A régi PMS rejtett költségei szállodaportfólióban

Tudod, mennyibe kerül a PMS licenc. Valószínűleg nem tudod, mennyibe kerül valójában a PMS.

A számlasor a könnyű rész. Az igazi költség az, ami soha nem kerül számlára: a kézi egyeztetésre fordított órák, az elszórt rendszerek miatt elvesztett bevétel, a hűség, amit senki nem lát át, és a stratégiai döntések, amik csúsznak, mert nincs rendes adat.

Egy helyen ezek kezelhető bosszúságok. Több szállodában összeadódnak, és strukturális hátrány lesz belőlük: nehezen számszerűsíthető, és minden évvel nehezebben javítható, amíg a régi rendszer marad.

Az egyeztetés adója

A portfólió, ahol mindenütt régi PMS fut, pénzügyön havi zárásnál mindig ugyanazt látod. Bevétel export a PMS-ből. F&B külön POS-ból. Spa-wellness megint máshonnan. Rendezvény bevétele máshol. Minden megy táblázatba, keresztellenőrzés, entitásokhoz igazítás, kézi egyeztetés.

Egy szállodában ez lehet egy-két nap. Tíz-húsz helynél, mindegyiknek saját PMS példányával és körülötte egy rakás mellékrendszerrel, ez már több embernek teljes munkaállás. És a számokat a vezetés jóhiszeműen fogadja el, mert függetlenül ellenőrizni gyakorlatilag az egész folyamat újracsinálását jelentené.

Nem csak a bér a költség. A késés is. Ha két hétbe telik a konszolidált portfólió számokra, minden döntés két héttel le van maradva. Az áremelés, amit múlt héten kellett volna, jövő hétre csúszik. A gyenge helyeket egy hónappal később jelzed. A cashflow terv olyan feltételezésekre épül, amik már elavultak voltak, mielőtt elkezdted a táblázatot.

Mivel a foglalások, rendelések, fizetések, tagságok és a hűségprogram ugyanazokat a működési rekordokat használják, a Tiquo csökkenti a rendszerek közötti párosítás szükségességét, és automatikusan elvégzi az egyeztetést. Minden fizetés közvetlenül a megfelelő rendeléshez kapcsolódik. Beállított kapcsolt fiókok esetén a fizetési felosztások az őket létrehozó rendeléshez kapcsolva maradnak.

Az integrációk fenntartásának terhe

Egy tipikus régi PMS nyolc-tizenöt másik rendszerhez kapcsolódik: channel manager, yield, POS, spa foglaló, CRM, email marketing, fizetési átjáró, könyvelés, housekeeping, vendégüzenetek, értékeléskezelés, és még pár.

Minden integráció egy meghibásodási pont. Az éjjeli szinkron kihagyhat rekordot. Bármelyik szállító API változása szétcsaphatja a láncot. PMS frissítés tegnap még működő kapcsolatot tesz tönkre. Ha elromlik, kideríteni, a PMS-ben, a harmadik félnél vagy a köztes rétegben van-e a hiba, idő, szakértelem és türelem kell – ebből a vendéglátós üzemnek kevés van.

Szorozd fel a portfólió helyeivel. Ha helyenként tíz integráció van, húsz szállodánál kétszáz lehetséges töréspont. Az IT vagy a külső szolgáltató, ami ezt viszi, komoly költség, és az idejük nagy része a „működjön továbbra is” jellegű tűzoltás.

A másik út az, ha POS, foglalás, CRM, tagság, check-in, rendezvény és fizetés egy rendszer natív funkciói. Ha nincs integrálni való, nincs mit elrontani. Valós idejű motor: minden tranzakció, foglalás és vendégkapcsolat azonnal ott van minden érintkezési ponton minden helyen, szinkron feladat, middleware és éjjeli batch nélkül.

A vendégintelligencia hiánya

Minden nap lejátszódik ez a szállodaportfóliókban. Egy vendég háromszor megszáll Londonban, mindig spázik, az étteremben bőkezű. Fél év múlva Edinburghban foglal. Teljesen új vendégként kezelik. A recepciónak fogalma sincs, ki ő. Senki nem említi a spát. Senki nem ajánlja az éttermet. Az egyik helyen épített hűség a másiknál láthatatlan.

Mert a régi PMS-ek gyakran telephely szinten tárolják a vendéget. Még ha ugyanaz a PMS márka fut is mindenütt, az adat gyakran külön példányokban él, nem oszt meg vendégrekordot. Néhány lánc középre tesz CRM-et – megint egy rendszer, megint integráció, megint szinkron gond.

A valódi költség nem a technológia. A kieső bevétel és a lemorzsolódó hűség, amikor egy nagy értékű portfólió vendéget idegenként kezelsz. Helyek közötti vendégkövetés legyen natív és automatikus. Minden interakció bármely helyen, étteremben, spában, rendezvényen vagy boltban egy profilba fusson, ami mindenhol elérhető.

