Το κρυφό κόστος ενός παλιού PMS σε όλο το portfolio ξενοδοχείων

Το κόστος της συνδρομής του PMS φαίνεται στο τιμολόγιο. Ο χρόνος που χρειάζεται η ομάδα για να δουλέψει με το σύστημα είναι δυσκολότερο να υπολογιστεί.

Αναζητήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες: αντιστοίχιση πληρωμών, μεταφορά στοιχείων μεταξύ εφαρμογών, διόρθωση αναφορών και αναζήτηση του ιστορικού πελατών. Αυτές οι ώρες ανήκουν στο συνολικό κόστος λειτουργίας του συστήματος.

Σε έναν όμιλο, η ίδια εργασία μπορεί να επαναλαμβάνεται σε πολλά ξενοδοχεία. Η συγκεντρωτική καταγραφή της δείχνει πού μια αλλαγή διαδικασίας ή λογισμικού θα είχε το μεγαλύτερο όφελος.

Ο «φόρος» συμφωνίας

Όταν τα έσοδα δωματίων, εστιατορίου, σπα και εκδηλώσεων βρίσκονται σε διαφορετικά συστήματα, το οικονομικό τμήμα χρειάζεται να τα συγκεντρώσει. Οι εξαγωγές, οι διορθώσεις και η αντιστοίχιση με τις πληρωμές μπορεί να γίνονται σε υπολογιστικά φύλλα.

Μετρήστε τον χρόνο που απαιτεί αυτή η διαδικασία ανά ξενοδοχείο και καταγράψτε τις συνηθισμένες διαφορές. Κρατήστε επίσης τη διαδρομή από κάθε συγκεντρωτικό ποσό μέχρι τις συναλλαγές του, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί.

Η καθυστέρηση των αναφορών έχει πρακτικές συνέπειες. Αν η διοίκηση λαμβάνει στοιχεία με καθυστέρηση, χρειάζεται να γνωρίζει ποια περίοδο καλύπτουν και ποιες πρόσφατες αλλαγές δεν περιλαμβάνουν. Διαφορετικά, μπορεί να αξιολογεί τις τιμές ή τη ζήτηση με ελλιπή εικόνα.

Στο Tiquo, κρατήσεις, παραγγελίες και πληρωμές χρησιμοποιούν κοινές εγγραφές, περιορίζοντας τις αντιστοιχίσεις μεταξύ ξεχωριστών συστημάτων. Για κατάλληλα διαμορφωμένους συνδεδεμένους λογαριασμούς, οι κατανομές πληρωμών παραμένουν συνδεδεμένες με την αντίστοιχη παραγγελία.

Το κόστος συντήρησης integrations

Ένα PMS μπορεί να συνδέεται με κανάλια κρατήσεων, εργαλεία τιμολόγησης, POS, CRM, λογιστική και εφαρμογές καθαριότητας. Καταγράψτε ποιες συνδέσεις χρησιμοποιεί κάθε ξενοδοχείο και ποια δεδομένα ανταλλάσσουν.

Αλλαγές σε μια εφαρμογή ή στο API της μπορεί να απαιτούν προσαρμογή της σύνδεσης. Χρειάζεται σαφής υπεύθυνος για τον έλεγχο ενημερώσεων, την παρακολούθηση αποτυχιών και τη διόρθωση στοιχείων που δεν μεταφέρθηκαν.

Σε έναν όμιλο, το κόστος εξαρτάται και από το πόσες διαφορετικές εγκαταστάσεις συντηρούνται. Συγκεντρώστε τις χρεώσεις υποστήριξης μαζί με τις ώρες της εσωτερικής ομάδας ή του εξωτερικού συνεργάτη.

Η συγκέντρωση περισσότερων εργασιών στην ίδια πλατφόρμα μπορεί να μειώσει ορισμένες συνδέσεις. Οι εξωτερικές υπηρεσίες που παραμένουν χρειάζονται και πάλι υποστήριξη. Συγκρίνετε τις συνδέσεις που πράγματι αφαιρούνται και το κόστος που εξοικονομείται.

Το κενό πληροφόρησης πελατών

Σκεφτείτε έναν πελάτη που έχει μείνει τρεις φορές στο ξενοδοχείο του Λονδίνου και αργότερα κλείνει στο Εδιμβούργο. Αν το δεύτερο ξενοδοχείο δεν βλέπει το σχετικό ιστορικό, η υποδοχή δεν γνωρίζει ότι πρόκειται για επαναλαμβανόμενο πελάτη του ομίλου.

Αυτό μπορεί να συμβεί όταν τα ξενοδοχεία διατηρούν ξεχωριστά προφίλ χωρίς επαρκή σύνδεση μεταξύ τους. Ελέγξτε πώς αναγνωρίζεται ο ίδιος πελάτης, πώς αντιμετωπίζονται οι διπλές εγγραφές και ποια στοιχεία μοιράζονται οι εγκαταστάσεις.

Ένα κοινό προφίλ βοηθά την ομάδα να αναγνωρίζει προηγούμενες διαμονές και καταγεγραμμένες προτιμήσεις. Η πρόσβαση χρειάζεται να περιορίζεται στα στοιχεία που απαιτεί ο ρόλος κάθε εργαζομένου.

Οι καταγεγραμμένες σχέσεις με εταιρικούς λογαριασμούς ή ομαδικές κρατήσεις μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην ανάλυση της δραστηριότητας. Το ζητούμενο είναι να συνδέονται σωστά οι επισκέψεις και οι αγορές, ώστε οι αναφορές να μην καταμετρούν το ίδιο πρόσωπο ως πολλούς διαφορετικούς πελάτες.

