Πώς να έχεις αξιόπιστα reports σε πολυτοπική επιχείρηση φιλοξενίας

Κάθε εβδομάδα εξάγετε αρχεία από διαφορετικά συστήματα, τα συγκεντρώνετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο και ελέγχετε τις διαφορές. Αν αυτή η διαδικασία επαναλαμβάνεται, αξίζει να εντοπίσετε ποια βήματα προκαλούν την περισσότερη δουλειά.

Σε μια επιχείρηση με πολλούς χώρους, οι πωλήσεις μπορεί να προέρχονται από POS, η πληρότητα από συστήματα κρατήσεων και οι συνδρομές από άλλη εφαρμογή. Για να συνδυαστούν σωστά, χρειάζονται κοινοί ορισμοί και σαφής αντιστοίχιση των εγγραφών.

Όταν μια αναφορά χρειάζεται διόρθωση πριν χρησιμοποιηθεί, καθυστερούν και οι αποφάσεις που βασίζονται σε αυτή. Η ομάδα αφιερώνει χρόνο στον έλεγχο των αριθμών αντί να εξετάζει τι σημαίνουν για τις τιμές, τις βάρδιες ή τις καμπάνιες.

Γιατί «σπάει» το reporting σε πολλά σημεία

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα είναι ότι κάθε χώρος καταγράφει ή εξάγει τα στοιχεία με διαφορετικό τρόπο. Ακόμη και το ίδιο λογισμικό μπορεί να έχει διαφορετικές ρυθμίσεις από εγκατάσταση σε εγκατάσταση.

Για παράδειγμα, ένας όμιλος εστιατορίων μπορεί να χρησιμοποιεί κοινό POS αλλά ξεχωριστά εργαλεία για εκδηλώσεις και συνδρομές. Η συγκεντρωτική αναφορά πρέπει να διακρίνει τις διαφορετικές πηγές εσόδων και να αποφεύγει τη διπλή καταμέτρηση.

Οι διαφορές μπορεί να αφορούν ημερομηνίες, ζώνες ώρας, νομίσματα, φόρους ή αναγνωριστικά πελατών. Πριν συγκρίνετε τα έσοδα εστίασης ενός μήνα, συμφωνήστε ποια καταστήματα και κατηγορίες περιλαμβάνονται, καθώς και πώς αντιμετωπίζονται επιστροφές και ακυρώσεις.

Ένα εργαλείο αναφορών μπορεί να συγκεντρώνει και να ελέγχει δεδομένα από πολλές πηγές. Χρειάζεται όμως γνωστούς κανόνες μετασχηματισμού και ένδειξη της τελευταίας ενημέρωσης, ώστε η ομάδα να καταλαβαίνει τι βλέπει.

Τι πραγματικά χρειάζεται το αξιόπιστο multi-site reporting

Ξεκινήστε από τους δείκτες που χρησιμοποιεί η διοίκηση. Για καθέναν, ορίστε πηγή, περίοδο, τρόπο υπολογισμού και υπεύθυνο ελέγχου. Έπειτα δείτε ποια στοιχεία χρειάζεται να παράγουν οι επιμέρους λειτουργίες.

Οι κοινές εγγραφές περιορίζουν ορισμένες αντιστοιχίσεις μεταξύ συστημάτων. Στο Tiquo, κρατήσεις, παραγγελίες, πληρωμές και συνδρομές μπορούν να συνδέονται με τα ίδια στοιχεία πελάτη. Αυτό διευκολύνει τη συγκέντρωση, αλλά οι ρυθμίσεις και οι εξαιρέσεις εξακολουθούν να χρειάζονται έλεγχο.

Η συχνότητα ενημέρωσης πρέπει να ταιριάζει στην απόφαση. Η παρακολούθηση μιας βάρδιας χρειάζεται πρόσφατα στοιχεία, ενώ μια μηνιαία οικονομική αναφορά μπορεί να περιλαμβάνει μεταγενέστερες διορθώσεις. Εμφανίστε πότε ενημερώθηκε κάθε αναφορά και ποια περίοδο καλύπτει.

Αν η επιχείρηση λειτουργεί μέσω πολλών νομικών οντοτήτων, οι εγγραφές πρέπει να αντιστοιχίζονται στη σωστή εταιρεία. Το οικονομικό τμήμα χρειάζεται να ελέγχει τις κατανομές και να διακρίνει τις λειτουργικές αναφορές από τις λογιστικές προσαρμογές.

Για την ανάλυση πελατών, ελέγξτε πώς αναγνωρίζεται το ίδιο άτομο σε διαφορετικούς χώρους. Οι διπλές εγγραφές μπορούν να αλλοιώσουν τον αριθμό πελατών και τη συχνότητα επισκέψεων. Η κοινή χρήση του ιστορικού πρέπει να ακολουθεί τα δικαιώματα πρόσβασης.

Πώς το λύνει το Tiquo

Το Tiquo συγκεντρώνει POS, κρατήσεις, συνδρομές, υποδοχή, πληρωμές και CRM. Οι υπηρεσίες που λειτουργούν στην πλατφόρμα χρησιμοποιούν κοινές εγγραφές, μειώνοντας την ανάγκη μεταφοράς των ίδιων στοιχείων μεταξύ εφαρμογών.

Οι αναφορές χρησιμοποιούν αυτές τις εγγραφές για να συγκεντρώνουν τη δραστηριότητα των χώρων. Η ακρίβεια εξαρτάται και από τις καταχωρίσεις, τις ρυθμίσεις και την πληρότητα των συνδεδεμένων δεδομένων. Ελέγξτε τις αναφορές με γνωστές συναλλαγές πριν τις χρησιμοποιήσετε για αποφάσεις.

Η διοίκηση μπορεί να εξετάζει έσοδα και δραστηριότητα ανά χώρο και συνολικά. Για κατάλληλα διαμορφωμένους συνδεδεμένους λογαριασμούς, οι κατανομές πληρωμών συνδέονται με τις αντίστοιχες παραγγελίες, ώστε το οικονομικό τμήμα να μπορεί να τις παρακολουθεί.

Οι αναλύσεις πελατών προσθέτουν εκτιμήσεις μελλοντικής αξίας και χρόνου επόμενης παραγγελίας δίπλα στο ιστορικό. Η ομάδα τις αξιολογεί λαμβάνοντας υπόψη την αβεβαιότητα, τις πρόσφατες επαφές και τον σκοπό της καμπάνιας ή της ενέργειας.

Το Social Graph απεικονίζει καταγεγραμμένες σχέσεις μεταξύ πελατών, ομάδων και εταιρικών λογαριασμών. Αυτές οι συνδέσεις βοηθούν στην εξέταση κοινών κρατήσεων και δραστηριότητας, χωρίς να αποδεικνύουν από μόνες τους ποιος επηρεάζει τις αποφάσεις άλλων πελατών.

Το συμπέρασμα

Οι αξιόπιστες αναφορές χρειάζονται συνεπή δεδομένα, σαφείς υπολογισμούς και ελέγχους. Αυτές οι απαιτήσεις ισχύουν είτε χρησιμοποιείτε μία πλατφόρμα είτε συνδυάζετε περισσότερα συστήματα.

Η συγκέντρωση λειτουργιών μπορεί να μειώσει τις εξαγωγές και τις χειροκίνητες αντιστοιχίσεις. Αξιολογήστε το αποτέλεσμα με τις αναφορές που χρειάζεται η ομάδα σας: πόσο γρήγορα ετοιμάζονται, πώς ελέγχονται και αν οι αριθμοί εξηγούνται μέχρι την αρχική συναλλαγή.