Τι πρέπει να κάνει πραγματικά ένα σύγχρονο PMS ξενοδοχείου το 2026

Η επιλογή συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείου, ή PMS, επηρεάζει την υποδοχή, τις κρατήσεις και το οικονομικό τμήμα κάθε μέρα. Μια εύχρηστη οθόνη είναι χρήσιμη, αλλά χρειάζεται να δείτε και πώς καταγράφονται οι αλλαγές, οι χρεώσεις και οι ανάγκες των επισκεπτών.

Αν το ξενοδοχείο διαθέτει εστιατόριο, σπα, εκδηλώσεις ή χώρους εργασίας, η διαχείριση δωματίων είναι μέρος μόνο της λειτουργίας του. Το PMS χρειάζεται να συνεργάζεται με αυτές τις υπηρεσίες, είτε τις καλύπτει το ίδιο είτε συνδέεται με τα εργαλεία τους.

Τα παρακάτω σημεία βοηθούν να εξετάσετε ολόκληρη τη διαμονή, από την κράτηση μέχρι την εξόφληση.

Πρέπει να είναι λειτουργικό σύστημα, όχι στενή λύση

Ξεκινήστε καταγράφοντας ποια συστήματα διαχειρίζονται τα δωμάτια, τις τιμές, την εστίαση, το σπα, τις συνδρομές και τις εκδηλώσεις. Σημειώστε πού δημιουργείται κάθε χρέωση και πώς φτάνει στον λογαριασμό του επισκέπτη.

Όταν τα εργαλεία δεν μοιράζονται τα απαραίτητα στοιχεία, η υποδοχή αναζητά πληροφορίες σε διαφορετικές οθόνες. Μπορεί, για παράδειγμα, να χρειάζεται τηλεφώνημα στο εστιατόριο για να επιβεβαιώσει μια χρέωση ή στο σπα για μια κράτηση.

Δοκιμάστε μια διαμονή που περιλαμβάνει δείπνο, θεραπεία σπα και αγορά από το minibar. Ελέγξτε πότε εμφανίζεται κάθε χρέωση, πώς διορθώνεται και πώς εξοφλείται. Αυτά τα βήματα δείχνουν αν η σύνδεση των υπηρεσιών καλύπτει την καθημερινή λειτουργία.

Πρέπει να ξέρει ποιοι είναι πραγματικά οι επισκέπτες σου

Το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας δεν αρκούν για την εξυπηρέτηση ενός επαναλαμβανόμενου επισκέπτη. Η υποδοχή χρειάζεται να βρίσκει και το σχετικό ιστορικό διαμονών, κρατήσεων και καταγεγραμμένων προτιμήσεων.

Ένα κοινό προφίλ μπορεί να συνδέει τη διαμονή με επισκέψεις στο εστιατόριο, θεραπείες σπα, εισιτήρια και συνδρομές. Το προσωπικό πρέπει να βλέπει τα στοιχεία που χρειάζεται ο ρόλος του, σύμφωνα με τα δικαιώματα πρόσβασης.

Για παράδειγμα, η υποδοχή μπορεί να δει ότι ένας επισκέπτης έχει μείνει δύο φορές και έχει ζητήσει ήσυχο δωμάτιο. Αν αυτή η προτίμηση παραμένει επίκαιρη, μπορεί να την επιβεβαιώσει πριν την άφιξη, αντί να ζητά από τον πελάτη να την επαναλάβει.

Οι καταγεγραμμένες σχέσεις μεταξύ επισκεπτών είναι επίσης χρήσιμες: ποιος ανήκει σε εταιρική κράτηση ή ποιοι ταξιδεύουν μαζί. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν στη διαχείριση της ομάδας, χωρίς να χρειάζεται το προσωπικό να συμπεραίνει προσωπικές σχέσεις από μεμονωμένες αγορές.

Το Tiquo εμφανίζει εκτιμήσεις μελλοντικής αξίας πελάτη και χρόνου επόμενης παραγγελίας δίπλα στο ιστορικό του. Η ομάδα μπορεί να τις χρησιμοποιεί ως πρόσθετη πληροφορία, λαμβάνοντας υπόψη την αβεβαιότητα και τις πρόσφατες επαφές με τον πελάτη.

Πρέπει να χειρίζεται αυτόματα πολυ-οντοτικά οικονομικά

Σε ένα ξενοδοχειακό συγκρότημα, τα δωμάτια, το εστιατόριο και το σπα μπορεί να ανήκουν σε διαφορετικές εταιρείες. Όταν ο επισκέπτης εξοφλεί κοινό λογαριασμό, το οικονομικό τμήμα χρειάζεται να γνωρίζει σε ποια εταιρεία αντιστοιχεί κάθε ποσό.

Αν αυτή η αντιστοίχιση γίνεται χειροκίνητα, εξετάστε πόσο χρόνο απαιτεί και πού εμφανίζονται διαφορές. Συμπεριλάβετε επιστροφές, προκαταβολές και μερικές πληρωμές στη δοκιμή του νέου συστήματος.

Ζητήστε να δείτε πώς ορίζονται οι εταιρείες, οι λογαριασμοί πληρωμών και οι κανόνες κατανομής. Επιβεβαιώστε με το οικονομικό τμήμα ότι τα παραστατικά και οι αναφορές καλύπτουν τις απαιτήσεις του. Η αυτοματοποίηση εξαρτάται από τη σωστή ρύθμιση και τους υποστηριζόμενους τρόπους πληρωμής.

Πρέπει να αφήνει τους επισκέπτες να εξυπηρετούνται μόνοι τους

Η αυτοεξυπηρέτηση από το κινητό μπορεί να μειώσει τις εργασίες που απαιτούν επίσκεψη στην υποδοχή. Επιλέξτε ποιες διαδικασίες θέλετε να προσφέρετε, διατηρώντας διαθέσιμη τη βοήθεια του προσωπικού.