Το Tiquo εμφανίζει εκτιμήσεις μελλοντικής αξίας πελάτη και χρόνου επόμενης παραγγελίας δίπλα στο ιστορικό του. Η ομάδα τις αξιολογεί μαζί με τις πρόσφατες επαφές και τις ανάγκες του πελάτη, λαμβάνοντας υπόψη την αβεβαιότητά τους.

Τα έσοδα cross-sell που δεν πιάνεις ποτέ

Ένα ξενοδοχείο με εστιατόριο, σπα και εκδηλώσεις μπορεί να προτείνει πρόσθετες υπηρεσίες στους επισκέπτες του. Για να είναι χρήσιμη η πρόταση, χρειάζεται πρόσβαση στη διαθεσιμότητα και στις σχετικές πληροφορίες της διαμονής.

Αν η πρόταση βασίζεται αποκλειστικά στη μνήμη του προσωπικού, μπορεί να παραλείπεται σε μια πολυάσχολη βάρδια. Μια καταγεγραμμένη διαδικασία βοηθά την ομάδα να γνωρίζει πότε και ποιες υπηρεσίες να παρουσιάσει.

Οι προτάσεις μπορούν να εμφανίζονται κατά την κράτηση, την άφιξη ή μέσα στην εφαρμογή πελάτη, όπου υποστηρίζεται. Επιλέξτε τους κανόνες με βάση τη διαθεσιμότητα, το ιστορικό και τις προτιμήσεις επικοινωνίας του επισκέπτη.

Για να υπολογίσετε το όφελος, μετρήστε πόσοι επισκέπτες αποδέχονται τις προτάσεις και ποια επιπλέον έσοδα προκύπτουν. Συνυπολογίστε το κόστος παροχής της υπηρεσίας και αποφύγετε να θεωρείτε κάθε αγορά αποτέλεσμα της καμπάνιας.

Η «τρύπα» παραγωγικότητας προσωπικού

Η πρόσβαση μόνο από συγκεκριμένα τερματικά μπορεί να καθυστερεί εργασίες που γίνονται μακριά από την υποδοχή. Ελέγξτε ποιες ομάδες χρειάζεται να επιστρέφουν σε υπολογιστή για να ενημερώσουν στοιχεία.

Ο υπεύθυνος υποδοχής μπορεί να χρειάζεται τις αφίξεις στο κινητό, η ομάδα εκδηλώσεων ένα αίτημα κατά τη συνάντηση με πελάτη και η καθαριότητα την κατάσταση δωματίων στον όροφο. Κάθε ρόλος έχει διαφορετικές ανάγκες.

Μετρήστε τις επαναλαμβανόμενες μετακινήσεις και τη διπλή καταχώριση που προκαλούν αυτοί οι περιορισμοί. Δοκιμάστε αν οι αντίστοιχες εργασίες ολοκληρώνονται στις φορητές συσκευές που διαθέτετε.

Μια λύση με υποστήριξη πολλών συσκευών μπορεί να βοηθήσει, αλλά δεν διατίθενται απαραίτητα όλες οι λειτουργίες παντού. Ελέγξτε τη συμβατότητα και τις διαθέσιμες ενέργειες ανά ρόλο, συσκευή και περιφερειακό εξοπλισμό.

Το κόστος άκαμπτων ροών

Τα ξενοδοχεία ενός ομίλου μπορεί να διαφέρουν σημαντικά: μικρά ξενοδοχεία πόλης, θέρετρα, συνεδριακοί χώροι ή καταλύματα μακράς διαμονής. Χρειάζονται κοινά στοιχεία αναφορών, χωρίς να ακολουθούν υποχρεωτικά τις ίδιες καθημερινές διαδικασίες.

Για παράδειγμα, τα στοιχεία που συλλέγονται πριν από την άφιξη ή οι εγκρίσεις για μια ομαδική κράτηση μπορεί να διαφέρουν. Ελέγξτε ποιες αποκλίσεις υποστηρίζει η εγκατάσταση και ποιες απαιτούν χειροκίνητη παράκαμψη.

Οι ρυθμίσεις ανά ξενοδοχείο χρειάζεται να συνδυάζονται με κοινούς ορισμούς για έσοδα, κρατήσεις και πελάτες. Έτσι, οι τοπικές ομάδες προσαρμόζουν τη δουλειά τους και η διοίκηση μπορεί να συγκρίνει τις αναφορές.

Το άθροισμα

Για το συνολικό κόστος, προσθέστε στη συνδρομή τις ώρες ελέγχου συναλλαγών, προετοιμασίας αναφορών, συντήρησης συνδέσεων και υποστήριξης προσωπικού. Χρησιμοποιήστε καταγεγραμμένα στοιχεία από τις ομάδες αντί για γενικές εκτιμήσεις εξοικονόμησης.

Επαναλάβετε τον υπολογισμό ανά ξενοδοχείο. Έτσι θα ξεχωρίσετε τα κοινά προβλήματα από εκείνα που αφορούν μια συγκεκριμένη εγκατάσταση και θα ιεραρχήσετε τις αλλαγές.

Το Tiquo συγκεντρώνει διαμονές, POS, κρατήσεις, CRM, συνδρομές, εκδηλώσεις και πληρωμές σε μία πλατφόρμα. Εξετάστε ποιες από τις σημερινές εργασίες και συνδέσεις μπορεί να αντικαταστήσει στη δική σας λειτουργία, μαζί με το κόστος ρύθμισης και μεταφοράς.

Η απόφαση χρειάζεται να συγκρίνει το κόστος διατήρησης και βελτίωσης της υπάρχουσας λύσης με το κόστος μετάβασης. Συμπεριλάβετε την εκπαίδευση, τον έλεγχο δεδομένων και τον χρόνο προσαρμογής της ομάδας.