A régi PMS rejtett költségei szállodaportfólióban

A PMS licencdíját könnyű megtalálni a számlán. A használatához kapcsolódó teljes költséget már nehezebb összesíteni.

Ide tartozik a kézi egyeztetésre, az adatmásolásra és a hibák javítására fordított idő. A hiányos vagy későn elkészülő kimutatások a döntéseket is nehezíthetik, de ennek hatását külön kell vizsgálni, nem automatikusan bevételkiesésnek számítani.

Több szállodánál ugyanaz a feladat sokszor ismétlődhet. Érdemes helyszínenként felmérni a ráfordítást, majd csoportszinten összeadni.

Az egyeztetés adója

Ha a szállás, az étterem, a wellness és a rendezvények bevétele külön rendszerből érkezik, a havi záráshoz több adatforrást kell egyeztetni. Az exportok ellenőrzése és a megfelelő jogi személyhez rendelése is munka.

Mérd meg, mennyi időt igényel egy helyszín zárása, és mely lépések ismétlődnek a többi szállodában. A kimutatások ellenőrizhetőségét is vedd figyelembe: vissza lehet-e keresni egy eltérést a mögöttes rendelésig?

A késésnek is van hatása. Ha a közös kimutatás csak két héttel később készül el, a vezetés addig régebbi adatokra támaszkodik. Rögzítsd, mely döntésekhez mikorra lenne szükség az információra.

A Tiquóban a foglalások, rendelések, fizetések, tagságok és hűségprogramok közös rekordokhoz kapcsolódnak. Ez csökkentheti a rendszerek közötti kézi párosítást. A fizetések és a megfelelően beállított kapcsolt fiókok közötti felosztások a rendeléshez kapcsolva követhetők; a kivételeket továbbra is ellenőrizni kell.

Az integrációk fenntartásának terhe

Készíts listát a PMS kapcsolatairól: értékesítési csatornák, árazás, éttermi pénztár, kezelési időpontok, ügyfélkezelés, marketing, fizetések, könyvelés, takarítás és vendégüzenetek. Minden kapcsolatnál jelöld a felelőst és a karbantartási költséget.

Egy frissítés vagy adatátadási hiba vizsgálatakor több szolgáltató is érintett lehet. Legyen világos, hogyan derül ki a hiba, ki kezdi a kivizsgálást, és hogyan pótolhatók a hiányzó rekordok.

Nézd meg, mely kapcsolatok közösek a szállodákban, és melyek helyszínspecifikusak. Az éves ráfordításba a felügyelet, frissítés, tesztelés és hibaelhárítás idejét is számítsd bele.

Egy közös platform csökkentheti a külön adatkapcsolatok számát, ha a pénztár, foglalás, ügyfélkezelés és fizetés ugyanabban a rendszerben működik. Ez azonban nem szüntet meg minden hibalehetőséget. Az adatfolyamokat és a megmaradó integrációkat itt is tesztelni kell.

A vendégintelligencia hiánya

Tegyük fel, hogy egy vendég többször megszállt a londoni szállodában, majd Edinburghban foglal. Ha a recepció nem látja a szükséges előzményeket, új vendégként kezeli, és újra megkérdezi a korábban már jelzett igényeit.

Ellenőrizd, hogy a helyszínek közös vendégrekordot használnak-e, és hogyan kezelik a többször szereplő ügyfeleket. Központi CRM esetén az adatfrissítés idejét és az átadott mezőket is vizsgáld meg.

A közös profil segíthet felismerni a visszatérő vendéget és figyelembe venni korábbi kéréseit. A hozzáférést a munkakörhöz és az adatkezelési szabályokhoz kell igazítani; nem minden munkatársnak van szüksége minden előzményre.

A kapcsolati nézet azt is megmutathatja, kik foglalnak együtt, és mely vendégek tartoznak egy céges fiókhoz. Ez megkönnyítheti a csoportok és céges kapcsolatok kezelését, ha az összerendelt adatok pontosak.