Δοκιμάστε τη σύνδεση του πελάτη και τις διαθέσιμες ενέργειες: στοιχεία άφιξης, προβολή λογαριασμού, πληρωμή ή κράτηση πρόσθετης υπηρεσίας. Ελέγξτε τι συμβαίνει αν ο πελάτης δεν μπορεί να συνδεθεί ή χρειάζεται διόρθωση στοιχείων.

Το Tiquo παρέχει σε πελάτες και εταιρείες πιστωτικό υπόλοιπο για επιλέξιμα προϊόντα, υπηρεσίες και κρατήσεις. Οι φορτίσεις, οι εξαργυρώσεις, οι προσαρμογές και οι επιστροφές συνδέονται με το αρχείο πελάτη και τις αναφορές.

Οι ψηφιακές κάρτες μέλους σε Apple Wallet και Google Wallet μπορούν να χρησιμοποιούνται στις υποστηριζόμενες διαδικασίες ταυτοποίησης. Αν χρειάζεστε και ψηφιακά κλειδιά δωματίων, ελέγξτε χωριστά τη συμβατότητα των κλειδαριών, των συσκευών και της εγκατάστασης.

Πρέπει να δουλεύει σε κάθε συσκευή χωρίς υποβάθμιση

Οι συσκευές που διαθέτει ήδη το ξενοδοχείο επηρεάζουν το κόστος και την καθημερινή χρήση. Ελέγξτε τις απαιτήσεις για υπολογιστές, κινητά, tablet και τερματικά πριν επιλέξετε σύστημα.

Η υποδοχή μπορεί να χρειάζεται υπολογιστή για τις αφίξεις, η ομάδα εκδηλώσεων κινητό για τα αιτήματα και η καθαριότητα φορητή συσκευή για την κατάσταση των δωματίων. Δοκιμάστε τις εργασίες κάθε ρόλου στη συσκευή που θα χρησιμοποιεί.

Η συμβατότητα δεν σημαίνει απαραίτητα ότι κάθε λειτουργία διατίθεται σε κάθε συσκευή. Ζητήστε σαφή κατάλογο υποστήριξης και ελέγξτε ειδικά τις πληρωμές, την εκτύπωση και τον εξοπλισμό πρόσβασης.

Πρέπει να ενώνει όλο το ταξίδι του επισκέπτη

Ένας πελάτης μπορεί να επισκεφθεί πρώτα μια έκθεση ή το εστιατόριο και αργότερα να κλείσει δωμάτιο. Αν οι επισκέψεις καταγράφονται σε ξεχωριστά συστήματα, χρειάζεται τρόπος να συνδεθούν με το σωστό προφίλ.

Ένα συγκεντρωμένο ιστορικό επιτρέπει στην ομάδα να βλέπει αυτές τις επισκέψεις με τη σειρά τους. Ελέγξτε πώς αντιμετωπίζονται οι διπλές εγγραφές και ποιοι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στα στοιχεία.

Με αυτό το ιστορικό, η ομάδα μπορεί να προτείνει μια σχετική υπηρεσία, όπως θεραπεία σπα μαζί με τη διαμονή ή εισιτήριο έκθεσης σε έναν τακτικό πελάτη του εστιατορίου. Οι προτάσεις χρειάζεται να λαμβάνουν υπόψη τη διαθεσιμότητα και τις προτιμήσεις επικοινωνίας του πελάτη.

Πρέπει να προσαρμόζεται σε σένα, όχι το αντίστροφο

Ένα μικρό ξενοδοχείο 30 δωματίων έχει διαφορετικές ανάγκες από ένα συνεδριακό ξενοδοχείο 500 δωματίων. Οι διαφορές μεγαλώνουν όταν προστίθενται εστιατόρια, σπα και χώροι εκδηλώσεων.

Καταγράψτε τις διαδικασίες που πρέπει να διατηρήσετε: σειρά ενεργειών κατά την άφιξη, κανόνες τιμών, εγκρίσεις και κατηγορίες αναφορών. Ζητήστε να δείτε ποιες ρυθμίζονται από την ομάδα σας και ποιες απαιτούν επιπλέον εργασία.

Δοκιμάστε τις φόρμες, τα έγγραφα και τις υπογραφές που χρησιμοποιείτε για εγγραφές, συμβάσεις και εκδηλώσεις. Ελέγξτε πού αποθηκεύονται και πώς συνδέονται με τον πελάτη ή την κράτηση, ώστε η ομάδα να τα βρίσκει όταν χρειάζονται.

Πού κάθεται το Tiquo

Το Tiquo συνδυάζει διαχείριση διαμονών με POS, κρατήσεις, εισιτήρια, συνδρομές, CRM, εκδηλώσεις και πληρωμές. Οι υπηρεσίες που λειτουργούν στην πλατφόρμα χρησιμοποιούν κοινές εγγραφές πελατών και συναλλαγών.

Για ξενοδοχεία με περισσότερες υπηρεσίες ή τοποθεσίες, αυτή η προσέγγιση μπορεί να περιορίσει τις μεταφορές στοιχείων μεταξύ ξεχωριστών εργαλείων. Η αξιολόγηση χρειάζεται να καλύπτει τις διαδικασίες κάθε τμήματος και τις εξωτερικές συνδέσεις που παραμένουν απαραίτητες.

Το εύρος της εγκατάστασης συμφωνείται με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης. Συνδέσεις PMS, κατανομή πληρωμών, εφαρμογές πελατών και υπηρεσίες εγκατάστασης εξαρτώνται από τη διαμόρφωση και το συμφωνημένο αντικείμενο του έργου.