Operatörens guide till att byta ut splittrade system i gästfrihet

Nya platser och tjänster kan föra med sig nya system. Efter några år kan bokningar, kassa och medlemskap hanteras i flera olika verktyg.

Det blir ett problem när personalen måste registrera samma uppgifter flera gånger eller reda ut varför rapporterna skiljer sig åt. Då är det värt att undersöka hur systemen används tillsammans.

Börja med de konkreta problemen. De kan ibland lösas med bättre inställningar eller anslutningar, medan andra motiverar ett byte.

Varför integrationer slutar räcka

Lista systemen för kassa, bokningar, betalningar, kundregister, lojalitet, rapportering och dokument. Ange vilka uppgifter varje system skickar och tar emot.

Kontrollera hur kunder och transaktioner identifieras och vad som händer när något ändras. Dokumentera även vem som ansvarar för fel och hur personalen upptäcker en misslyckad överföring.

Följ ett köp hela vägen till ekonomirapporten. Anteckna de steg där någon behöver jämföra, exportera eller rätta uppgifter manuellt.

Det ger er ett underlag för att avgöra vilka anslutningar som fungerar och vilka delar som behöver förbättras.

Hur konsolidering faktiskt ser ut

En gemensam rapportpanel kan göra uppföljningen enklare, men ändrar inte automatiskt hur uppgifterna registreras. Skilj på behovet av bättre rapporter och behovet av gemensamma arbetsflöden.

Om ni vill samla flera funktioner i en plattform, kontrollera hur beställningar, betalningar, bokningar, medlemskap och kundprofiler hänger ihop. Prova ändringar och rättelser, inte bara ett normalt köp.

Gå igenom gemensamma och lokala inställningar för varje plats och juridisk enhet. Bestäm vilka roller som får se och ändra uppgifter. Testa också hur en ny plats läggs till och vilka förberedelser det kräver.

Be varje leverantör visa samma exempel. Då kan ni jämföra arbetet som återstår efter ett införande, inklusive de anslutningar ni fortfarande behöver.

Var Tiquo passar in

Tiquo hanterar beställningar, betalningar, bokningar, medlemskap, dokument, avtal, formulär och kundprofiler i en gemensam plattform. Platser och personalens behörigheter kan administreras där också.

Det kan minska behovet av att flytta uppgifter mellan verktyg. Ni behöver fortfarande konfigurera ekonomiska regler, kontrollera kundmatchning och stämma av betalningar. Vid en ny plats tillkommer bland annat hårdvara, lokala inställningar och utbildning.

Vad som ändras när splittringen försvinner

Välj några arbetsflöden att mäta före och efter förändringen, exempelvis menyändringar, kundregistrering och avstämning.

Kom överens om vilka uppgifter som ska flyttas och hur historik ska sparas. Utse ansvariga för testning, utbildning och de första dagarnas drift. Bestäm också hur ni hanterar problem vid övergången.

Följ upp tillsammans med personal och ekonomi. Ett lyckat införande behöver fungera både under ett arbetspass och när perioden ska stängas.

Fatta beslut utifrån testresultaten.

Jämför kostnaden för att behålla och förbättra nuvarande upplägg med kostnaden för ett byte. Ta med avtal, anslutningar, dataflytt och personalens tid.

Välj det alternativ som klarar era viktigaste krav och ger en rimlig förbättring av arbetet.

Om Tiquo är ett av alternativen, ta med konkreta exempel från er verksamhet till genomgången. De ger ett bättre beslutsunderlag än en allmän funktionslista.