Vinyl Space Soho ใช้ Tiquo เพิ่มคอนเวอร์ชันการจองงานอีเวนต์องค์กรให้ได้มากที่สุดอย่างไร
สองห้อง พื้นที่ 6,000 ตารางฟุตใจกลางย่าน Soho ที่แบรนด์ เอเจนซี และบริษัทต่าง ๆ จองใช้จัดงาน ตอนนี้ทุกคำขอจากเว็บไซต์เข้าสู่ Tiquo พร้อมรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการเสนอราคาได้ตั้งแต่การตอบกลับครั้งแรก
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho คือสถานที่จัดงานบน Marshall Street ห่างจาก Oxford Circus, Tottenham Court Road และ Piccadilly Circus เพียงห้านาทีเมื่อเดินเท้า มีสองห้อง ได้แก่ Gallery ห้องสีขาวขนาดเกือบ 5,000 ตารางฟุต รองรับแขกได้สูงสุด 260 คน และ Studio ห้องผนังอิฐขนาดมากกว่า 1,250 ตารางฟุตเล็กน้อย รวมกันรองรับได้ 320 คน
สถานที่แห่งนี้รองรับงานนิทรรศการ งานพรีเซนเทชัน งานแสดงสินค้าและแฟชั่นโชว์ งานเพรสเดย์ และปาร์ตี้เปิดตัว แต่ไม่รับจัดปาร์ตี้ส่วนตัว การจองจึงมาจากแบรนด์ เอเจนซี และบริษัทที่วางแผนจัดงาน
ผู้วางแผนงานอีเวนต์องค์กรมักคัดเลือกสถานที่หลายแห่งไว้พร้อมกัน สถานที่ที่ตอบกลับก่อนพร้อมวันว่างและใบเสนอราคาที่ชัดเจนจึงมีโอกาสได้งานมากที่สุด Vinyl Space Soho ใช้ Tiquo เพื่อให้การตอบกลับครั้งแรกนั้นเร็วขึ้น ติดตามทุกคำขอไปจนถึงงานที่ได้รับการยืนยัน และดูแลการจัดงานจริงด้วย ตั้งแต่สัญญาไปจนถึงการเช็กอินที่ทางเข้า
ความท้าทาย: คำขอที่เริ่มต้นจากอีเมลเปล่า
เดิมปุ่ม “Enquire” บนหน้าสถานที่จัดงานจะเปิดอีเมลฉบับใหม่ถึงกล่องจดหมายของฝ่ายเช่าสถานที่ ข้อมูลที่ได้รับจึงขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้ส่งเลือกเขียนมาทั้งหมด
หากผู้ส่งไม่ได้ระบุวันจัดงาน จำนวนแขก ชื่อบริษัท และเบอร์โทรศัพท์มาด้วย ทีมต้องตอบกลับเพื่อถามข้อมูลก่อนจึงจะตรวจสอบวันว่างหรือเสนอราคาค่าเช่าได้ การส่งอีเมลไปมาแต่ละรอบยิ่งทำให้ผู้วางแผนงานมีเวลาไปจองที่อื่นมากขึ้น
คำขอยังอยู่แต่ในอีเมล จึงยากที่จะรู้ว่ามีคำขอเข้ามากี่รายการ ใครกำลังติดตามรายการไหน และมีกี่รายการที่กลายเป็นการจอง
โซลูชัน: แบบฟอร์มสอบถามที่ส่งข้อมูลเข้า Tiquo โดยตรง
ตอนนี้ปุ่ม “Enquire” ทั้งสองปุ่มจะเปิดแบบฟอร์มบนหน้าสถานที่จัดงานโดยตรง ออกแบบให้เข้ากับเว็บไซต์ของ The Vinyl Factory แบบฟอร์มนี้สร้างด้วย Tiquo DOM Package ซึ่งเป็น JavaScript SDK ของ Tiquo สำหรับเว็บไซต์ ผู้วางแผนงานจึงไม่ต้องออกจากหน้านั้นเลย
แบบฟอร์มจะถามชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ บริษัท วันจัดงาน จำนวนแขก และรายละเอียดของงาน ส่วนลิงก์เล็ก ๆ ด้านล่างยังเปิดให้ผู้ที่สะดวกใช้อีเมลเขียนถึงทีมเช่าสถานที่ได้โดยตรง
