mind ugyanabban a rendszerben zajlanak.
Magát a helyszín oldalát a Tiquo CMS-ben kezelik, így a csapat új szezonokhoz vagy friss rendezvényekhez is frissítheti a szövegeket és a fotókat anélkül, hogy fejlesztőre kellene várnia.
Miért fontos ez a rendezvényhelyszínek számára
A vállalati foglalásokat gyakran az a helyszín nyeri el, amelyik a leggyorsabban válaszol a megfelelő információkkal. A Vinyl Space Soho példája megmutatja, hogyan gyűjthet egy helyszín hiánytalan megkereséseket a saját weboldalán, hogyan kezelheti őket egyetlen folyamatban, hogyan bonyolíthat le minden rendezvényt egy közös Function Sheet alapján, és hogyan mérheti a konverziót az első üzenettől a visszaigazolt rendezvényig.
Készen áll megírni sikertörténetét?
Nézze meg egy bemutatón, hogyan használhatná a Tiquót a saját vállalkozásában.