ต้นทุนแฝงของการรัน PMS รุ่นเก่าทั้งพอร์ตโฟลิโอโรงแรม

ค่าใบอนุญาต PMS บอกได้ว่าคุณจ่ายให้ผู้ให้บริการเท่าไร แต่ยังไม่รวมเวลาที่ทีมใช้ดูแลระบบและข้อมูล

ต้นทุนอื่นอาจอยู่ในงานกระทบยอด การแก้รายการเชื่อมต่อ การรวมรายงาน และการฝึกพนักงาน ควรเก็บข้อมูลเหล่านี้ก่อนประเมินว่าระบบปัจจุบันคุ้มค่าหรือไม่

สำหรับกลุ่มโรงแรม ให้แยกต้นทุนของแต่ละแห่งออกจากงานส่วนกลาง เพื่อดูว่าส่วนใดเพิ่มตามจำนวนสาขาและส่วนใดใช้ร่วมกันได้

ภาษีการกระทบยอด

เริ่มจากขั้นตอนปิดบัญชี ทีมดึงรายได้ห้องพัก ร้านอาหาร สปา และกิจกรรมจากที่ใด ต้องปรับข้อมูลก่อนรวมรายงานอย่างไร และใช้เวลาตรวจสอบแต่ละส่วนเท่าไร

หากโรงแรมหนึ่งแห่งใช้เวลาหนึ่งถึงสองวัน ลองประเมินงานเดียวกันเมื่อมีสิบหรือยี่สิบแห่ง ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างสำหรับคำนวณ ควรใช้ชั่วโมงทำงานจริงของทีมและแยกงานที่ทำร่วมกันได้

ระยะเวลาจัดทำรายงานก็มีผลต่อการตัดสินใจ หากรายงานรวมใช้สองสัปดาห์ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดทีมต้องรู้ก่อนหน้านั้น และจัดเตรียมรายงานระหว่างรอบให้เหมาะกับงาน

Tiquo เชื่อมข้อมูลคำสั่งซื้อและการชำระเงินเพื่อช่วยลดงานจับคู่รายการ สำหรับบัญชีที่ตั้งค่าไว้ การแบ่งยอดเชื่อมกับคำสั่งซื้อต้นทางได้ ทีมยังต้องตรวจสอบค่าธรรมเนียม การคืนเงิน และรายการที่ไม่ตรงกันตามขั้นตอนบัญชี

ภาระการดูแลการเชื่อมต่อ

ทำบัญชีการเชื่อมต่อที่ใช้อยู่ เช่น ช่องทางจอง POS สปา CRM บัญชี และงานแม่บ้าน หากมีแปดถึงสิบห้าระบบ ให้ใช้จำนวนจริงของคุณประเมินภาระดูแล ไม่ควรถือว่าช่วงนี้เป็นค่าเฉลี่ยของทุกโรงแรม

แต่ละการเชื่อมต่อควรมีผู้รับผิดชอบ วิธีตรวจสอบ และขั้นตอนแก้ไขเมื่อข้อมูลส่งต่อไม่สำเร็จ รวมเวลาทดสอบหลังอัปเดตและงานดูแล API ไว้ในต้นทุนด้วย

ตัวอย่างเช่น สิบการเชื่อมต่อต่อโรงแรมยี่สิบแห่งเท่ากับสองร้อยจุดเชื่อมต่อ แต่ภาระดูแลอาจไม่เพิ่มตรงตามจำนวน หากบางส่วนใช้การตั้งค่าหรือระบบกลางร่วมกันได้

การรวมหลายฟังก์ชันในแพลตฟอร์มเดียวอาจลดจุดส่งต่อข้อมูลบางส่วน แต่ยังมีงานตั้งค่า ตรวจสอบ และดูแลระบบ เปรียบเทียบจากขั้นตอนที่ลดได้จริง ไม่ใช่สมมติว่าระบบรวมจะไม่มีปัญหา

ช่องว่างข้อมูลลูกค้า

ลองใช้สถานการณ์ตัวอย่าง: แขกเคยพักที่ลอนดอนสามครั้งและจองสปาทุกครั้ง หกเดือนต่อมาจองที่เอดินบะระ พนักงานที่แห่งใหม่เห็นประวัติที่จำเป็นต่อการบริการหรือไม่

คำตอบขึ้นอยู่กับการจัดเก็บข้อมูล การจับคู่ลูกค้า และสิทธิ์ข้ามสาขา ตรวจสอบทั้ง PMS และ CRM ที่ใช้อยู่ก่อนตัดสินใจว่าต้องเพิ่มหรือเปลี่ยนระบบ

ข้อมูลร่วมกันควรช่วยให้ทีมบริการลูกค้าได้เหมาะสม โดยเปิดให้เห็นเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและได้รับอนุญาต ไม่จำเป็นที่ทุกคนต้องเห็นกิจกรรมทั้งหมดของแขก

