Как Vinyl Space Soho използва Tiquo, за да постигне максимална конверсия при резервациите за корпоративни събития
Две зали и 6000 квадратни фута в сърцето на Soho, които се резервират от марки, агенции и компании. Всяко запитване от уебсайта вече постъпва в Tiquo с данните, необходими за оферта още в първия отговор.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho е пространство за събития на Marshall Street, на пет минути пеша от Oxford Circus, Tottenham Court Road и Piccadilly Circus. То има две зали: Gallery, бяло пространство от малко под 5000 квадратни фута за до 260 гости, и Studio, зала с тухлени стени от малко над 1250 квадратни фута. Заедно те побират 320 души.
Тук се провеждат изложби, презентации, търговски изложения и модни ревюта, дни за пресата и партита за представяне на продукти. Залите не се отдават за частни партита, затова резервациите идват от марки, агенции и компании, които организират събития.
Организаторите на корпоративни събития често сравняват няколко места едновременно. Мястото, което първо отговори със свободни дати и ясна оферта, има най-голям шанс да спечели резервацията. Vinyl Space Soho използва Tiquo, за да ускори този първи отговор, да проследява всяко запитване до потвърденото събитие и да управлява самото събитие, от договора до регистрацията на входа.
Предизвикателството: Запитвания, които започваха като празни имейли
Бутоните „Enquire“ на страницата на пространството отваряха нов имейл до пощата за наем на залите. Какво ще пристигне, зависеше изцяло от това какво подателят реши да напише.
Ако подателят не се сетеше да посочи датата на събитието, броя гости, името на компанията и телефонен номер, екипът трябваше първо да отговори с въпроси, преди да провери свободните дати или да даде цена за наема. Всеки допълнителен кръг имейли даваше на организатора повече време да резервира другаде.
Освен това запитванията оставаха в имейла. Трудно беше да се види колко са постъпили, кой отговаря за всяко от тях и колко се превръщат в резервации.
Решението: Формуляр за запитване, свързан директно с Tiquo
Двата бутона „Enquire“ вече отварят формуляр директно на страницата на пространството, оформен в стила на уебсайта на The Vinyl Factory. Той е изграден с Tiquo DOM Package, JavaScript SDK на Tiquo за уебсайтове, така че организаторът изобщо не напуска страницата.
Формулярът пита за име, имейл, телефон, компания, дата на събитието, брой гости и описание на събитието. Малък линк в долната част все така позволява на всеки, който предпочита имейл, да пише директно на екипа за наем на залите.
Tiquo проверява запитванията от уебсайта за спам и ограничава повторните изпращания, а скрито поле улавя ботовете, които попълват всяко поле. До екипа стигат само истински запитвания.
Всяко изпратено запитване се записва в Tiquo с отбелязан източник уебсайта. Tiquo намира профила на клиента по имейла или създава нов, така че марка или агенция, която се връща, е разпозната следващия път, когато се свърже.
Всички данни за оферта още в първото съобщение
Формулярът е изграден около въпросите, които екипът задаваше по имейл. Датата на събитието се избира от календар, който започва от днешния ден. Полето за броя гости стига до капацитета на пространството от 320 души.
Полето за телефон използва избора на държава в Tiquo, така че международни марки и агенции могат да въведат номера си в обичайния за тях формат. Tiquo го проверява и го записва в пълен международен формат, готов екипът да се обади.
Компанията, датата и броят гости се показват най-горе в запитването в Tiquo, а под тях е описанието на събитието, написано от самия организатор.
Екипът за наем на залите може да посочи свободните дати и цените още в първия си отговор, вместо да започва със списък от въпроси.
Един процес от запитването до резервацията
В Tiquo Enquiries всяко запитване преминава през ясни етапи: ново, в процес, изчаква клиента и накрая спечелено или загубено. Членовете на екипа могат да си възлагат запитвания един на друг, да задават приоритет и да филтрират по източник или дата. Изгледът Kanban показва с един поглед къде се намира всеки потенциален клиент.
Тъй като запитванията се приключват като спечелени или загубени, Vinyl Space Soho може да измери колко запитвания се превръщат в резервации и да види къде разговорите засядат.
Конверсията става число, което екипът може да следи и подобрява, а не приблизителна оценка, сглобена от обща пощенска кутия.
Персонализируеми справки Function Sheet за всяко събитие
След като резервацията е потвърдена, подробностите все още трябва да стигнат до хората, които подготвят и провеждат събитието.
За това Vinyl Space Soho използва персонализируемите справки Function Sheet на Tiquo. Всяко запитване има прегледна справка за печат с клиента и неговата компания, подробностите за събитието, свързаните поръчки и всички неприключени вътрешни бележки или задачи. Служителите я отварят от запитването, след което копират директен линк, изтеглят я или я отпечатват за екипа на място.
Всички работят с една и съща информация за събитието в Tiquo, така че нищо не трябва да се копира от имейл кореспонденция в отделен документ.
От договора до регистрацията, всичко в Tiquo
Документите на всяко събитие се съхраняват към неговото запитване в Tiquo. Екипът създава договори, споразумения и потвърждения от шаблони и ги изпраща на клиента за подпис чрез защитен линк. Всеки документ пази пълна одитна следа и история на версиите.
Списъците с гости също се управляват в Tiquo. Гостите получават покана по имейл чрез защитен линк, а екипът вижда, ако някоя покана не е пристигнала, и може да я изпрати отново. Билетите се издават от същото място, с QR кодове, които гостите могат да добавят в дигиталния портфейл на телефона си.
В деня на събитието служителите регистрират гостите с приложението Tiquo, като сканират билетите на входа и следят пристиганията в реално време.
Договорът, списъкът с гости, билетите и данните за присъствието се намират в Tiquo до първоначалното запитване, вместо да са разпръснати в имейли, отделни инструменти за подписване и таблици.
Какво носи запитванията
Уебсайтът на The Vinyl Factory използва уеб анализа на Tiquo, базиран на собствени данни (first-party). Той отчита прегледите на страници, сесиите и таговете на кампании без бисквитки.
Всяко запитване за пространството също се отчита като събитие в анализа. Екипът вижда кои страници, кампании и препращащи сайтове водят хората до запитване и може да насочи маркетинговите усилия към каналите, които привличат организатори на събития.
Резултатът: По-бързи отговори и измерим процес на продажбите
Запитванията вече пристигат пълни, на едно място и със свързан клиентски профил. Екипът може да изпрати оферта още в първия отговор, да проследи всеки потенциален клиент до решение, да предаде всяко потвърдено събитие на екипа на място чрез справка Function Sheet и да види кой маркетинг носи събитията, които се резервират. Договорите, подписите, списъците с гости, билетите и регистрацията минават през една и съща система.
Самата страница на пространството се управлява в Tiquo CMS, така че екипът може да обновява текстовете и снимките за нов сезон или скорошни събития, без да чака разработчик.
Защо това е важно за пространствата за събития
Корпоративните резервации често печели мястото, което отговаря най-бързо и с правилната информация. Vinyl Space Soho показва как едно пространство може да събира пълни запитвания на собствения си уебсайт, да ги управлява в един процес, да провежда всяко събитие по обща справка Function Sheet и да измерва конверсията от първото съобщение до потвърденото събитие.
Готови да напишете своята история на успеха?
Вижте как Tiquo може да помогне на вашия екип в ежедневната работа.