Den dolda kostnaden att köra ett äldre PMS över en hotellportfölj

Licensavgiften visar vad ni betalar för hotellhanteringssystemet. För att bedöma totalkostnaden behöver ni också se hur mycket arbete systemupplägget kräver.

Ta med manuell avstämning, underhåll av anslutningar, utbildning och sammanställning av rapporter. Möjliga försäljningsvinster bör räknas separat eftersom de är mer osäkra.

Gör bedömningen per hotell och för gruppens gemensamma funktioner. Samma uppgift kan utföras lokalt på flera platser och sedan upprepas på huvudkontoret.

Avstämningskatten

Kartlägg hur ekonomiteamet samlar intäkter från rum, restaurang, spa och evenemang. Vilka exporter krävs och hur kopplas de till betalningar och juridiska enheter?

Mät arbetstiden under ett vanligt månadsbokslut. Skilj på återkommande sammanställning och granskning av faktiska avvikelser. Båda behöver finnas med i kalkylen.

Anteckna också när rapporterna blir tillgängliga. Om viktiga uppgifter kommer sent, identifiera vilka beslut det påverkar och om en enklare löpande rapport skulle räcka.

I Tiquo kan bokningar, beställningar och betalningar använda gemensamma poster. Det kan minska matchningen mellan system. Fördelningar mellan konfigurerade betalningskonton kopplas till beställningen, medan avgifter och avvikelser fortfarande behöver kunna granskas.

Underhållet av integrationer

Lista hotellets anslutningar till exempelvis kanalhantering, prissättning, kassa, bokföring och gästkommunikation. Ange vilka uppgifter varje anslutning överför.

För varje anslutning bör det finnas en ansvarig, en kostnad och en rutin för fel. Kontrollera hur ni upptäcker en missad post och hur överföringen kan göras om.

Samla kostnaderna per hotell och för koncernen. Räkna både leverantörernas avgifter och intern tid för övervakning, testning och felsökning.

Att samla fler funktioner i samma plattform kan minska antalet anslutningar. Tiquo har funktioner för bland annat kassa, bokningar, kundregister och betalningar. Kartlägg vilka externa verktyg ni fortfarande behöver och hur de ska anslutas.

Klyftan i kundinsikt

Ta en återkommande gäst som tidigare bott i London och nu bokar i Edinburgh. Kan receptionen se relevant historik och de önskemål gästen har lämnat?

Testa hur profiler identifieras mellan hotellen. Kontrollera också behörigheter, möjliga dubbletter och vilka uppgifter som får delas.

Om personalen behöver leta efter information manuellt, mät den tiden. Håll den kostnaden åtskild från antaganden om hur bättre information skulle påverka lojalitet eller intäkter.

För grupper och företagskunder kan registrerade relationer mellan profiler hjälpa vid uppföljning. Kontrollera hur relationerna skapas och hur felaktiga kopplingar rättas.

Tiquo kan komplettera kundhistoriken med uppskattat kundlivstidsvärde och intervall för nästa beställning. Prognoserna är vägledande och behöver bedömas utifrån underlaget och vad teamet vet om kunden.

Korsförsäljningsintäkten ni aldrig fångar

Ett hotell med spa, restaurang och evenemang kan erbjuda gästen flera tjänster under vistelsen. Kartlägg var erbjudandena visas och hur en bokning genomförs.

Kontrollera om receptionen kan se lediga tider och boka ett tillägg direkt. Om gästen skickas vidare till ett annat flöde, prova vilka uppgifter som behöver lämnas på nytt.

Automatiserade erbjudanden kan användas vid bokning, ankomst eller i gästportalen. De behöver följa tillgänglighet, kontaktinställningar och verksamhetens regler.

Mät utfallet i en avgränsad pilot innan ni räknar med ökade intäkter. Jämför med en relevant tidigare period och ta hänsyn till säsong, priser och andra förändringar.

Tappad produktivitet bland personalen

Lista vilka uppgifter som måste utföras vid en fast dator och vilka som behöver fungera på telefon eller surfplatta.

Receptionen kan behöva se ankomster i lobbyn, restaurangchefen kontrollera försäljning på plats och evenemangsteamet öppna en förfrågan under en visning.

Observera om personalen måste gå till en annan terminal eller be en kollega att utföra ett moment. Mät återkommande förflyttningar och väntetid innan ni värderar en förbättring.

Prova alternativa system på de enheter ni tänker använda. Funktioner kan bero på hårdvara, behörigheter och konfiguration, även när tjänsten finns på flera plattformar.

Kostnaden för stela arbetsflöden

Ett konferenshotell och ett mindre stadshotell kan behöva olika rutiner. Bestäm vilka regler som ska vara gemensamma och vilka som får skilja sig åt.

Testa exempelvis incheckning, bokningsvillkor och ansvarsfördelning. Kontrollera att lokala val inte gör gruppens rapporter svåra att jämföra.

Gemensamma definitioner för intäkter, perioder och produktkategorier kan kombineras med lokala inställningar. Be leverantören visa hur detta fungerar för era hotell.

Summerat

Samla licenser, anslutningar, betalningsavgifter och arbetstid över samma period. Dokumentera vilka kostnader som är uppmätta och vilka som är uppskattningar.

För ett nytt system behöver kalkylen också omfatta migrering, utbildning, parallell drift och eventuella avtalskostnader. Räkna separat på första året och efterföljande år.

Tiquo är ett alternativ när ni vill samla hotelladministration, kassa, bokningar, kundregister och betalningar. En genomgång med era arbetsflöden visar vilka kostnader som kan förändras och vilka som finns kvar.

Använd kalkylen tillsammans med tester av personalens arbete och gästernas bokningsflöden. Då kan ni bedöma om det lönar sig att förbättra det befintliga upplägget eller byta.