Vinyl Space Soho कैसे Tiquo के साथ कॉर्पोरेट इवेंट बुकिंग के कन्वर्ज़न को अधिकतम कर रहा है
Soho के बीचोंबीच दो हॉल और 6,000 वर्ग फीट, जिन्हें ब्रांड, एजेंसियां और कंपनियां बुक करती हैं। वेबसाइट से आने वाली हर पूछताछ अब Tiquo में उन सभी जानकारियों के साथ पहुंचती है, जिनसे पहले ही जवाब में कोटेशन दिया जा सके।
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho एक इवेंट वेन्यू है। यह Marshall Street पर है, जहां से Oxford Circus, Tottenham Court Road और Piccadilly Circus पैदल पांच मिनट की दूरी पर हैं। यहां दो हॉल हैं: Gallery, 5,000 वर्ग फीट से थोड़ा छोटा सफ़ेद स्पेस, जिसमें 260 मेहमान तक आ सकते हैं, और Studio, 1,250 वर्ग फीट से थोड़ा बड़ा ईंटों की दीवारों वाला हॉल। दोनों मिलाकर 320 लोगों को जगह देते हैं।
यह वेन्यू प्रदर्शनियों, प्रेज़ेंटेशन, ट्रेड और फ़ैशन शो, प्रेस डे और लॉन्च पार्टियों की मेज़बानी करता है। यहां निजी पार्टियां नहीं होतीं, इसलिए इसकी बुकिंग इवेंट की योजना बना रहे ब्रांड, एजेंसियों और कंपनियों से आती है।
कॉर्पोरेट इवेंट प्लानर अक्सर एक साथ कई वेन्यू शॉर्टलिस्ट करते हैं। जो वेन्यू सबसे पहले उपलब्धता और साफ़ कोटेशन के साथ जवाब देता है, उसके बुकिंग जीतने की संभावना सबसे अधिक होती है। Vinyl Space Soho इस पहले जवाब को तेज़ बनाने, हर पूछताछ को पक्के इवेंट तक ट्रैक करने और अनुबंध से लेकर दरवाज़े पर चेक-इन तक पूरे इवेंट को चलाने के लिए Tiquo का इस्तेमाल करता है।
चुनौती: खाली ईमेल से शुरू होने वाली पूछताछ
पहले वेन्यू पेज के “Enquire” बटन वेन्यू बुकिंग इनबॉक्स के लिए एक नया ईमेल खोलते थे। कौन-सी जानकारी पहुंचेगी, यह पूरी तरह इस पर निर्भर था कि भेजने वाला क्या लिखता है।
जब तक भेजने वाला खुद इवेंट की तारीख, मेहमानों की संख्या, कंपनी का नाम और फ़ोन नंबर न लिखे, टीम को उपलब्धता जांचने या किराया बताने से पहले सवालों के साथ जवाब देना पड़ता था। ईमेल के हर अतिरिक्त दौर से प्लानर को कहीं और बुकिंग करने का और समय मिल जाता था।
पूछताछ ईमेल में ही रहती थी। यह देखना कठिन था कि कितनी पूछताछ आई, हर पूछताछ पर कौन फ़ॉलो-अप कर रहा है और उनमें से कितनी बुकिंग में बदलीं।
समाधान: सीधे Tiquo में पहुंचने वाला पूछताछ फ़ॉर्म
अब दोनों “Enquire” बटन वेन्यू पेज पर ही एक फ़ॉर्म खोलते हैं, जिसे The Vinyl Factory की वेबसाइट के डिज़ाइन के अनुरूप बनाया गया है। यह Tiquo DOM Package से बना है, जो वेबसाइटों के लिए Tiquo का JavaScript SDK है, इसलिए प्लानर को पेज छोड़ना नहीं पड़ता।
फ़ॉर्म में नाम, ईमेल, फ़ोन, कंपनी, इवेंट की तारीख, मेहमानों की संख्या और इवेंट का विवरण पूछा जाता है। ईमेल पसंद करने वाले लोग नीचे दिए एक छोटे लिंक से अब भी सीधे वेन्यू बुकिंग टीम को लिख सकते हैं।
