Så använder Vinyl Space Soho Tiquo för att maximera konverteringen av bokningar för företagsevenemang
Två lokaler och 6 000 kvadratfot mitt i Soho, bokade av varumärken, byråer och företag. Varje förfrågan från webbplatsen hamnar nu i Tiquo med de uppgifter som behövs för att lämna offert redan i första svaret.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho är en evenemangslokal på Marshall Street, fem minuters promenad från Oxford Circus, Tottenham Court Road och Piccadilly Circus. Här finns två lokaler: Gallery, ett vitt rum på knappt 5 000 kvadratfot för upp till 260 gäster, och Studio, ett rum med tegelväggar på drygt 1 250 kvadratfot. Tillsammans rymmer de 320 personer.
Lokalen används för utställningar, presentationer, branschmässor och modevisningar, pressdagar och lanseringsfester. Privata fester tas inte emot, så bokningarna kommer från varumärken, byråer och företag som planerar evenemang.
Den som planerar företagsevenemang har ofta flera lokaler på listan samtidigt. Lokalen som först svarar med lediga datum och en tydlig offert har störst chans att få bokningen. Vinyl Space Soho använder Tiquo för att få ut det första svaret snabbare, följa varje förfrågan ända fram till ett bekräftat evenemang och genomföra själva evenemanget, från avtalet till incheckningen vid dörren.
Utmaningen: förfrågningar som började som tomma mejl
Knapparna ”Enquire” på lokalens sida öppnade tidigare ett nytt mejl till inkorgen för lokaluthyrning. Vad som kom in berodde helt på vad avsändaren valde att skriva.
Om avsändaren inte själv tänkte på att ange datum, antal gäster, företagsnamn och telefonnummer fick teamet svara med frågor innan de kunde kontrollera tillgängligheten eller lämna offert på hyran. Varje extra mejlrunda gav planeraren mer tid att boka någon annanstans.
Förfrågningarna fanns dessutom bara i mejlen. Det var svårt att se hur många som hade kommit in, vem som följde upp vilken och hur många som blev bokningar.
Lösningen: ett förfrågningsformulär kopplat direkt till Tiquo
Båda knapparna ”Enquire” öppnar nu ett formulär direkt på lokalens sida, utformat för att matcha webbplatsen för The Vinyl Factory. Det är byggt med Tiquo DOM Package, Tiquos JavaScript SDK för webbplatser, så planeraren behöver aldrig lämna sidan.
Formuläret frågar efter namn, e-post, telefon, företag, evenemangsdatum, antal gäster och en beskrivning av evenemanget. En liten länk längst ned gör att den som hellre mejlar fortfarande kan skriva direkt till teamet för lokaluthyrning.
Tiquo kontrollerar förfrågningar från webbplatsen mot skräppost och begränsar upprepade inskick, och ett dolt fält fångar botar som fyller i alla fält. Bara riktiga förfrågningar når teamet.
Varje inskick blir en förfrågan i Tiquo, märkt med webbplatsen som källa. Tiquo hittar kundens profil via e-postadressen eller skapar en ny, så att ett återkommande varumärke eller en byrå känns igen nästa gång de hör av sig.
Allt som behövs för en offert, redan i första meddelandet
Formuläret är utformat kring de frågor som teamet tidigare ställde via mejl. Datumet väljs i en kalender som börjar på dagens datum. Fältet för antal gäster stannar vid lokalens kapacitet på 320.
Telefonfältet använder Tiquos landsväljare, så internationella varumärken och byråer kan ange sitt nummer i sitt eget format. Tiquo kontrollerar numret och sparar det i fullständigt internationellt format, redo för teamet att ringa upp.
Företag, datum och antal gäster visas överst i förfrågan i Tiquo, följt av planerarens egen beskrivning av evenemanget.
Teamet för lokaluthyrning kan ange tillgänglighet och priser redan i första svaret i stället för att börja med en lista med frågor.