A Tiquo a korábbi aktivitás mellett a várható ügyfélértékre és a következő rendelés idejére vonatkozó becsléseket is megjeleníthet. Ezek segíthetik az elemzést, de nem tekinthetők biztos eredménynek.

A keresztértékesítés bevétele, amit sosem látsz

Ha a szálloda kezeléseket, étkezést, rendezvényeket és termékeket is kínál, érdemes megvizsgálni, hogyan talál rá ezekre a vendég. A külön rendszerek közötti adatátadás befolyásolhatja, milyen ajánlat készíthető és mikor.

A recepción adott személyes ajánlás hasznos, de a munkatársnak tudnia kell, mi érhető el és mit foglalt már a vendég. A naprakész előzmények segítenek elkerülni a felesleges vagy ismétlődő ajánlatokat.

Online foglaláskor és a vendégportálon is megjeleníthetők kiegészítő szolgáltatások. A beállításoknál figyelembe kell venni az elérhetőséget, a jogosultságokat és a kommunikációs preferenciákat.

Az ajánlatok hatását méréssel érdemes felmérni. Kövesd az elfogadást, a bevételt és a szolgáltatás költségét is; pusztán több ajánlat megjelenítéséből nem következik nagyobb nyereség.

A személyzet produktivitásának lecsapolása

A rendszer eszközigénye a személyzet idejére is hat. Ha egy egyszerű módosításhoz mindig vissza kell menni az irodai géphez, ez naponta többször megszakíthatja a munkát.

A recepcióvezető az előtérben dolgozik, az étteremvezető helyszíni látogatáson nézi a forgalmat, a rendezvényszervező telefonról keres elő ajánlatot. Ezekhez más eszköz és felület lehet kényelmes.

Gyűjtsd össze, mely mobilos feladatok nem végezhetők el jelenleg. Mérd fel a gyakoriságukat és a kerülő megoldásra fordított időt, mielőtt új rendszertől várnád a javulást.

A jelölt platformokon ugyanezeket a feladatokat próbáld ki böngészőben, iPhone-on, iPaden, Androidon és a használt pénztári hardveren. A szükséges funkciókat eszközönként ellenőrizd.

A merev folyamatok ára

Egy városi butikhotel, vidéki üdülőszálloda és konferenciaszálló eltérően működhet. A közös rendszernek kezelnie kell a helyi szabályokat úgy, hogy a csoportszintű adatok továbbra is összehasonlíthatók maradjanak.

Ez a vendégeknek szóló folyamatokra is igaz. A bejelentkezés lépéseit például a helyszín működéséhez kell igazítani, miközben a kötelező adatok következetesen kerülnek a rendszerbe.

A bevezetéskor különítsétek el a közös és a helyi beállításokat. Rögzítsétek, ki módosíthatja őket, és hogyan ellenőrzitek a változások hatását a kimutatásokra.

Ha összeadod

A teljes költséghez add hozzá a licencdíjat, a pénzügyi egyeztetést, az integrációk karbantartását, a kézi adminisztrációt és a betanítást. A feltételezett bevételi hatásokat külön kezeld a ténylegesen mért kiadásoktól.

Ezt a számítást helyszínenként és a teljes csoportra is készítsd el. Egy új megoldásnál az adatátvételt, a képzést és az átállás alatti párhuzamos működést is vedd figyelembe.

A Tiquo a szállodai funkciókat, pénztári értékesítést, foglalásokat, ügyfélkezelést, tagságokat, rendezvényeket, fizetéseket és kimutatásokat közös platformra kapcsolja. A saját folyamatokkal végzett próba mutathatja meg, hol csökkenti a kézi munkát és mely külső kapcsolatokra marad szükség.

A döntéshez egy ellenőrizhető költségszámítás és valós munkafolyamatok próbája ad alapot. Így látható, milyen ráfordítást takaríthat meg a váltás, és mennyibe kerül maga az átállás.