Tiquo वेबसाइट से आई पूछताछ में स्पैम की जांच करता है और बार-बार भेजे जाने वाले सबमिशन को सीमित करता है। एक छिपा हुआ फ़ील्ड उन बॉट को पकड़ता है जो हर इनपुट भर देते हैं। टीम तक केवल असली अनुरोध पहुंचते हैं।
हर सबमिशन Tiquo में एक पूछताछ बन जाता है, जिस पर वेबसाइट को स्रोत के रूप में दर्ज किया जाता है। Tiquo ईमेल से ग्राहक की प्रोफ़ाइल ढूंढता है या नई प्रोफ़ाइल बनाता है, इसलिए कोई ब्रांड या एजेंसी दोबारा संपर्क करे तो उसे पहचान लिया जाता है।
कोटेशन के लिए जरूरी हर जानकारी, पहले ही संदेश में
फ़ॉर्म उन्हीं सवालों के आधार पर बनाया गया है जो टीम पहले ईमेल पर पूछती थी। इवेंट की तारीख एक कैलेंडर से चुनी जाती है, जो आज की तारीख से शुरू होता है। मेहमानों की संख्या वाला फ़ील्ड वेन्यू की 320 की क्षमता पर रुक जाता है।
फ़ोन फ़ील्ड में Tiquo का कंट्री पिकर है, इसलिए अंतरराष्ट्रीय ब्रांड और एजेंसियां अपना नंबर अपने देश के प्रारूप में दर्ज कर सकती हैं। Tiquo नंबर की जांच करता है और उसे पूरे अंतरराष्ट्रीय प्रारूप में सहेजता है, ताकि टीम उस पर कॉल बैक कर सके।
Tiquo में पूछताछ के सबसे ऊपर कंपनी, तारीख और मेहमानों की संख्या दिखती है, और उसके बाद प्लानर का अपने इवेंट के बारे में लिखा विवरण।
वेन्यू बुकिंग टीम सवालों की सूची से शुरुआत करने के बजाय पहले ही जवाब में उपलब्धता और शुल्क बता सकती है।
पूछताछ से बुकिंग तक एक पाइपलाइन
Tiquo Enquiries में हर अनुरोध साफ़ चरणों से गुजरता है: नया, प्रगति में, ग्राहक के जवाब की प्रतीक्षा, और फिर जीता गया या हारा गया। टीम के सदस्य एक-दूसरे को पूछताछ सौंप सकते हैं, प्राथमिकता तय कर सकते हैं और स्रोत या तारीख के हिसाब से फ़िल्टर कर सकते हैं। Kanban व्यू एक नज़र में दिखाता है कि हर लीड किस चरण में है।
क्योंकि हर पूछताछ जीती गई या हारी गई के रूप में बंद की जाती है, Vinyl Space Soho माप सकता है कि कितनी पूछताछ बुकिंग में बदलती हैं और बातचीत कहां अटकती है।
कन्वर्ज़न अब ऐसा आंकड़ा बन जाता है जिसे टीम ट्रैक कर सकती है और सुधार सकती है, न कि साझा इनबॉक्स से जोड़-जोड़कर बनाया गया अनुमान।
हर इवेंट के लिए कस्टमाइज़ की जा सकने वाली Function Sheets
बुकिंग पक्की होने के बाद भी जानकारी उन लोगों तक पहुंचनी होती है जो इवेंट की तैयारी करते हैं और उसे चलाते हैं।
इसके लिए Vinyl Space Soho, Tiquo की कस्टमाइज़ की जा सकने वाली Function Sheets का इस्तेमाल करता है। हर पूछताछ की एक साफ़, प्रिंट करने योग्य शीट होती है, जिसमें ग्राहक और उसकी कंपनी, इवेंट का विवरण, संबंधित ऑर्डर और बाकी आंतरिक नोट या काम दिखते हैं। स्टाफ इसे पूछताछ से ही खोलता है, फिर वेन्यू टीम के लिए इसका सीधा लिंक कॉपी करता है, इसे डाउनलोड करता है या प्रिंट करता है।
सभी लोग Tiquo में रखी एक ही इवेंट जानकारी से काम करते हैं, इसलिए ईमेल थ्रेड से कुछ भी कॉपी करके अलग दस्तावेज़ में डालने की जरूरत नहीं पड़ती।