Az egyes profilok fölött egy automatikus társasági gráf olyan mintákat mutat, amit telephely szintű PMS nem lát. Ki foglal együtt? Ki hoz új vendéget? Mely céges szerződések hozzák a legtöbb mellékbevételt? Ez rejtve marad, ha az adat telephely szintű silókban ül; stratégiai előny lesz belőle, ha egy portfólió szinten egyesíted.

A Tiquo előre jelzett ügyfél-élettartamértéket és a következő rendelés várható időszakait adja hozzá az egységes ügyfélrekordhoz. Ezek az irányadó jelzések a korábbi aktivitás mellett jelennek meg, és segítenek eldönteni, mely ügyfeleket és szegmenseket érdemes ezután megvizsgálni.

A keresztértékesítés bevétele, amit sosem látsz

Spával, étteremmel, rendezvénytérrel és bolttal több bevételi forrásod van vendégenként. Régi felállásban mindegyik vertikál saját rendszerben, saját foglalási úton, saját adatbázissal fut. A keresztértékesítés legfeljebb kézzel történik.

A recepciós talán eszébe jut a spa check-innél. A concierge talán az éttermet. Ezek ad hoc ajánlások, emberre és emlékezetre építenek. Nincs rendszer, ami dinamikusan jelzi: a prémium szobát foglaló statisztikailag gyakran spázik is, vagy a visszatérő, aki mindig nálatok eszik, még nem próbálta a privát étkezőt.

Egy motor, ami a teljes vendégúton dolgozik, ezeket a pillanatokat automatikusan felszínre hozza. Online foglaláskor, check-innél, vendégportálon, kijelentkezéskor. Minden ajánlat a teljes profilra és előzményekre épül, nem csak az aktuális foglalásra.

Portfólió szinten ez összeszorozódik. Ha a dinamikus keresztértékesítés vendégenként csak szerény százalékot hoz a mellékkiadásban, ez havi több ezer foglalásnál több helyen már komoly tétel.

A személyzet produktivitásának lecsapolása

A régi PMS-ek egy olyan világra készültek, ahol a szállodai személyzet asztal mögött ült. Recepció fix terminál, foglalás saját gépen, háttér iroda külön képernyőn. Mindenki a saját sávjában maradt.

A mai szállodai üzem nem így néz ki. Front office menedzser közben jár a lobbyban. F&B igazgató táblán néz fedezetet egy helyszíni látogatáson. Rendezvényes a telefonján nyit meg ajánlatot, miközben a szomszéd ingatlanban tárgyal. Revenue manager otthonról hasonlítja össze a portfóliót.

A régi rendszerek ezt gyengén támogatják. A mobil gyakran egy csonka app. A személyzet visszamegy a terminálhoz olyan feladatokért, amit elvileg bárhonnan elintézhetne. Pár perc itt-ott, sok emberrel egy év alatt rengeteg elvesztegetett idő.

Ha a platform tényleg több eszközön ugyanazt tudja – web, iPhone, iPad, Android, POS hardver –, ez a súrlódás eltűnik. Ott dolgoznak, ahol a munka van, azzal az eszközzel, ami épp kéznél van.

A merev folyamatok ára

Minden szálloda a portfólióban más. Egy városi boutique nem ugyanaz, mint egy vidéki resort. Konferenciaszálló más folyamatot igényel, mint extended stay. A régi PMS gyakran egyféleképpen akar működni: vagy minden helyre ráerőlteted, ami nem illik mindenhová, vagy minden hely magának állít, és a portfólió szintű riport szétesik.

Ez a merevség a vendég felé is átjön. Ha a PMS egyetlen check-in folyamatot diktál, minden hely ugyanazt adja, függetlenül attól, illik-e a piacodhoz, méretedhez, márkádhoz.

Rugalmas beállítás, ami a hely folyamataihoz igazodik, de közben egységes adatmodellt tart a portfólió riportnak, feloldja ezt. A helyek úgy működnek, ahogy kell, a vezetés meg kapja az összképet.

Ha összeadod

A régi PMS licencdíja általában a legkisebb tétel. A valódi költség szétkenve van: pénzügy kézi egyeztetésen, IT integrációkon, marketing hiányos vendégadaton, bevételen a kihagyott keresztértékesítésen, üzemeltetésen merev folyamatokon és eszközkorlátokon, vezetésen késő, bizonytalan információn.

Egy helyen ez lehet kezelhető felár egy egységes platformhoz képest. Portfólió szinten strukturális veszteség, ami nő minden új hellyel és minden évvel, amit a régi rendszerrel töltötök.

A Tiquo arra készült, hogy ezeket a rejtett költségeket levágja. Egységes üzemeltetési platformként PMS, POS, foglalás, CRM, tagság, rendezvény, fizetés és analitika egy rendszerben helyettesíti azt a szétesett architektúrát, ami ezeket a költségeket előidézi. Portfólió rálátás, több entitás pénzügy, egységes vendégprofil, valós idejű adat minden helyen és vertikálban nem „majd egyszer” funkció. Alap.

A szállodaportfólió üzemeltetőnek egyenes a kérdés: mennyibe kerül valójában a régi PMS, és meddig tudod ezt még fizetni?