Alternativ till Lightspeed: varför gästfrihetsoperatörer byter till Tiquo

Ett byte från Lightspeed börjar med att förstå hur ni använder systemet i dag. Lista de funktioner restaurangen behöver under ett vanligt arbetspass och de anslutningar som ekonomiteamet är beroende av.

Om verksamheten har vuxit kan listan också omfatta flera restauranger, hotellrum, medlemskap och evenemang. Då behöver ni undersöka hur uppgifter delas mellan dessa delar.

Utgå från det arbete ni vill förbättra. Det gör det lättare att bedöma om ett byte är värt kostnaden och tiden.

Hur Lightspeed hamnade här

Anteckna vilken Lightspeed-produkt och version ni använder på varje plats, tillsammans med avtal, tillägg och anslutningar.

Stäm av listan med leverantören. Funktioner, tillgängliga betalningsalternativ och villkor behöver kontrolleras för just er marknad och konfiguration.

Låt personalen visa hur de tar en beställning, ändrar en nota och avslutar ett pass. Dokumentera också vad som händer när något går fel.

Behåll det som fungerar som krav i utvärderingen. Ett nytt system behöver klara restaurangens vardag innan fler funktioner tillför något.

Gå sedan igenom de uppgifter som blivit svårare när verksamheten vuxit.

Där operatörer börjar köra i väggen

Små återkommande uppgifter kan ta mycket tid tillsammans. Mät hur ofta de görs och vilka medarbetare som berörs.

Prova att ändra en meny för flera restauranger och ta fram en gemensam försäljningsrapport. Anteckna vilka steg som kräver separat registrering, export eller manuell kontroll.

Gå igenom betalningsavtalet med samma noggrannhet. Be om en kostnadsberäkning för er omsättning, kortfördelning och valda betalningslösning, inklusive eventuella fasta avgifter.

Kontrollera bindningstid, uppsägningstid och villkor för att lämna avtalet. Ta med eventuella kostnader för avslut och dataexport i bytesbudgeten.

Följ därefter uppgifterna vidare till de andra system ni använder.

En felaktig rapport kan bero på inställningar, registrering eller en anslutning. Ta reda på orsaken innan ni drar slutsatsen att hela systemet behöver bytas.

Ange vilket system som är källa för kunduppgifter, priser och betalningar. Kontrollera hur ändringar förs vidare och vem som hanterar avvikelser.

Om ni också arbetar med bokningar, medlemskap och avtal behöver dessa flöden ingå i utvärderingen. Testa dem med samma kund och följ informationen mellan systemen.

Jämför en enskild plats med hela gruppen. Det visar vilka uppgifter som upprepas på varje plats och vilka som redan kan skötas gemensamt.

Hur ett byte till Tiquo faktiskt ser ut

Tiquo samlar kassa, bokningar, medlemskap och kunduppgifter i en plattform för verksamheter med ett eller flera verksamhetsområden.

Beställningar, betalningar, dokument och avtal kan knytas till gemensamma kunduppgifter. Roller och behörigheter styr vad personalen får se och göra.

Be om en demonstration med era egna arbetsflöden, inklusive rättelser och återbetalningar.

Tiquo använder Stripe för betalningar online, via terminal och med Tap to Pay på enheter som stöds. Testa delade betalningar, dricks, återbetalningar och eventuella regler för betalningsfördelning tillsammans med ekonomiteamet.

Följ en kund som både bokar ett rum, äter i restaurangen och använder ett medlemskap. Kontrollera hur profilen matchas och vilka uppgifter behörig personal ser. Rapporternas kvalitet beror också på att köpen registreras på rätt kund.

Gå igenom vad som kan delas mellan platser och vad som ska ställas in lokalt. En ny plats behöver fortfarande planering för hårdvara, betalningskonton, regler och utbildning.

Vem som faktiskt gör bytet

Ett byte kan vara aktuellt om ni har återkommande problem som ert nuvarande upplägg inte löser till en rimlig kostnad.

Det kan till exempel handla om att en ny del av verksamheten behöver dela kunduppgifter och betalningar med restaurangen.

För en grupp med hotell, restaurang, coworking eller medlemskap är det särskilt viktigt att prova hur köp och bokningar följs upp tillsammans. Be ekonomiteamet granska både rapporter och avstämning.

Jämför ett byte med möjligheten att ändra konfigurationen eller förbättra befintliga anslutningar. Räkna på samma omfattning för varje alternativ.

Är det rätt för er?

Om Lightspeed fungerar väl och uppfyller era kommande behov kan det vara rimligt att behålla det. Dokumentera då vilka förbättringar ni ändå vill göra.

Om ni vill gå vidare med Tiquo, kom överens om testfall och godkännandekrav innan införandet börjar. Fördela ansvar mellan restaurang, ekonomi och leverantör.

Bestäm vilka uppgifter som ska flyttas, hur historik ska sparas och vilka system som ska vara kvar. Lägg in tid för utbildning och kontroll av de första arbetspassen.

Fatta beslutet när ni har sett att de viktigaste arbetsflödena fungerar och vet vad bytet kräver.