अनुबंध से चेक-इन तक, सब कुछ Tiquo में
हर इवेंट के दस्तावेज़ Tiquo में उसकी पूछताछ के साथ रहते हैं। टीम टेम्पलेट से अनुबंध, समझौते और पुष्टि पत्र बनाती है और उन्हें हस्ताक्षर के लिए सुरक्षित लिंक के ज़रिए ग्राहक को भेजती है। हर दस्तावेज़ का पूरा ऑडिट ट्रेल और संस्करण इतिहास सुरक्षित रहता है।
मेहमानों की सूची भी Tiquo में ही संभाली जाती है। मेहमानों को सुरक्षित लिंक वाले ईमेल से आमंत्रित किया जाता है, और अगर कोई निमंत्रण नहीं पहुंचता तो टीम यह देख सकती है और उसे दोबारा भेज सकती है। टिकट भी यहीं से जारी किए जाते हैं, जिनमें QR कोड होते हैं और मेहमान इन्हें अपने फ़ोन के वॉलेट में जोड़ सकते हैं।
इवेंट वाले दिन स्टाफ Tiquo ऐप से मेहमानों का चेक-इन करता है, दरवाज़े पर टिकट स्कैन करता है और मेहमानों के पहुंचते ही उनके आगमन पर नज़र रखता है।
अनुबंध, मेहमानों की सूची, टिकट और उपस्थिति का रिकॉर्ड, सब कुछ मूल पूछताछ के साथ Tiquo में रहता है, न कि ईमेल, अलग-अलग हस्ताक्षर टूल और स्प्रेडशीट में बिखरा हुआ।
पूछताछ कहां से आती है, यह समझना
The Vinyl Factory की वेबसाइट पर Tiquo का फ़र्स्ट-पार्टी वेबसाइट एनालिटिक्स चलता है। यह बिना कुकीज़ के पेज व्यू, सेशन और कैंपेन टैग दर्ज करता है।
हर वेन्यू पूछताछ एनालिटिक्स में एक इवेंट के रूप में भी दर्ज होती है। टीम देख सकती है कि कौन-से पेज, कैंपेन और रेफ़रर लोगों को पूछताछ तक ले जाते हैं, और उन चैनलों पर मार्केटिंग का ज़ोर लगा सकती है जो इवेंट प्लानर लाते हैं।
परिणाम: तेज़ जवाब और मापी जा सकने वाली पाइपलाइन
पूछताछ अब पूरी जानकारी के साथ, एक ही जगह और ग्राहक प्रोफ़ाइल से जुड़ी हुई आती है। टीम पहले ही जवाब में कोटेशन दे सकती है, हर लीड को फ़ैसले तक फ़ॉलो कर सकती है, हर पक्का इवेंट Function Sheet के ज़रिए वेन्यू टीम को सौंप सकती है और देख सकती है कि कौन-सी मार्केटिंग ऐसे इवेंट लाती है जो बुक होते हैं। अनुबंध, हस्ताक्षर, मेहमानों की सूची, टिकट और चेक-इन, सब कुछ एक ही सिस्टम से चलता है।
वेन्यू पेज खुद Tiquo CMS में मैनेज होता है, इसलिए टीम नए सीज़न या हाल के इवेंट के लिए टेक्स्ट और फ़ोटो डेवलपर का इंतज़ार किए बिना अपडेट कर सकती है।
यह इवेंट वेन्यू के लिए क्यों मायने रखता है
कॉर्पोरेट बुकिंग अक्सर उस वेन्यू को मिलती है जो सबसे जल्दी सही जानकारी के साथ जवाब देता है। Vinyl Space Soho दिखाता है कि कोई वेन्यू अपनी वेबसाइट पर पूरी जानकारी वाली पूछताछ कैसे जुटा सकता है, उन्हें एक पाइपलाइन में संभाल सकता है, हर इवेंट को साझा Function Sheet से चला सकता है और पहले संदेश से पक्के इवेंट तक कन्वर्ज़न माप सकता है।
अपनी सफलता की कहानी लिखने के लिए तैयार?
देखें कि Tiquo आपकी टीम की बुकिंग, भुगतान और ग्राहक सेवा में कैसे मदद कर सकता है।