Tiquo คัดกรองสแปมในคำขอจากเว็บไซต์และจำกัดการส่งซ้ำ อีกทั้งยังมีช่องที่ซ่อนไว้เพื่อดักจับบอตที่กรอกข้อมูลทุกช่อง ทีมจึงได้รับเฉพาะคำขอจริงเท่านั้น
ทุกการส่งแบบฟอร์มจะกลายเป็นคำขอใน Tiquo พร้อมระบุว่ามาจากเว็บไซต์ Tiquo จะค้นหาโปรไฟล์ลูกค้าจากอีเมลหรือสร้างโปรไฟล์ใหม่ เมื่อแบรนด์หรือเอเจนซีเดิมติดต่อเข้ามาอีกครั้ง ระบบจึงจดจำได้
ได้ข้อมูลครบสำหรับการเสนอราคาตั้งแต่ข้อความแรก
แบบฟอร์มออกแบบจากคำถามที่ทีมเคยถามทางอีเมล วันจัดงานเลือกจากปฏิทินที่เริ่มตั้งแต่วันนี้ ส่วนช่องจำนวนแขกจำกัดไว้ที่ความจุของสถานที่คือ 320 คน
ช่องเบอร์โทรศัพท์ใช้ตัวเลือกประเทศของ Tiquo แบรนด์และเอเจนซีจากต่างประเทศจึงกรอกเบอร์ในรูปแบบที่คุ้นเคยได้ Tiquo จะตรวจสอบและจัดเก็บในรูปแบบสากลแบบเต็ม พร้อมให้ทีมโทรกลับ
ชื่อบริษัท วันที่ และจำนวนแขกจะแสดงอยู่ด้านบนของคำขอใน Tiquo ตามด้วยรายละเอียดงานที่ผู้วางแผนงานเขียนเอง
ทีมเช่าสถานที่สามารถแจ้งวันว่างและค่าบริการได้ตั้งแต่การตอบกลับครั้งแรก แทนที่จะเริ่มด้วยรายการคำถาม
Pipeline เดียวตั้งแต่คำขอจนถึงการจอง
ใน Tiquo Enquiries แต่ละคำขอจะผ่านขั้นตอนที่ชัดเจน ได้แก่ ใหม่ กำลังดำเนินการ รอลูกค้า แล้วปิดเป็นได้งานหรือไม่ได้งาน สมาชิกทีมมอบหมายคำขอให้กันได้ กำหนดลำดับความสำคัญ และกรองตามแหล่งที่มาหรือวันที่ มุมมอง Kanban ช่วยให้เห็นได้ทันทีว่าลีดแต่ละรายอยู่ขั้นตอนใด
เมื่อคำขอถูกปิดเป็นได้งานหรือไม่ได้งาน Vinyl Space Soho จึงวัดได้ว่ามีคำขอกี่รายการที่กลายเป็นการจอง และเห็นว่าการพูดคุยสะดุดที่จุดไหน
คอนเวอร์ชันกลายเป็นตัวเลขที่ทีมติดตามและปรับปรุงได้ ไม่ใช่การประเมินที่ปะติดปะต่อจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
Function Sheet ที่ปรับแต่งได้สำหรับทุกงาน
เมื่อการจองได้รับการยืนยันแล้ว รายละเอียดยังต้องส่งต่อไปถึงคนที่จัดเตรียมและดูแลงานในวันจริง
Vinyl Space Soho ใช้ Function Sheet ที่ปรับแต่งได้ของ Tiquo สำหรับงานนี้ ทุกคำขอมีเอกสารที่อ่านง่ายและพิมพ์ได้ แสดงข้อมูลลูกค้าและบริษัท รายละเอียดงาน คำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง รวมถึงบันทึกภายในหรืองานที่ยังค้างอยู่ พนักงานเปิดเอกสารนี้จากคำขอได้โดยตรง จากนั้นคัดลอกลิงก์ตรง ดาวน์โหลด หรือพิมพ์ให้ทีมประจำสถานที่
ทุกคนทำงานจากข้อมูลงานชุดเดียวกันที่เก็บไว้ใน Tiquo จึงไม่ต้องคัดลอกข้อมูลจากเธรดอีเมลไปใส่ในเอกสารแยกอีก
ตั้งแต่สัญญาจนถึงการเช็กอิน ครบใน Tiquo
