Πώς το Vinyl Space Soho Χρησιμοποιεί το Tiquo για να Μεγιστοποιήσει τη Μετατροπή των Αιτημάτων Εταιρικών Εκδηλώσεων σε Κρατήσεις

Η Πρόκληση: Αιτήματα που Ξεκινούσαν ως Κενά Email

Τα κουμπιά «Enquire» στη σελίδα του χώρου άνοιγαν παλαιότερα ένα νέο email προς τη θυρίδα ενοικιάσεων του χώρου. Το τι έφτανε εξαρτιόταν αποκλειστικά από το τι επέλεγε να γράψει ο αποστολέας.

Αν ο αποστολέας δεν σκεφτόταν να αναφέρει την ημερομηνία της εκδήλωσης, τον αριθμό καλεσμένων, την επωνυμία της εταιρείας και ένα τηλέφωνο, η ομάδα έπρεπε να απαντήσει με ερωτήσεις πριν ελέγξει τη διαθεσιμότητα ή δώσει τιμή ενοικίασης. Κάθε επιπλέον γύρος email έδινε στον διοργανωτή περισσότερο χρόνο να κλείσει κάπου αλλού.

Επιπλέον, τα αιτήματα έμεναν στο email. Ήταν δύσκολο να φανεί πόσα είχαν έρθει, ποιος παρακολουθούσε το καθένα και πόσα κατέληγαν σε κράτηση.

Η Λύση: Μια Φόρμα Αιτήματος που Τροφοδοτεί Απευθείας το Tiquo

Και τα δύο κουμπιά «Enquire» ανοίγουν πλέον μια φόρμα πάνω στην ίδια τη σελίδα του χώρου, σχεδιασμένη ώστε να ταιριάζει με τον ιστότοπο του The Vinyl Factory. Έχει δημιουργηθεί με το Tiquo DOM Package, το JavaScript SDK του Tiquo για ιστότοπους, ώστε ο διοργανωτής να μη φεύγει ποτέ από τη σελίδα.

Η φόρμα ζητά όνομα, email, τηλέφωνο, εταιρεία, ημερομηνία εκδήλωσης, αριθμό καλεσμένων και περιγραφή της εκδήλωσης. Ένας μικρός σύνδεσμος στο κάτω μέρος επιτρέπει ακόμη σε όποιον προτιμά το email να γράψει απευθείας στην ομάδα ενοικιάσεων.

Το Tiquo ελέγχει τα αιτήματα του ιστότοπου για spam και περιορίζει τις επαναλαμβανόμενες υποβολές, ενώ ένα κρυφό πεδίο εντοπίζει τα bots που συμπληρώνουν κάθε πεδίο. Στην ομάδα φτάνουν μόνο πραγματικά αιτήματα.

Όλα τα Στοιχεία για Προσφορά, από το Πρώτο Μήνυμα

Η φόρμα έχει σχεδιαστεί γύρω από τις ερωτήσεις που έκανε παλαιότερα η ομάδα μέσω email. Η ημερομηνία της εκδήλωσης επιλέγεται από ημερολόγιο που ξεκινά από σήμερα. Το πεδίο καλεσμένων σταματά στη χωρητικότητα του χώρου, τα 320 άτομα.

Το πεδίο τηλεφώνου χρησιμοποιεί τον επιλογέα χώρας του Tiquo, ώστε μάρκες και πρακτορεία από το εξωτερικό να εισάγουν τον αριθμό τους στη μορφή που συνηθίζουν. Το Tiquo τον ελέγχει και τον αποθηκεύει σε πλήρη διεθνή μορφή, έτοιμο για να καλέσει πίσω η ομάδα.

Η εταιρεία, η ημερομηνία και ο αριθμός καλεσμένων εμφανίζονται στην κορυφή του αιτήματος στο Tiquo, και ακολουθεί η περιγραφή της εκδήλωσης με τα λόγια του ίδιου του διοργανωτή.

Μία Ροή από το Αίτημα έως την Κράτηση

Στο Tiquo Enquiries, κάθε αίτημα περνά από σαφή στάδια: νέο, σε εξέλιξη, σε αναμονή του πελάτη και τελικά κερδισμένο ή χαμένο. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να αναθέτουν αιτήματα το ένα στο άλλο, να ορίζουν προτεραιότητα και να φιλτράρουν ανά πηγή ή ημερομηνία. Η προβολή Kanban δείχνει με μια ματιά πού βρίσκεται κάθε υποψήφιος πελάτης.

Επειδή τα αιτήματα κλείνουν ως κερδισμένα ή χαμένα, το Vinyl Space Soho μπορεί να μετρήσει πόσα αιτήματα γίνονται κρατήσεις και να δει πού κολλάνε οι συζητήσεις.