En pipeline från förfrågan till bokning
I Tiquo Enquiries går varje förfrågan igenom tydliga steg: ny, pågående, väntar på kunden och till sist vunnen eller förlorad. Teammedlemmar kan tilldela varandra förfrågningar, ange prioritet och filtrera på källa eller datum. Kanban-vyn visar med en blick var varje lead befinner sig.
Eftersom förfrågningar avslutas som vunna eller förlorade kan Vinyl Space Soho mäta hur många förfrågningar som blir bokningar och se var dialogerna stannar av.
Konverteringen blir en siffra som teamet kan följa och förbättra, i stället för en uppskattning som pusslats ihop från en delad inkorg.
Anpassningsbara Function Sheets för varje evenemang
När en bokning är bekräftad måste detaljerna fortfarande nå dem som riggar och genomför evenemanget.
Vinyl Space Soho använder Tiquos anpassningsbara Function Sheets för det. Varje förfrågan har en tydlig, utskrivbar sammanställning som visar kunden och företaget, detaljerna om evenemanget, relaterade beställningar och eventuella öppna interna anteckningar eller uppgifter. Personalen öppnar den från förfrågan och kan sedan kopiera en direktlänk, ladda ned den eller skriva ut den till teamet på plats.
Alla arbetar utifrån samma evenemangsinformation i Tiquo, så inget behöver kopieras från mejltrådar till ett separat dokument.
Från avtal till incheckning, allt i Tiquo
Alla dokument för ett evenemang finns på dess förfrågan i Tiquo. Teamet skapar kontrakt, avtal och bekräftelser utifrån mallar och skickar dem till kunden för signering via en säker länk. Varje dokument har ett fullständigt granskningsspår och en versionshistorik.
Gästlistorna hanteras också i Tiquo. Gästerna bjuds in via mejl med en säker länk, och teamet kan se om en inbjudan inte når fram och skicka den igen. Biljetterna utfärdas från samma ställe, med QR-koder som gästerna kan lägga till i mobilens digitala plånbok.
På själva dagen checkar personalen in gästerna med Tiquo-appen, skannar biljetterna vid dörren och följer ankomsterna allteftersom de sker.
Avtalet, gästlistan, biljetterna och närvaroregistreringen ligger i Tiquo bredvid den ursprungliga förfrågan, i stället för att vara utspridda över mejl, separata signeringsverktyg och kalkylblad.
Se vad som driver förfrågningar
Webbplatsen för The Vinyl Factory använder Tiquos förstapartsanalys för webbplatser. Den registrerar sidvisningar, sessioner och kampanjtaggar utan cookies.
Varje förfrågan om lokalen registreras också som en händelse. Teamet kan se vilka sidor, kampanjer och hänvisande källor som får människor att skicka en förfrågan, och lägga marknadsföringen på de kanaler som lockar evenemangsplanerare.
Resultatet: snabbare svar och en mätbar pipeline
Förfrågningarna kommer nu in kompletta, på ett ställe och med en kundprofil kopplad. Teamet kan lämna offert i första svaret, följa varje lead fram till ett beslut, lämna över varje bekräftat evenemang till teamet på plats med ett Function Sheet och se vilken marknadsföring som ger de evenemang som faktiskt bokas. Avtal, signaturer, gästlistor, biljetter och incheckning hanteras i samma system.
Själva lokalsidan hanteras i Tiquo CMS, så teamet kan uppdatera texter och bilder inför nya säsonger eller efter nyligen genomförda evenemang utan att vänta på en utvecklare.
Varför detta är viktigt för evenemangslokaler
Företagsbokningar går ofta till den lokal som snabbast svarar med rätt information. Vinyl Space Soho visar hur en lokal kan fånga kompletta förfrågningar på sin egen webbplats, hantera dem i en pipeline, genomföra varje evenemang utifrån ett gemensamt Function Sheet och mäta konverteringen från första meddelande till bekräftat evenemang.
Redo att skriva din framgångshistoria?
Vi går igenom era arbetsuppgifter och visar relevanta funktioner.