เอกสารทั้งหมดของแต่ละงานเก็บไว้กับคำขอของงานนั้นใน Tiquo ทีมสร้างสัญญา ข้อตกลง และเอกสารยืนยันจากเทมเพลต แล้วส่งให้ลูกค้าลงนามผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย เอกสารแต่ละฉบับมีบันทึกการตรวจสอบครบถ้วนและประวัติเวอร์ชัน
รายชื่อแขกก็จัดการใน Tiquo เช่นกัน แขกได้รับคำเชิญทางอีเมลผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย และหากคำเชิญส่งไม่ถึง ทีมจะเห็นและส่งใหม่ได้ ตั๋วออกจากที่เดียวกัน พร้อม QR โค้ดที่แขกเพิ่มลงในวอลเล็ตบนโทรศัพท์ได้
ในวันงาน พนักงานเช็กอินแขกด้วยแอป Tiquo สแกนตั๋วที่ทางเข้า และติดตามการมาถึงของแขกได้ตามเวลาจริง
สัญญา รายชื่อแขก ตั๋ว และบันทึกการเข้าร่วมงานทั้งหมดอยู่ใน Tiquo คู่กับคำขอเดิม แทนที่จะกระจายอยู่ในอีเมล เครื่องมือลงนามแยกต่างหาก และสเปรดชีต
รู้ว่าอะไรทำให้เกิดคำขอ
เว็บไซต์ของ The Vinyl Factory ใช้ระบบวิเคราะห์เว็บไซต์แบบ first-party ของ Tiquo ซึ่งบันทึกการดูหน้าเว็บ เซสชัน และแท็กแคมเปญโดยไม่ใช้คุกกี้
คำขอแต่ละรายการสำหรับสถานที่จัดงานยังถูกบันทึกเป็นอีเวนต์ในระบบวิเคราะห์ด้วย ทีมจึงเห็นว่าหน้าเว็บ แคมเปญ และแหล่งที่มาของการเข้าชมใดที่พาผู้คนมาส่งคำขอ และทุ่มเทการตลาดให้กับช่องทางที่ดึงผู้วางแผนงานอีเวนต์เข้ามาได้
ผลลัพธ์: ตอบกลับเร็วขึ้นและ pipeline ที่วัดผลได้
ตอนนี้คำขอเข้ามาพร้อมข้อมูลครบถ้วน รวมอยู่ในที่เดียว และเชื่อมกับโปรไฟล์ลูกค้า ทีมเสนอราคาได้ตั้งแต่การตอบกลับครั้งแรก ติดตามทุกลีดจนถึงการตัดสินใจ ส่งต่องานที่ยืนยันแล้วแต่ละงานให้ทีมประจำสถานที่ผ่าน Function Sheet และเห็นว่าการตลาดแบบไหนนำมาซึ่งงานที่ปิดการจองได้จริง สัญญา ลายเซ็น รายชื่อแขก ตั๋ว และการเช็กอินก็ดำเนินการผ่านระบบเดียวกันทั้งหมด
หน้าสถานที่จัดงานเองก็จัดการผ่าน Tiquo CMS ทีมจึงอัปเดตข้อความและรูปภาพสำหรับฤดูกาลใหม่หรืองานที่เพิ่งจัดไปได้โดยไม่ต้องรอนักพัฒนา
เหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญสำหรับสถานที่จัดงาน
การจองงานองค์กรมักตกเป็นของสถานที่ที่ตอบกลับเร็วที่สุดพร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง Vinyl Space Soho แสดงให้เห็นว่าสถานที่จัดงานสามารถรับคำขอที่มีข้อมูลครบถ้วนผ่านเว็บไซต์ของตนเอง จัดการคำขอเหล่านั้นใน pipeline เดียว ดำเนินงานแต่ละงานจาก Function Sheet ที่ใช้ร่วมกัน และวัดคอนเวอร์ชันตั้งแต่ข้อความแรกจนถึงงานที่ได้รับการยืนยันได้อย่างไร
พร้อมที่จะเขียนเรื่องราวความสำเร็จของคุณหรือยัง?
ดูการสาธิตและพูดคุยเกี่ยวกับงานที่คุณต้องการจัดการด้วย Tiquo