Παραμετροποιήσιμα Function Sheets για Κάθε Εκδήλωση

Μόλις επιβεβαιωθεί μια κράτηση, οι λεπτομέρειες πρέπει ακόμη να φτάσουν σε όσους στήνουν και υλοποιούν την εκδήλωση.

Για αυτό, το Vinyl Space Soho χρησιμοποιεί τα παραμετροποιήσιμα φύλλα στοιχείων (Function Sheets) του Tiquo. Κάθε αίτημα διαθέτει ένα καθαρό, εκτυπώσιμο φύλλο με τον πελάτη και την εταιρεία του, τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης, τις σχετικές παραγγελίες και τυχόν εκκρεμείς εσωτερικές σημειώσεις ή εργασίες. Το προσωπικό το ανοίγει από το αίτημα και στη συνέχεια αντιγράφει έναν άμεσο σύνδεσμο, το κατεβάζει ή το εκτυπώνει για την ομάδα του χώρου.

Από το Συμβόλαιο έως το Check-In, Όλα στο Tiquo

Τα έγγραφα κάθε εκδήλωσης βρίσκονται στο αντίστοιχο αίτημα στο Tiquo. Η ομάδα δημιουργεί συμβόλαια, συμφωνίες και επιβεβαιώσεις από πρότυπα και τα στέλνει στον πελάτη για υπογραφή μέσω ασφαλούς συνδέσμου. Κάθε έγγραφο διατηρεί πλήρες αρχείο ελέγχου και ιστορικό εκδόσεων.

Η ομάδα διαχειρίζεται και τις λίστες καλεσμένων στο Tiquo. Οι καλεσμένοι λαμβάνουν πρόσκληση μέσω email με ασφαλή σύνδεσμο, και η ομάδα βλέπει αν μια πρόσκληση δεν παραδοθεί και μπορεί να τη στείλει ξανά. Τα εισιτήρια εκδίδονται από το ίδιο σημείο, με κωδικούς QR που οι καλεσμένοι μπορούν να αποθηκεύσουν στο ψηφιακό πορτοφόλι του κινητού τους.

Την ημέρα της εκδήλωσης, το προσωπικό κάνει check-in στους καλεσμένους με την εφαρμογή Tiquo, σαρώνοντας τα εισιτήρια στην είσοδο και παρακολουθώντας τις αφίξεις σε πραγματικό χρόνο.

Τι Φέρνει τα Αιτήματα

Ο ιστότοπος του The Vinyl Factory χρησιμοποιεί την ανάλυση επισκεψιμότητας πρώτου μέρους (first-party) του Tiquo. Καταγράφει προβολές σελίδων, συνεδρίες και ετικέτες καμπανιών χωρίς cookies.

Κάθε αίτημα για τον χώρο καταγράφεται επίσης ως συμβάν. Η ομάδα βλέπει ποιες σελίδες, καμπάνιες και παραπέμποντες ιστότοποι οδηγούν τους επισκέπτες να στείλουν αίτημα και μπορεί να επενδύσει το μάρκετινγκ στα κανάλια που φέρνουν διοργανωτές εκδηλώσεων.

Το Αποτέλεσμα: Ταχύτερες Απαντήσεις και Μετρήσιμη Ροή Πωλήσεων

Τα αιτήματα φτάνουν πλέον πλήρη, σε ένα σημείο και με συνδεδεμένο προφίλ πελάτη. Η ομάδα μπορεί να δώσει προσφορά από την πρώτη απάντηση, να παρακολουθεί κάθε υποψήφιο πελάτη μέχρι την τελική απόφαση, να παραδίδει κάθε επιβεβαιωμένη εκδήλωση στην ομάδα του χώρου με ένα Function Sheet και να βλέπει ποιο μάρκετινγκ φέρνει τις εκδηλώσεις που κλείνονται. Συμβόλαια, υπογραφές, λίστες καλεσμένων, εισιτήρια και check-in περνούν όλα από το ίδιο σύστημα.

Η ομάδα διαχειρίζεται την ίδια τη σελίδα του χώρου στο Tiquo CMS, οπότε μπορεί να ενημερώνει κείμενα και φωτογραφίες για νέες σεζόν ή πρόσφατες εκδηλώσεις χωρίς να περιμένει κάποιον προγραμματιστή.

Γιατί Αυτό Έχει Σημασία για τους Χώρους Εκδηλώσεων

Τις εταιρικές κρατήσεις συχνά τις κερδίζει ο χώρος που απαντά πιο γρήγορα με τις σωστές πληροφορίες. Το Vinyl Space Soho δείχνει πώς ένας χώρος μπορεί να συγκεντρώνει πλήρη αιτήματα στον δικό του ιστότοπο, να τα διαχειρίζεται σε μία ροή, να οργανώνει κάθε εκδήλωση με ένα κοινό Function Sheet και να μετρά τη μετατροπή από το πρώτο μήνυμα έως την επιβεβαιωμένη εκδήλωση.