หากใช้ข้อมูลความสัมพันธ์ เช่น การจองร่วมกันหรือบัญชีบริษัท ให้ตรวจสอบแหล่งที่มาและวิธีจับคู่ก่อนนำไปใช้วางแผนบริการหรือการตลาด

Tiquo แสดงข้อมูลคาดการณ์มูลค่าลูกค้าและช่วงเวลาที่อาจกลับมาซื้อควบคู่กับกิจกรรมที่ผ่านมา ใช้ข้อมูลเหล่านี้ประกอบการพิจารณา เพราะผลคาดการณ์ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่แน่นอน

รายได้ cross-sell ที่คุณไม่เคยเก็บได้

โรงแรมที่มีสปา ร้านอาหาร และกิจกรรมอาจเสนอหลายบริการให้แขกคนเดียวกันได้ ตรวจสอบว่าทีมเห็นข้อมูลที่จำเป็นและเสนอสิ่งที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของแขกได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่น แขกที่จองห้องอาจสนใจเวลาว่างของสปาหรือเมนูร้านอาหาร ควรมีขั้นตอนให้พนักงานเสนอข้อมูลได้โดยไม่ต้องค้นหาหลายระบบ

หากใช้ระบบส่งข้อเสนออัตโนมัติ ให้กำหนดเงื่อนไข เวลา และความยินยอมของลูกค้า พร้อมตรวจสอบว่ารายการที่เสนอจองได้จริง

วัดผลจากการตอบรับและรายได้ที่เพิ่มขึ้นหลังหักต้นทุน ไม่ควรถือว่าการส่งข้อเสนอมากขึ้นจะเพิ่มยอดใช้จ่ายเสมอ

การรั่วไหลของ productivity พนักงาน

สำรวจว่าพนักงานแต่ละบทบาททำงานจากที่ใดและใช้อุปกรณ์อะไร บางงานเหมาะกับคอมพิวเตอร์ประจำจุด ส่วนบางงานต้องทำระหว่างเดินดูแลพื้นที่

ตัวอย่างเช่น ทีมต้อนรับอาจตรวจสอบการมาถึงในล็อบบี้ ผู้จัดการร้านอาหารดูโต๊ะจากแท็บเล็ต และผู้ประสานงานกิจกรรมเปิดข้อมูลขณะพบลูกค้า

หากพนักงานต้องกลับไปใช้เครื่องประจำจุดบ่อย ให้เก็บเวลาที่ใช้และเหตุผล แล้วทดสอบว่าอุปกรณ์พกพาช่วยลดขั้นตอนใดได้จริง

ตรวจสอบฟีเจอร์และความปลอดภัยบนอุปกรณ์ที่จะใช้ ไม่จำเป็นที่ทุกอุปกรณ์ต้องทำได้ทุกอย่าง แต่ต้องรองรับงานที่มอบหมายให้แต่ละบทบาท

ต้นทุนของเวิร์กโฟลว์แข็ง

โรงแรมในเมือง รีสอร์ต และโรงแรมประชุมอาจมีขั้นตอนต่างกัน กำหนดว่างานใดต้องใช้มาตรฐานร่วมกัน และงานใดควรให้แต่ละแห่งปรับได้

ทดสอบขั้นตอนฝั่งแขกด้วย เช่น การส่งข้อมูลก่อนเข้าพักและการเช็กอิน เพื่อดูว่าระบบรองรับรูปแบบบริการของแต่ละโรงแรมเพียงใด

การตั้งค่าที่ต่างกันควรยังใช้คำจำกัดความและหมวดข้อมูลที่เทียบกันได้ เพื่อให้รายงานรวมมีความหมายและตรวจสอบย้อนหลังได้

สรุปรวม

รวมค่าใบอนุญาตกับเวลาของทีมการเงิน IT การตลาด และปฏิบัติการ แยกค่าใช้จ่ายที่วัดได้ออกจากโอกาสรายได้ที่ยังเป็นเพียงการประมาณ

ประเมินทั้งต้นทุนปัจจุบันและต้นทุนเมื่อเพิ่มโรงแรม โดยไม่สมมติว่าทุกปัญหาจะเพิ่มในอัตราเดียวกันหรือหายไปเมื่อเปลี่ยนระบบ

เมื่อเปรียบเทียบ Tiquo ให้ทดสอบงาน PMS, POS, การจอง, CRM, สมาชิก, กิจกรรม และการชำระเงินที่ต้องใช้จริง ดูว่างานใดลดลงและงานใดยังต้องทำ พร้อมรวมค่าเริ่มใช้งานและการฝึกทีม

ใช้ผลประเมินนี้ตัดสินใจว่าจะปรับระบบเดิมหรือย้ายไปทางเลือกอื่น โดยเปรียบเทียบต้นทุนรวม ความเสี่ยง และประโยชน์ที่ตรวจสอบได้