Sådan bruger Vinyl Space Soho Tiquo til at maksimere konverteringen af bookinger til firmaarrangementer

Udfordringen: forespørgsler, der startede som tomme mails

Knapperne “Enquire” på eventstedets side åbnede tidligere en ny mail til indbakken for lokaleudlejning. Hvad der kom ind, afhang helt af, hvad afsenderen valgte at skrive.

Medmindre afsenderen selv huskede at oplyse dato, antal gæster, firmanavn og telefonnummer, måtte teamet svare med spørgsmål, før de kunne tjekke ledige datoer eller give en pris på lejen. Hver ekstra runde mails gav planlæggeren mere tid til at booke et andet sted.

Forespørgslerne lå også kun i mailen. Det var svært at se, hvor mange der var kommet ind, hvem der fulgte op på hver enkelt, og hvor mange der blev til bookinger.

Løsningen: en forespørgselsformular, der sender direkte til Tiquo

Begge “Enquire”-knapper åbner nu en formular direkte på eventstedets side, designet til at matche The Vinyl Factorys hjemmeside. Den er bygget med Tiquo DOM Package, Tiquos JavaScript SDK til hjemmesider, så planlæggeren aldrig forlader siden.

Formularen beder om navn, mail, telefon, virksomhed, dato for arrangementet, antal gæster og en beskrivelse af arrangementet. Et lille link nederst gør det stadig muligt for dem, der foretrækker mail, at skrive direkte til udlejningsteamet.

Tiquo screener forespørgsler fra hjemmesiden for spam og begrænser gentagne indsendelser, og et skjult felt fanger bots, der udfylder alle felter. Kun ægte forespørgsler når frem til teamet.

Alle oplysninger til et tilbud allerede i første besked

Formularen er bygget op om de spørgsmål, teamet før stillede på mail. Datoen for arrangementet vælges i en kalender, der starter fra i dag. Feltet for antal gæster går højst op til stedets kapacitet på 320.

Telefonfeltet bruger Tiquos landevælger, så internationale brands og bureauer kan indtaste deres nummer i deres eget format. Tiquo kontrollerer nummeret og gemmer det i fuldt internationalt format, klar til at teamet kan ringe tilbage.

Virksomhed, dato og antal gæster vises øverst i forespørgslen i Tiquo, efterfulgt af planlæggerens egen beskrivelse af arrangementet.

Én pipeline fra forespørgsel til booking

I Tiquo Enquiries bevæger hver forespørgsel sig gennem klare faser: ny, i gang, afventer kunden og til sidst vundet eller tabt. Teammedlemmer kan tildele forespørgsler til hinanden, sætte prioritet og filtrere efter kilde eller dato. Kanban-visningen viser med ét blik, hvor hvert lead befinder sig.

Fordi forespørgsler lukkes som vundet eller tabt, kan Vinyl Space Soho måle, hvor mange forespørgsler der bliver til bookinger, og se, hvor dialogen går i stå.

Tilpasselige Function Sheets til alle arrangementer

Når en booking er bekræftet, skal detaljerne stadig nå frem til dem, der stiller op og afvikler arrangementet.

Til det bruger Vinyl Space Soho Tiquos tilpasselige Function Sheets. Hver forespørgsel har et overskueligt ark, der kan printes, med kunden og deres virksomhed, detaljerne om arrangementet, tilknyttede ordrer og eventuelle udestående interne noter eller opgaver. Medarbejderne åbner det fra forespørgslen og kopierer derefter et direkte link, downloader det eller printer det til teamet på stedet.

Fra kontrakt til check-in, alt i Tiquo

Alle dokumenter til et arrangement ligger på dets forespørgsel i Tiquo. Teamet opretter kontrakter, aftaler og bekræftelser ud fra skabeloner og sender dem til kunden via et sikkert link til underskrift. Hvert dokument har et komplet revisionsspor og en versionshistorik.

Gæstelister styres også i Tiquo. Gæsterne inviteres på mail via et sikkert link, og teamet kan se, hvis en invitation ikke når frem, og sende den igen. Billetterne udstedes samme sted med QR-koder, som gæsterne kan gemme i telefonens wallet.

På dagen tjekker medarbejderne gæsterne ind med Tiquo-appen, scanner billetterne ved døren og følger ankomsterne i realtid.

Indsigt i, hvad der skaber forespørgsler

The Vinyl Factorys hjemmeside bruger Tiquos webanalyse baseret på førstepartsdata. Den registrerer sidevisninger, sessioner og kampagnetags uden cookies.

Hver forespørgsel om eventstedet registreres også som en hændelse. Teamet kan se, hvilke sider, kampagner og henvisende websites der får folk til at sende en forespørgsel, og satse markedsføringen på de kanaler, der bringer eventplanlæggere ind.

Resultatet: hurtigere svar og en målbar pipeline

Forespørgslerne kommer nu komplette ind, samlet ét sted og med en kundeprofil tilknyttet. Teamet kan give et tilbud i første svar, følge hvert lead frem til en beslutning, overdrage hvert bekræftet arrangement til teamet på stedet med et Function Sheet og se, hvilken markedsføring der skaber de arrangementer, der bliver booket. Kontrakter, underskrifter, gæstelister, billetter og check-in håndteres alt sammen i det samme system.

Selve eventstedets side styres i Tiquo CMS, så teamet kan opdatere tekster og billeder til nye sæsoner eller nylige arrangementer uden at vente på en udvikler.

Hvorfor dette er vigtigt for eventsteder

Firmabookinger går ofte til det sted, der svarer hurtigst med de rigtige oplysninger. Vinyl Space Soho viser, hvordan et eventsted kan indsamle komplette forespørgsler på sin egen hjemmeside, styre dem i én pipeline, afvikle hvert arrangement ud fra et fælles Function Sheet og måle konverteringen fra første besked til bekræftet arrangement.